Modelo de ficha de EPI para controle de entrega
O modelo de ficha de EPI ajuda a empresa a registrar a entrega, a orientação de uso, a devolução e a substituição de equipamentos de proteção individual. Veja os campos essenciais, cuidados no preenchimento e um modelo editável para adaptar à rotina de trabalho.
Sumário
- 01 O que é uma ficha de EPI e para que serve
- Funções práticas do registro
- 02 Base legal e importância do controle de entrega
- 03 Quando usar o modelo de ficha de EPI
- Situações frequentes
- 04 Informações que não podem faltar na ficha
- 05 Como preencher a ficha de entrega de EPI
- 06 Modelo de Modelo de ficha de EPI para controle de entrega
- 07 Tipos e variações de ficha de EPI
- Ficha individual por empregado
- Termo de entrega por evento
- Controle eletrônico com aceite
- 08 Cuidados e erros comuns ao usar a ficha
- 09 Guarda, organização e atualização do documento
- 10 Perguntas frequentes sobre ficha de EPI
- A ficha de EPI precisa ter assinatura do empregado?
- É obrigatório informar o número do CA na ficha?
- Uma única ficha pode registrar várias entregas?
- O empregado pode recusar o uso do EPI?
- É possível descontar do empregado o valor do EPI perdido?
- A ficha substitui treinamento de segurança?
- 11 Referências
- 12 Vídeo explicativo
- 13 Aviso importante
O modelo de ficha de EPI é um documento usado para registrar a entrega de equipamentos de proteção individual ao trabalhador. Ele organiza informações relevantes para a rotina de segurança do trabalho, como identificação do empregado, descrição do equipamento, data de fornecimento, quantidade, certificado de aprovação e assinatura de quem recebeu.
Embora a ficha seja simples, seu preenchimento exige cuidado. Um registro completo ajuda a demonstrar que a empresa forneceu o equipamento adequado, orientou sobre seu uso e manteve controle sobre reposições, devoluções e substituições. O modelo editável desta página pode ser ajustado à realidade de pequenas empresas, comércios, prestadores de serviços e demais empregadores.
O que é uma ficha de EPI e para que serve
A ficha de EPI, também chamada de ficha de entrega de equipamento de proteção individual, é o comprovante interno da entrega de itens destinados à proteção do empregado contra riscos existentes no ambiente ou na atividade de trabalho.
Ela não substitui o gerenciamento de riscos, treinamentos, orientações técnicas, ordens de serviço ou outras obrigações de saúde e segurança aplicáveis ao empregador. Contudo, constitui um registro operacional importante porque vincula uma entrega específica a uma pessoa, a uma data e a um equipamento identificado.
O documento pode registrar, por exemplo, a entrega de capacete, óculos de proteção, luvas, protetor auditivo, respirador, calçado de segurança, avental e outros itens requeridos conforme o risco da função.
Funções práticas do registro
- Comprovar a entrega individualizada dos equipamentos ao empregado;
- Identificar o EPI fornecido por nome, quantidade, marca, modelo e número do CA, quando aplicável;
- Registrar a ciência do trabalhador sobre a obrigação de usar, conservar e comunicar danos ou perdas;
- Acompanhar trocas por desgaste, dano, vencimento, perda ou alteração das atividades;
- Facilitar auditorias internas e a organização de documentos trabalhistas.
Base legal e importância do controle de entrega
A Consolidação das Leis do Trabalho atribui à empresa o dever de cumprir e fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho, além de instruir os empregados sobre precauções para evitar acidentes e doenças ocupacionais. Também estabelece deveres ao empregado em relação às normas e instruções de segurança.
“A empresa é obrigada a fornecer aos empregados, gratuitamente, equipamento de proteção individual adequado ao risco e em perfeito estado de conservação e funcionamento.”
Consolidação das Leis do Trabalho, art. 166
O fornecimento deve observar a adequação do equipamento ao risco e as exigências técnicas aplicáveis. Para a consulta do texto legal, veja a Consolidação das Leis do Trabalho no Portal da Legislação.
Na prática, guardar uma ficha assinada não elimina, por si só, a responsabilidade do empregador. A empresa deve manter uma atuação efetiva: selecionar equipamentos compatíveis com os riscos, fornecer itens em condições de uso, orientar os trabalhadores, fiscalizar a utilização e substituir o EPI quando necessário.
Quando usar o modelo de ficha de EPI
A ficha deve ser utilizada sempre que houver entrega de equipamento de proteção individual ao empregado. O ideal é que o registro seja feito no próprio momento da entrega, evitando anotações posteriores, assinaturas genéricas ou documentos preenchidos sem correspondência com a entrega real.
Também é recomendável usar um novo lançamento ou uma nova ficha nas situações em que o equipamento for substituído, devolvido, recolhido, perdido, danificado ou trocado em razão de mudança de função, setor ou atividade.
Situações frequentes
- Admissão de empregado que exercerá atividade com necessidade de proteção individual;
- Entrega inicial de equipamentos para início ou retorno ao trabalho;
- Reposição por desgaste natural, dano ou fim da vida útil;
- Substituição por inadequação de tamanho, ajuste ou modelo;
- Alteração de função, setor, processo ou exposição a riscos;
- Devolução de equipamentos no desligamento, quando o item for reutilizável e as condições permitirem.
Em empresas com grande volume de empregados, pode haver ficha individual por trabalhador e um controle complementar por estoque ou sistema. Para negócios menores, uma ficha individual bem preenchida costuma ser uma solução simples e organizada.
Informações que não podem faltar na ficha
Uma ficha eficiente precisa permitir a identificação clara das partes, do equipamento e do evento registrado. Evite campos vagos, como apenas “EPI entregue”, pois eles dificultam a conferência posterior.
| Campo | O que registrar | Por que é importante |
|---|---|---|
| Dados do empregador | Razão social, CNPJ e endereço ou identificação interna | Vincula o documento à empresa responsável pelo fornecimento |
| Dados do empregado | Nome completo, CPF, cargo, setor e matrícula, se houver | Individualiza quem recebeu o equipamento |
| Identificação do EPI | Descrição, marca, modelo, tamanho, quantidade e CA, quando aplicável | Permite reconhecer precisamente o item fornecido |
| Registro de entrega | Data, condição do equipamento e assinatura do empregado | Documenta o ato de entrega e o recebimento |
| Orientações e responsabilidades | Uso correto, guarda, higienização e comunicação de problemas | Registra a ciência do empregado sobre condutas essenciais |
| Reposição ou devolução | Motivo, data e assinatura das pessoas envolvidas | Preserva o histórico do equipamento durante o vínculo |
O número do Certificado de Aprovação, conhecido como CA, é um dado útil para identificar o equipamento quando essa certificação for exigível. A empresa deve conferir a regularidade e a adequação do item antes de sua disponibilização. Não é recomendável preencher esse campo por suposição ou copiar informação de outro equipamento sem verificação.
Como preencher a ficha de entrega de EPI
O preenchimento deve refletir acontecimentos verdadeiros e verificáveis. O responsável pela entrega precisa conferir os dados do empregado e o equipamento antes de colher a assinatura.
- Identifique a empresa. Informe a razão social, o CNPJ e os dados internos utilizados para localizar o documento.
- Qualifique o empregado. Preencha nome completo, CPF, cargo, setor e matrícula, se a empresa adotar esse controle.
- Descreva o EPI de modo específico. Informe o nome do equipamento, marca, modelo, tamanho, quantidade e CA, quando aplicável.
- Registre a entrega. Lance a data em que o item foi efetivamente disponibilizado e, se necessário, indique a finalidade ou atividade relacionada.
- Oriente o trabalhador. Explique como usar, ajustar, guardar, higienizar e solicitar a substituição do equipamento.
- Colha as assinaturas. O empregado deve assinar para declarar o recebimento e a ciência das orientações. O responsável pela entrega também deve assinar.
- Atualize o histórico. Em caso de troca, devolução ou reposição, registre o novo evento com data, motivo e assinaturas pertinentes.
- Arquive com segurança. Mantenha a ficha em local organizado, físico ou eletrônico, observando o acesso restrito aos dados pessoais.
Ao utilizar o modelo editável desta página, preencha cada campo entre colchetes e retire as orientações que não se aplicarem à atividade. Não deixe campos obrigatórios em branco e não use assinaturas antecipadas.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
Clique em “Editar documento” para preencher os campos entre colchetes. As alterações ficam salvas apenas neste navegador.
FICHA DE ENTREGA E CONTROLE DE EQUIPAMENTO DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL – EPI
EMPREGADOR: [RAZÃO SOCIAL], pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO], neste ato representada por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE], [CARGO], doravante denominada EMPREGADORA.
EMPREGADO(A): [NOME COMPLETO], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], portador(a) do CPF nº [CPF], RG nº [RG], residente e domiciliado(a) em [ENDEREÇO COMPLETO], ocupante do cargo de [CARGO], lotado(a) no setor [SETOR], matrícula nº [MATRÍCULA], doravante denominado(a) EMPREGADO(A).
1. OBJETO E FINALIDADE DO REGISTRO
A presente ficha registra a entrega de Equipamento(s) de Proteção Individual – EPI ao(à) EMPREGADO(A), para utilização durante o exercício de suas atividades profissionais. O registro tem a finalidade de documentar a identificação dos itens fornecidos, a data da entrega, as orientações prestadas, as responsabilidades do(a) EMPREGADO(A) e os eventos posteriores de substituição, devolução ou reposição.
2. IDENTIFICAÇÃO DA ENTREGA INICIAL
Data da entrega: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
Atividade, função ou situação relacionada à entrega: [DESCREVER ATIVIDADE, FUNÇÃO OU MOTIVO DA ENTREGA].
Local de trabalho ou setor: [LOCAL OU SETOR].
Responsável pela entrega: [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], cargo/função [CARGO OU FUNÇÃO].
3. EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL ENTREGUES
O(A) EMPREGADO(A) declara receber os equipamentos descritos a seguir, em condições adequadas de uso, conservação e funcionamento, ressalvadas as observações expressamente registradas nesta ficha.
Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca: [MARCA]. Modelo: [MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Certificado de Aprovação – CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Observações: [OBSERVAÇÕES].
Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca: [MARCA]. Modelo: [MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Certificado de Aprovação – CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Observações: [OBSERVAÇÕES].
Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca: [MARCA]. Modelo: [MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Certificado de Aprovação – CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Observações: [OBSERVAÇÕES].
Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca: [MARCA]. Modelo: [MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Certificado de Aprovação – CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Observações: [OBSERVAÇÕES].
Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca: [MARCA]. Modelo: [MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Certificado de Aprovação – CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Observações: [OBSERVAÇÕES].
4. ORIENTAÇÕES PRESTADAS AO(À) EMPREGADO(A)
O(A) EMPREGADO(A) declara que recebeu orientações claras e suficientes sobre a finalidade dos equipamentos entregues, os riscos relacionados às atividades exercidas, a forma correta de uso, colocação, ajuste, guarda, limpeza, higienização e conservação dos itens, observadas as características de cada equipamento e as orientações internas da EMPREGADORA.
O(A) EMPREGADO(A) declara, ainda, que teve oportunidade de informar dúvidas sobre o uso dos equipamentos e que se compromete a solicitar esclarecimentos adicionais sempre que não compreender a forma adequada de utilização ou identificar qualquer condição que comprometa a proteção esperada.
5. RESPONSABILIDADES DO(A) EMPREGADO(A)
O(A) EMPREGADO(A) compromete-se a utilizar os equipamentos entregues exclusivamente para as finalidades de trabalho e de proteção para as quais foram fornecidos, seguindo as instruções recebidas e as normas internas de segurança da EMPREGADORA.
O(A) EMPREGADO(A) compromete-se também a conservar os itens, mantê-los em condições adequadas de higiene e uso, guardá-los em local apropriado, não realizar alterações indevidas e comunicar imediatamente ao responsável indicado pela EMPREGADORA qualquer perda, dano, defeito, desgaste, vencimento, contaminação, inadequação de tamanho ou outra circunstância que possa afetar a eficiência do equipamento.
O(A) EMPREGADO(A) declara estar ciente de que não deve utilizar equipamento danificado, impróprio, sem condições de proteção ou destinado a finalidade diversa daquela para a qual foi entregue, devendo comunicar a situação para avaliação e, se necessário, substituição.
6. RESPONSABILIDADES DA EMPREGADORA
A EMPREGADORA declara que disponibiliza os equipamentos identificados nesta ficha de acordo com as necessidades verificadas para as atividades desenvolvidas pelo(a) EMPREGADO(A), comprometendo-se a orientar quanto ao uso, acompanhar as necessidades de reposição e adotar as medidas internas cabíveis quando houver comunicação de dano, perda, inadequação ou outra ocorrência relacionada ao EPI.
A EMPREGADORA manterá este documento arquivado em meio físico ou eletrônico, com acesso restrito às pessoas autorizadas, para fins de organização administrativa, controle de segurança do trabalho e atendimento de obrigações relacionadas à relação de emprego.
7. REGISTRO DE REPOSIÇÃO, SUBSTITUIÇÃO OU DEVOLUÇÃO
Sempre que ocorrer reposição, substituição, devolução, recolhimento ou baixa de qualquer equipamento relacionado nesta ficha, deverá ser realizado novo registro com a identificação completa do item, a data do evento, o motivo e a confirmação das pessoas envolvidas.
Data: [DIA] de [MÊS] de [ANO]. Evento: [REPOSIÇÃO/SUBSTITUIÇÃO/DEVOLUÇÃO/RECOLHIMENTO]. Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca/Modelo: [MARCA E MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Motivo: [DESCREVER MOTIVO]. Observações: [OBSERVAÇÕES]. Assinatura do(a) EMPREGADO(A): [ASSINATURA]. Assinatura do responsável: [ASSINATURA].
Data: [DIA] de [MÊS] de [ANO]. Evento: [REPOSIÇÃO/SUBSTITUIÇÃO/DEVOLUÇÃO/RECOLHIMENTO]. Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca/Modelo: [MARCA E MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Motivo: [DESCREVER MOTIVO]. Observações: [OBSERVAÇÕES]. Assinatura do(a) EMPREGADO(A): [ASSINATURA]. Assinatura do responsável: [ASSINATURA].
Data: [DIA] de [MÊS] de [ANO]. Evento: [REPOSIÇÃO/SUBSTITUIÇÃO/DEVOLUÇÃO/RECOLHIMENTO]. Equipamento: [NOME DO EPI]. Marca/Modelo: [MARCA E MODELO]. Tamanho: [TAMANHO]. Quantidade: [QUANTIDADE]. CA: [NÚMERO DO CA, QUANDO APLICÁVEL]. Motivo: [DESCREVER MOTIVO]. Observações: [OBSERVAÇÕES]. Assinatura do(a) EMPREGADO(A): [ASSINATURA]. Assinatura do responsável: [ASSINATURA].
8. DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO E CIÊNCIA
Declaro que recebi os Equipamentos de Proteção Individual descritos nesta ficha, que verifiquei os itens no momento da entrega e que recebi as orientações relativas ao seu uso, conservação, guarda e comunicação de problemas. Comprometo-me a utilizar os equipamentos fornecidos de modo adequado durante a execução das atividades em que forem necessários, bem como a comunicar imediatamente qualquer irregularidade identificada.
Declaro, por fim, que as informações constantes nesta ficha correspondem à entrega efetivamente realizada nesta data.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) EMPREGADO(A)]
CPF: [CPF]
________________________________________
[NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA]
CPF: [CPF] | Cargo: [CARGO]
________________________________________
[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE DA EMPREGADORA]
CPF: [CPF] | Cargo: [CARGO]
Tipos e variações de ficha de EPI
Não há uma única apresentação obrigatória para todas as empresas. A estrutura deve ser compatível com a realidade do negócio, desde que o registro seja claro, individualizado e capaz de demonstrar o que foi entregue e em qual circunstância.
Ficha individual por empregado
É a versão mais comum. Reúne os dados de um trabalhador e cria um histórico contínuo das entregas. É especialmente útil quando o empregado recebe equipamentos diferentes em momentos distintos.
Termo de entrega por evento
Esse formato é usado para documentar uma entrega específica, como um kit inicial ou uma substituição pontual. Pode ser anexado à ficha individual ou arquivado em conjunto com os registros do empregado.
Controle eletrônico com aceite
Empresas podem utilizar meios eletrônicos para organizar suas rotinas documentais, desde que preservem a integridade do registro, a identificação de quem praticou o ato e a possibilidade de consulta. A escolha do procedimento deve ser compatível com as regras internas e com o nível de segurança necessário.
Como a ficha pode conter nome, CPF e dados funcionais, é importante limitar o acesso às pessoas que realmente precisam tratar essas informações. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais orienta o tratamento de dados pessoais, inclusive em relações de trabalho.
Cuidados e erros comuns ao usar a ficha
Uma ficha incompleta pode reduzir a utilidade do controle. Além disso, documentos genéricos ou preenchidos fora do momento correto podem gerar dúvidas sobre a efetiva entrega e orientação.
- Não descrever o equipamento: escrever somente “luva” ou “óculos” sem detalhar o item dificulta a identificação;
- Omitir data ou quantidade: esses dados são essenciais para acompanhar entregas e reposições;
- Usar CA incorreto: confira a informação do equipamento fornecido antes de registrá-la;
- Colher assinatura sem orientação: a assinatura deve acompanhar uma explicação real sobre uso, conservação e comunicação de problemas;
- Usar uma ficha coletiva sem individualização: registros genéricos podem não demonstrar com clareza quem recebeu cada item;
- Manter campos em branco: se algum dado não for aplicável, indique essa condição de modo consistente, em vez de deixar lacunas;
- Arquivar sem controle de acesso: fichas com CPF e informações funcionais precisam de guarda adequada;
- Tratar a ficha como única medida de segurança: o documento é apenas parte de uma rotina mais ampla de prevenção.
Quando houver dúvida sobre os riscos da função, a seleção de EPI ou os procedimentos de segurança, a empresa deve buscar orientação de profissional habilitado em segurança e saúde no trabalho. A adaptação do formulário não deve contrariar a realidade da atividade.
Guarda, organização e atualização do documento
A ficha deve permanecer acessível para consulta pela empresa e pelo empregado, quando necessário. O arquivamento pode ser físico ou digital, desde que permita localizar o histórico com facilidade, conservar as informações e proteger dados pessoais.
Crie uma rotina de conferência periódica. Compare as fichas com o estoque, verifique se os registros de substituição foram realizados e confirme se os equipamentos ainda correspondem às atividades exercidas. Mudanças de processo, ferramentas, ambiente ou função podem demandar revisão do controle.
Também é prudente manter a ficha vinculada aos demais documentos internos de segurança. Dessa forma, a empresa consegue relacionar entrega, orientação, treinamentos aplicáveis e eventuais ocorrências, sem confundir documentos de finalidades distintas.
Perguntas frequentes sobre ficha de EPI
A ficha de EPI precisa ter assinatura do empregado?
A assinatura do empregado é uma forma usual de comprovar o recebimento e a ciência das orientações. Em registros eletrônicos, o método adotado deve permitir identificar de forma confiável o aceite e preservar a integridade do documento.
É obrigatório informar o número do CA na ficha?
Quando o equipamento possuir Certificado de Aprovação aplicável, registrar o número do CA é uma boa prática de identificação e controle. O dado deve ser conferido diretamente no equipamento ou na documentação correspondente, sem preenchimentos estimados.
Uma única ficha pode registrar várias entregas?
Sim. Uma ficha individual pode conter diversos lançamentos, desde que cada entrega seja identificada com data, equipamento, quantidade e assinaturas ou forma válida de confirmação. O histórico deve permanecer legível e organizado.
O empregado pode recusar o uso do EPI?
O empregado deve observar as normas e instruções de segurança fornecidas pelo empregador. Se houver recusa, a empresa deve tratar a situação com cautela, registrar os fatos e buscar orientação técnica e jurídica para adotar medidas compatíveis com o caso concreto.
É possível descontar do empregado o valor do EPI perdido?
Essa questão exige análise cuidadosa das circunstâncias, das regras trabalhistas e das evidências disponíveis. A ficha de EPI não autoriza automaticamente descontos. Antes de qualquer medida, a empresa deve avaliar o caso com orientação profissional.
A ficha substitui treinamento de segurança?
Não. A ficha registra principalmente a entrega e a ciência relacionada ao equipamento. Orientações, treinamentos e demais medidas preventivas devem ser realizados e documentados de acordo com as necessidades da atividade e as normas aplicáveis.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
