Modelo de duplicata para formalizar vendas a prazo
Entenda como utilizar um modelo de duplicata em vendas mercantis a prazo. Veja requisitos legais, dados indispensáveis, diferenças entre modalidades, cuidados na emissão, preenchimento e respostas para dúvidas frequentes de empresas e empreendedores.
Sumário
- 01 O que é duplicata e para que serve
- 02 Quando usar o modelo de duplicata
- 03 Base legal e natureza do título
- 04 Informações que não podem faltar na duplicata
- 05 Passo a passo para preencher o documento
- 06 Modelo de Modelo de duplicata para formalizar vendas a prazo
- 07 Tipos e variações de duplicata
- Duplicata mercantil
- Duplicata de prestação de serviços
- Duplicata com aceite e sem aceite
- Duplicata física e escritural
- 08 Aceite, pagamento e prova da entrega
- 09 Cuidados e erros comuns na emissão
- 10 Perguntas frequentes sobre modelo de duplicata
- Quem pode emitir uma duplicata?
- É possível emitir duplicata para um empréstimo?
- O aceite do comprador é obrigatório?
- Duplicata e boleto bancário são a mesma coisa?
- Posso emitir uma duplicata para cada parcela?
- O que fazer se o comprador contestar o valor?
- 11 Referências
- 12 Vídeo explicativo
- 13 Aviso importante
O modelo de duplicata é um instrumento voltado à formalização de créditos decorrentes de venda mercantil a prazo. Para pequenos negócios, fornecedores e compradores, ele ajuda a deixar claros o valor devido, o vencimento, a fatura de origem e as condições de pagamento da operação.
A duplicata não deve ser tratada como um simples lembrete de cobrança. Trata-se de título disciplinado por legislação própria, cuja emissão exige vínculo com uma operação mercantil efetivamente realizada. O modelo editável desta página oferece uma estrutura prática para organizar as informações essenciais, mas deve ser adaptado à realidade da venda e conferido antes da emissão.
O que é duplicata e para que serve
A duplicata é um título de crédito causal, isto é, sua existência depende de uma causa específica prevista em lei. Na duplicata mercantil, essa causa é a compra e venda mercantil. Ela é emitida pelo vendedor, também chamado de sacador, contra o comprador, chamado de sacado, com base em uma fatura que representa mercadorias vendidas.
Na prática, o documento serve para registrar o crédito do vendedor e indicar ao comprador a obrigação de pagar determinado valor em uma data definida. Pode ser utilizado para cobrança direta, encaminhamento a instituição financeira, protesto quando cabível e organização dos recebíveis da empresa.
A Lei das Duplicatas admite a extração de duplicata para circulação como efeito comercial, desde que exista fatura correspondente. O título não substitui a operação comercial nem dispensa a guarda de documentos que comprovem a entrega das mercadorias, como nota fiscal, pedido, comprovante de recebimento ou documento de transporte.
“No ato da emissão da fatura, dela poderá ser extraída uma duplicata para circulação como efeito comercial.”
Lei nº 5.474/1968, art. 2º
Por isso, uma emissão responsável combina o título com documentação comercial consistente. O comprador deve conseguir identificar a venda a que o valor se refere, e o vendedor deve manter evidências da entrega e das condições acordadas.
Quando usar o modelo de duplicata
O modelo é adequado quando uma empresa ou pessoa que exerce atividade mercantil realiza uma venda de mercadorias com pagamento posterior. O documento deve refletir uma operação real e determinada, com valor, prazo e partes identificáveis.
É comum utilizar a duplicata nas seguintes situações:
- venda de produtos a prazo para clientes empresariais;
- fornecimento recorrente de mercadorias com faturamento periódico;
- comercialização com prazo de pagamento negociado entre vendedor e comprador;
- organização de contas a receber vinculadas a uma fatura comercial;
- cobrança formal de valor decorrente de mercadorias entregues.
Antes de emitir, confirme que a relação jurídica é de compra e venda mercantil. A duplicata mercantil não é o instrumento apropriado para empréstimos, adiantamentos sem venda, multas isoladas, indenizações ou obrigações pessoais sem vínculo com venda de mercadorias. Para créditos derivados de prestação de serviços, há regras específicas para a duplicata de prestação de serviços.
Base legal e natureza do título
A principal norma aplicável é a Lei das Duplicatas, Lei nº 5.474/1968. Ela estabelece requisitos do título, regras sobre aceite, pagamento, protesto e cobrança. A leitura da norma é importante especialmente quando a empresa pretende negociar o crédito, encaminhá-lo a protesto ou utilizá-lo em cobrança judicial.
Como título de crédito, a duplicata exige atenção à literalidade das informações registradas. Valor, vencimento, identificação da fatura, praça de pagamento e assinatura do emitente não devem ser preenchidos de maneira genérica ou contraditória. A relação de compra e venda continua sendo relevante: a emissão sem causa legítima pode gerar conflitos e responsabilidades.
O Código Civil também traz regras gerais sobre obrigações, prova de pagamento e boa-fé nas relações privadas. Ao preparar o documento, é recomendável que o texto seja coerente com a nota fiscal, o pedido, o contrato comercial e as condições efetivamente aceitas pelas partes.
Informações que não podem faltar na duplicata
Uma duplicata bem preenchida reduz dúvidas sobre a origem da dívida e melhora a qualidade da cobrança. A Lei nº 5.474/1968 prevê elementos próprios do título. O emissor deve inserir os dados de forma legível, completa e compatível com a operação comercial.
| Informação | Finalidade | Conferência recomendada |
|---|---|---|
| Denominação “duplicata” | Identificar a natureza do título | Verificar se aparece expressamente no documento |
| Número de ordem e número da fatura | Vincular o título à operação comercial | Conferir a correspondência com a fatura e a nota fiscal |
| Data certa do vencimento | Definir quando o pagamento é exigível | Checar o prazo acordado com o comprador |
| Nome e domicílio do vendedor e do comprador | Individualizar emitente e sacado | Validar razão social, CPF ou CNPJ e endereço |
| Importância a pagar por extenso e em algarismos | Determinar o valor do crédito | Garantir que ambos os valores sejam idênticos |
| Praça de pagamento | Indicar o local previsto para quitação | Compatibilizar com o meio de cobrança utilizado |
| Cláusula à ordem | Permitir a circulação do título por endosso | Avaliar se a operação admite negociação do crédito |
| Declaração de reconhecimento da exatidão e obrigação de pagar | Estruturar o aceite do comprador | Manter campo para aceite, quando aplicável |
Além desses elementos, inclua referência à nota fiscal, descrição resumida das mercadorias e dados de contato das partes. Embora esses complementos não substituam os requisitos legais, eles facilitam a conferência administrativa e tornam a cobrança mais transparente.
Passo a passo para preencher o documento
Preencha o modelo somente após reunir os documentos da venda. Use as mesmas informações cadastrais que constam na nota fiscal e no pedido aprovado. Evite abreviações que dificultem identificar pessoas, empresas ou valores.
- Confirme a venda. Verifique se as mercadorias foram efetivamente vendidas e se há fatura, nota fiscal e comprovação de entrega ou disponibilização conforme o negócio.
- Identifique o emitente. Informe nome empresarial ou nome completo, CPF ou CNPJ e endereço do vendedor.
- Identifique o comprador. Preencha nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço completo do sacado.
- Registre a fatura de origem. Insira número, data e demais referências que permitam localizar a operação comercial correspondente.
- Defina o valor. Lance o valor em algarismos e por extenso, sem divergências. Se houver parcelamento, emita títulos compatíveis com cada parcela e sua data de vencimento.
- Indique o vencimento e a praça de pagamento. Estabeleça data certa e local de pagamento conforme a negociação realizada.
- Preveja o aceite. Mantenha espaço para que o comprador declare o reconhecimento da exatidão da duplicata e sua obrigação de pagar, quando houver aceite.
- Assine e arquive. O emitente deve assinar o documento. Guarde cópias da duplicata, da fatura, da nota fiscal, do pedido e dos comprovantes de entrega.
O modelo editável desta página apresenta campos entre colchetes para facilitar o preenchimento. Substitua todos eles antes de imprimir, enviar ou integrar o documento à sua rotina financeira.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
Clique em “Editar documento” para preencher os campos entre colchetes. As alterações ficam salvas apenas neste navegador.
DUPLICATA MERCANTIL
NÚMERO DA DUPLICATA: [NÚMERO DA DUPLICATA]
NÚMERO DA FATURA: [NÚMERO DA FATURA]
DATA DE EMISSÃO DA FATURA: [DIA] de [MÊS] de [ANO]
VALOR TOTAL: R$ [VALOR EM ALGARISMOS] ([VALOR POR EXTENSO]).
1. EMITENTE / SACADOR
[NOME EMPRESARIAL OU NOME COMPLETO DO VENDEDOR], inscrito(a) no [CNPJ/CPF] sob o nº [NÚMERO], com sede ou endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], [CIDADE] – [UF], CEP [CEP], neste ato denominado(a) EMITENTE ou SACADOR, emite a presente DUPLICATA MERCANTIL em face do comprador identificado neste documento.
2. SACADO / COMPRADOR
[NOME EMPRESARIAL OU NOME COMPLETO DO COMPRADOR], inscrito(a) no [CNPJ/CPF] sob o nº [NÚMERO], com sede ou endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], [CIDADE] – [UF], CEP [CEP], neste ato denominado(a) SACADO ou COMPRADOR, é identificado(a) como responsável pelo pagamento do crédito decorrente da venda mercantil descrita nesta duplicata.
3. ORIGEM DO CRÉDITO
A presente duplicata é extraída da fatura nº [NÚMERO DA FATURA], emitida em [DIA] de [MÊS] de [ANO], e está vinculada à venda mercantil de [DESCRIÇÃO DAS MERCADORIAS], realizada pelo EMITENTE ao SACADO, conforme [NÚMERO DA NOTA FISCAL], emitida em [DIA] de [MÊS] de [ANO].
As mercadorias objeto da operação foram entregues ou colocadas à disposição do SACADO conforme as condições comerciais pactuadas entre as partes, mediante [DESCREVER COMPROVANTE DE ENTREGA, CANHOTO DE NOTA FISCAL, CONHECIMENTO DE TRANSPORTE OU OUTRO DOCUMENTO].
4. VALOR E OBRIGAÇÃO DE PAGAMENTO
O SACADO pagará ao EMITENTE, ou à sua ordem, a importância de R$ [VALOR EM ALGARISMOS] ([VALOR POR EXTENSO]), correspondente ao crédito líquido decorrente da operação mercantil indicada nesta duplicata.
O valor acima deverá ser pago em moeda corrente nacional, sem prejuízo da incidência de encargos expressamente previstos no contrato, pedido, proposta comercial ou outro instrumento firmado entre as partes, quando existentes e aplicáveis.
5. VENCIMENTO
A presente duplicata vencerá em [DIA] de [MÊS] de [ANO], data em que o valor indicado deverá estar integralmente quitado pelo SACADO.
Caso a venda seja parcelada, esta duplicata corresponde especificamente à parcela nº [NÚMERO DA PARCELA] de [QUANTIDADE TOTAL DE PARCELAS], sem prejuízo das demais duplicatas eventualmente emitidas com vencimentos próprios.
6. PRAÇA E FORMA DE PAGAMENTO
A praça de pagamento desta duplicata é [CIDADE] – [UF]. O pagamento será realizado por [BOLETO BANCÁRIO / TRANSFERÊNCIA BANCÁRIA / PIX / OUTRA FORMA], conforme as instruções de cobrança fornecidas pelo EMITENTE.
Quando o pagamento for realizado por transferência, o SACADO deverá utilizar os dados bancários informados pelo EMITENTE e identificar a operação com o número desta duplicata e da fatura correspondente.
7. CLÁUSULA À ORDEM
Esta duplicata é emitida à ordem do EMITENTE e poderá circular na forma legalmente admitida, sem que isso afaste a vinculação do título à fatura e à venda mercantil que lhe deram origem.
8. ACEITE DO SACADO
Pelo aceite, o SACADO declara reconhecer a exatidão desta duplicata, a origem comercial do crédito e a obrigação de efetuar o pagamento no vencimento indicado, ressalvadas as hipóteses legais de recusa devidamente fundamentada.
O aceite será formalizado mediante assinatura do SACADO no campo próprio, com indicação de local e data. A ausência de aceite não autoriza alteração dos fatos da operação comercial nem dispensa a observância das regras aplicáveis à cobrança do título.
9. DOCUMENTOS VINCULADOS E GUARDA
Integram a documentação relacionada a esta duplicata, para fins de identificação e comprovação da operação: a fatura nº [NÚMERO], a nota fiscal nº [NÚMERO], o pedido nº [NÚMERO], o comprovante de entrega nº [NÚMERO] e os demais documentos comerciais pertinentes.
O EMITENTE e o SACADO comprometem-se a manter seus registros comerciais e fiscais de forma organizada, observando as obrigações legais, tributárias e contratuais aplicáveis à operação.
10. DECLARAÇÃO FINAL DO EMITENTE
O EMITENTE declara que a presente duplicata corresponde a venda mercantil efetivamente realizada e à fatura identificada neste documento, responsabilizando-se pela veracidade das informações inseridas.
O SACADO declara que conferirá os dados deste título em conjunto com a documentação comercial recebida e apresentará eventual divergência de forma fundamentada e tempestiva ao EMITENTE.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME DO EMITENTE / SACADOR]
[CNPJ/CPF: NÚMERO]
EMITENTE / SACADOR
________________________________________
[NOME DO SACADO / COMPRADOR]
[CNPJ/CPF: NÚMERO]
ACEITE DO SACADO
TESTEMUNHAS
________________________________________
[NOME COMPLETO DA TESTEMUNHA 1]
CPF: [NÚMERO DO CPF]
________________________________________
[NOME COMPLETO DA TESTEMUNHA 2]
CPF: [NÚMERO DO CPF]
Tipos e variações de duplicata
Duplicata mercantil
É a modalidade ligada à compra e venda de mercadorias. O vendedor emite o título com base na fatura correspondente, observando os requisitos da Lei das Duplicatas. É a situação tratada no modelo editável desta página.
Duplicata de prestação de serviços
É destinada a créditos originados de prestação de serviços. Embora a Lei nº 5.474/1968 trate dessa hipótese, a documentação de origem é diferente: em vez de mercadorias, é necessário demonstrar o serviço contratado e realizado. Não use um documento de venda mercantil sem adaptar corretamente a causa do crédito.
Duplicata com aceite e sem aceite
O aceite representa o reconhecimento do título pelo comprador. Em determinadas situações, a cobrança pode envolver duplicata não aceita, desde que sejam observadas as regras legais e existam documentos que comprovem a entrega das mercadorias e a recusa não justificada. Essa hipótese exige análise cuidadosa, sobretudo antes de protesto ou medida judicial.
Duplicata física e escritural
Empresas podem operar com documentos físicos ou com controles eletrônicos vinculados à escrituração e aos procedimentos de cobrança adotados. A forma escolhida não elimina a necessidade de preservar a causa da obrigação, a rastreabilidade dos dados e a prova da operação comercial.
Aceite, pagamento e prova da entrega
O aceite reforça que o comprador reconheceu a exatidão do título e assumiu a obrigação de pagá-lo. No entanto, sua ausência não autoriza concluir automaticamente que a dívida inexiste ou que a cobrança é indevida. O contexto da emissão, os documentos da venda e as regras aplicáveis precisam ser examinados em conjunto.
O comprador pode deixar de aceitar a duplicata em hipóteses legalmente admitidas, como avaria ou não recebimento das mercadorias quando não expedidas ou entregues por sua conta e risco, vícios, diferenças de qualidade ou quantidade devidamente comprovadas, ou divergências quanto a prazos e preços ajustados.
Para o vendedor, a principal medida preventiva é manter uma trilha documental organizada. Guarde pedido, orçamento aceito, fatura, nota fiscal, comprovante de entrega assinado, conhecimento de transporte quando houver, mensagens comerciais relevantes e registros de eventual contestação do cliente.
Quando a cobrança incluir encargos por atraso, eles devem ter origem contratual ou legal e ser informados de forma transparente. Não altere unilateralmente o valor principal do título após a emissão. Caso haja renegociação, formalize-a por escrito e mantenha referência clara ao crédito original.
Cuidados e erros comuns na emissão
A utilização de um formulário padronizado não substitui a conferência do negócio. Erros de preenchimento podem dificultar a cobrança, gerar contestação ou tornar a documentação incompatível com a operação real.
- Emitir duplicata sem venda efetiva: o título deve decorrer de compra e venda mercantil real e documentada.
- Usar dados cadastrais desatualizados: confira CPF ou CNPJ, nome, razão social e endereço do comprador.
- Divergir da nota fiscal: valor, mercadorias, vencimento e identificação da fatura precisam ser coerentes com os documentos comerciais.
- Deixar o vencimento indefinido: indique data certa, evitando expressões vagas como “quando possível” ou “a combinar”.
- Preencher valores diferentes: o valor em algarismos e por extenso deve coincidir exatamente.
- Não guardar prova de entrega: a ausência de comprovantes pode enfraquecer uma cobrança contestada.
- Confundir duplicata com boleto: o boleto é meio de cobrança; a duplicata é título vinculado à operação mercantil.
- Enviar o título sem revisão: revise todos os campos e substitua os dados entre colchetes antes da utilização.
Se houver inadimplemento, contestação relevante, cessão do crédito, protesto ou intenção de ajuizar cobrança, considere buscar orientação profissional. A consulta à redação oficial da Lei das Duplicatas ajuda a verificar os procedimentos aplicáveis, mas não substitui análise jurídica do caso concreto.
Perguntas frequentes sobre modelo de duplicata
Quem pode emitir uma duplicata?
Em regra, o vendedor que realiza compra e venda mercantil a prazo e emite a fatura correspondente pode extrair duplicata. A emissão deve estar vinculada a uma operação real de venda de mercadorias.
É possível emitir duplicata para um empréstimo?
Não. A duplicata mercantil não deve ser usada para representar empréstimo, confissão de dívida sem venda, adiantamento financeiro ou obrigação desvinculada de compra e venda mercantil. Outros instrumentos podem ser mais adequados conforme a situação.
O aceite do comprador é obrigatório?
O aceite é relevante para o reconhecimento formal da obrigação, mas há hipóteses legais em que a duplicata pode ser cobrada sem aceite. Nesses casos, a documentação da entrega e da operação comercial ganha importância especial.
Duplicata e boleto bancário são a mesma coisa?
Não. A duplicata é um título de crédito originado da venda mercantil. O boleto é um instrumento de pagamento e cobrança que pode ser usado para quitar uma obrigação, inclusive uma duplicata, mas não se confunde com ela.
Posso emitir uma duplicata para cada parcela?
Sim. Quando a venda é parcelada, é usual que cada parcela tenha valor e vencimento próprios, desde que todas estejam vinculadas à fatura e à venda que lhes deram origem. Mantenha a identificação organizada para evitar duplicidade de cobrança.
O que fazer se o comprador contestar o valor?
Verifique imediatamente a nota fiscal, o pedido, os comprovantes de entrega e as condições negociadas. Se houver erro, corrija a documentação por meio apropriado e formalize eventual acordo. Se a controvérsia persistir, procure orientação jurídica antes de adotar medidas de cobrança mais severas.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
