Modelo de Requisição de Compra para Empresas e Setores
Entenda como elaborar um modelo de requisição de compra para solicitar produtos ou serviços dentro de empresas. Veja os campos indispensáveis, o fluxo de aprovação, os cuidados na descrição do pedido e um modelo editável para preencher e encaminhar ao setor responsável.
Sumário
- 01 O que é uma requisição de compra e para que serve
- 02 Quando usar o modelo de requisição de compra
- Situações comuns
- Pedidos urgentes e compras recorrentes
- 03 Diferença entre requisição, cotação, pedido e nota fiscal
- 04 Informações que não podem faltar no documento
- 05 Passo a passo para preencher a requisição de compra
- 06 Modelo de Modelo de Requisição de Compra para Empresas e Setores
- 07 Tipos e variações da requisição de compra
- Requisição de materiais e insumos
- Requisição de contratação de serviços
- Requisição urgente
- Requisição com fornecedor sugerido
- 08 Aprovação, controles internos e registros
- 09 Cuidados e erros comuns ao emitir a requisição
- 10 Como adaptar o modelo para pequenas empresas
- 11 Perguntas frequentes
- A requisição de compra é obrigatória?
- Quem deve assinar a requisição de compra?
- É possível fazer uma requisição de compra digital?
- Posso usar o mesmo documento para vários produtos?
- A requisição substitui a nota fiscal?
- O que fazer se a compra for urgente?
- 12 Referências
- 13 Vídeo explicativo
- 14 Aviso importante
O modelo de requisição de compra é um documento interno usado para registrar a necessidade de adquirir materiais, mercadorias, equipamentos ou serviços. Ele organiza a comunicação entre a área solicitante, os responsáveis pela aprovação e o setor de compras, reduzindo pedidos informais e ajudando a empresa a manter controle sobre gastos.
Pequenas empresas também se beneficiam desse registro. Mesmo quando uma única pessoa acumula as funções de solicitação, aprovação e compra, documentar o pedido permite conferir o que foi solicitado, o motivo da despesa, os valores estimados e a entrega. O modelo editável desta página pode ser adaptado para operações simples ou para fluxos internos mais estruturados.
O que é uma requisição de compra e para que serve
A requisição de compra é uma solicitação formal, normalmente interna, pela qual um setor, empregado, sócio ou responsável pede autorização para adquirir determinado item ou contratar um serviço. Ela não se confunde, em regra, com o pedido de compra enviado ao fornecedor: primeiro a empresa registra e aprova a necessidade; depois, se for o caso, emite a ordem ou o pedido externo.
O documento cria um histórico mínimo da demanda e orienta quem fará a cotação ou a compra. Seu objetivo é evitar aquisições sem justificativa, duplicadas, acima do orçamento ou incompatíveis com a necessidade operacional.
Entre as finalidades mais frequentes estão:
- identificar com clareza o produto, material ou serviço necessário;
- indicar quantidade, especificações e prazo desejado;
- justificar a necessidade e vincular a despesa ao setor solicitante;
- submeter o gasto à autorização de pessoa competente;
- permitir cotação, comparação de fornecedores e acompanhamento da entrega;
- apoiar a conferência fiscal, financeira e de estoque.
Quando usar o modelo de requisição de compra
O uso é recomendado sempre que uma aquisição gerar custo para a empresa, especialmente quando há mais de uma pessoa envolvida na decisão, no pagamento, no recebimento ou no controle de estoque. A formalização é útil tanto para itens recorrentes quanto para contratações pontuais.
Situações comuns
Uma requisição pode ser emitida para comprar material de escritório, insumos de produção, produtos para revenda, peças de manutenção, equipamentos de informática, uniformes ou itens de limpeza. Também pode fundamentar a contratação de serviços, como manutenção técnica, frete, consultoria, treinamento ou reparos.
Pedidos urgentes e compras recorrentes
Em caso de urgência, o formulário deve registrar a razão objetiva do pedido imediato, o impacto da ausência do item e o responsável pela autorização excepcional. Para compras recorrentes, é útil informar o consumo médio, o estoque disponível e o período a que se refere a solicitação. Esses dados facilitam a decisão e diminuem o risco de falta ou excesso de materiais.
Diferença entre requisição, cotação, pedido e nota fiscal
Esses documentos podem fazer parte do mesmo processo, mas têm funções diferentes. A requisição nasce dentro da empresa e demonstra a necessidade. A cotação coleta preços e condições de fornecedores. O pedido de compra ou ordem de compra formaliza a contratação perante o fornecedor. A nota fiscal documenta a operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços, conforme aplicável.
| Documento | Finalidade principal | Emissor usual | Momento de uso |
|---|---|---|---|
| Requisição de compra | Solicitar e justificar a aquisição internamente | Setor ou pessoa solicitante | Antes da aprovação e da cotação |
| Cotação | Comparar preço, prazo e condições | Fornecedor ou setor de compras | Após a identificação da necessidade |
| Pedido de compra | Formalizar a encomenda ao fornecedor | Compras ou administração | Depois da aprovação da aquisição |
| Nota fiscal | Documentar a venda ou o serviço realizado | Fornecedor | Na saída da mercadoria ou prestação do serviço |
Em operações sujeitas à emissão de documento fiscal, a empresa deve observar as regras aplicáveis ao seu enquadramento e à natureza da operação. Para consultar informações oficiais sobre a emissão nacional de documentos fiscais de serviço, é possível acessar o portal da NFS-e Nacional.
Informações que não podem faltar no documento
Uma requisição eficiente deve ser compreensível por quem não participou da conversa inicial. Descrições genéricas, como “comprar material” ou “providenciar equipamento”, dificultam a cotação, a aprovação e a conferência no recebimento.
Inclua ao menos os seguintes elementos:
- número ou código da requisição, quando a empresa utiliza controle sequencial;
- data da solicitação e identificação do setor solicitante;
- nome, cargo e contato do solicitante;
- descrição detalhada de cada item ou serviço;
- quantidade, unidade de medida e especificações técnicas;
- valor estimado, se houver orçamento prévio ou referência disponível;
- justificativa para a aquisição;
- prazo ou data desejada para entrega ou execução;
- centro de custo, projeto ou conta interna, se adotados;
- campo de aprovação e identificação do responsável pela decisão.
Quando o pedido envolver equipamento, software, serviço técnico ou produto com características específicas, anexe ou mencione especificações, fotografias, referências, medidas, compatibilidade e condições de garantia. Isso reduz a chance de compra inadequada.
Passo a passo para preencher a requisição de compra
O preenchimento deve refletir fatos verificáveis e necessidades reais do negócio. Evite estimativas sem identificação de sua origem e não apresente fornecedor como único caminho quando a política interna exigir pesquisa de mercado.
- Identifique o solicitante e o setor. Informe nome completo, função, área responsável e dados de contato para esclarecer dúvidas.
- Registre a data e o número de controle. Caso a empresa não use numeração, crie um critério simples e sequencial para facilitar a localização futura.
- Descreva cada item separadamente. Indique nome, marca ou referência quando necessária, quantidade, unidade, medidas, características e finalidade.
- Apresente a justificativa. Explique o motivo da necessidade, como reposição de estoque, atendimento a cliente, manutenção, segurança, expansão ou substituição de item danificado.
- Defina o prazo. Informe quando o material deve estar disponível ou quando o serviço precisa ser executado, destacando eventual urgência.
- Indique o custo estimado. Se houver orçamento ou pesquisa anterior, registre o valor aproximado e a fonte interna dessa referência.
- Apresente o pedido para aprovação. Encaminhe a requisição à pessoa ou área com alçada definida pela empresa antes da contratação.
- Arquive o documento e os comprovantes. Guarde a requisição, aprovações, cotações, pedido ao fornecedor, comprovantes de recebimento e documentos fiscais conforme a organização interna.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
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REQUISIÇÃO DE COMPRA
REQUISIÇÃO Nº [NÚMERO DA REQUISIÇÃO]
DATA DA SOLICITAÇÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO]
SETOR SOLICITANTE: [NOME DO SETOR]
CENTRO DE CUSTO/PROJETO: [CENTRO DE CUSTO OU PROJETO, SE APLICÁVEL]
1. IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA
[RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO: RUA/AVENIDA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP], neste ato representada por [NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL], [CARGO], CPF nº [CPF], doravante denominada EMPRESA.
2. IDENTIFICAÇÃO DO SOLICITANTE
Solicitante: [NOME COMPLETO DO SOLICITANTE], [CARGO OU FUNÇÃO], inscrito(a) no CPF sob o nº [CPF], vinculado(a) ao setor [NOME DO SETOR], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL].
3. OBJETO DA REQUISIÇÃO
O(A) solicitante requer a autorização para aquisição dos materiais, mercadorias, equipamentos e/ou serviços descritos nesta requisição, destinados à seguinte finalidade: [DESCREVER DE FORMA OBJETIVA A FINALIDADE DA COMPRA, COMO REPOSIÇÃO DE ESTOQUE, PRODUÇÃO, MANUTENÇÃO, ATENDIMENTO A CLIENTE, USO ADMINISTRATIVO OU OUTRA NECESSIDADE].
4. ITENS SOLICITADOS
ITEM 1: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO].
ESPECIFICAÇÕES: [MARCA, MODELO, MEDIDAS, COR, VOLTAGEM, COMPATIBILIDADE, QUALIDADE, ESCOPO DO SERVIÇO OU OUTRAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS].
QUANTIDADE: [QUANTIDADE].
UNIDADE DE MEDIDA: [UNIDADE, CAIXA, PACOTE, METRO, HORA, SERVIÇO OU OUTRA].
VALOR ESTIMADO: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
ITEM 2: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO].
ESPECIFICAÇÕES: [MARCA, MODELO, MEDIDAS, COR, VOLTAGEM, COMPATIBILIDADE, QUALIDADE, ESCOPO DO SERVIÇO OU OUTRAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS].
QUANTIDADE: [QUANTIDADE].
UNIDADE DE MEDIDA: [UNIDADE, CAIXA, PACOTE, METRO, HORA, SERVIÇO OU OUTRA].
VALOR ESTIMADO: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
ITEM 3: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO].
ESPECIFICAÇÕES: [MARCA, MODELO, MEDIDAS, COR, VOLTAGEM, COMPATIBILIDADE, QUALIDADE, ESCOPO DO SERVIÇO OU OUTRAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS].
QUANTIDADE: [QUANTIDADE].
UNIDADE DE MEDIDA: [UNIDADE, CAIXA, PACOTE, METRO, HORA, SERVIÇO OU OUTRA].
VALOR ESTIMADO: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
5. JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE
A presente requisição é necessária pelos seguintes motivos: [EXPLICAR A NECESSIDADE DA AQUISIÇÃO, INFORMANDO O IMPACTO OPERACIONAL, A INDISPONIBILIDADE DE ESTOQUE, A NECESSIDADE DE SUBSTITUIÇÃO, A DEMANDA DE CLIENTES, A MANUTENÇÃO PREVENTIVA OU CORRETIVA, OU OUTRA JUSTIFICATIVA PERTINENTE].
Caso a compra não seja realizada no prazo necessário, poderão ocorrer os seguintes impactos: [INFORMAR EVENTUAL PARALISAÇÃO, ATRASO, PERDA DE VENDAS, RISCO À SEGURANÇA, PREJUÍZO AO ATENDIMENTO OU OUTRA CONSEQUÊNCIA].
6. PRAZO E LOCAL DE ENTREGA OU EXECUÇÃO
PRAZO NECESSÁRIO: [DATA OU PRAZO PARA ENTREGA/EXECUÇÃO].
LOCAL DE ENTREGA OU EXECUÇÃO: [ENDEREÇO COMPLETO OU SETOR RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO].
RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO OU ACOMPANHAMENTO: [NOME COMPLETO], [CARGO], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL].
7. INFORMAÇÕES SOBRE ORÇAMENTO E FORNECEDOR
VALOR TOTAL ESTIMADO DA REQUISIÇÃO: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
FORNECEDOR SUGERIDO, SE HOUVER: [NOME OU RAZÃO SOCIAL DO FORNECEDOR].
JUSTIFICATIVA DA INDICAÇÃO DO FORNECEDOR: [INFORMAR, SE APLICÁVEL, COMPATIBILIDADE TÉCNICA, GARANTIA, PREÇO, EXPERIÊNCIA ANTERIOR, CONTRATO EXISTENTE OU OUTRA RAZÃO].
OBSERVAÇÕES SOBRE COTAÇÃO: [INFORMAR SE HÁ ORÇAMENTOS ANEXOS, PESQUISA DE PREÇOS, PROPOSTAS RECEBIDAS OU SE A COTAÇÃO SERÁ REALIZADA PELO SETOR RESPONSÁVEL].
8. URGÊNCIA E OBSERVAÇÕES ADICIONAIS
HÁ URGÊNCIA? [SIM OU NÃO].
JUSTIFICATIVA DA URGÊNCIA, SE APLICÁVEL: [DESCREVER O MOTIVO E O IMPACTO DA NÃO AQUISIÇÃO IMEDIATA].
OBSERVAÇÕES ADICIONAIS: [INFORMAR GARANTIA NECESSÁRIA, CONDIÇÕES DE ENTREGA, INSTALAÇÃO, TREINAMENTO, DOCUMENTOS EXIGIDOS, NÚMERO DE PROPOSTA OU OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES].
9. DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE
Declaro que as informações apresentadas nesta requisição são verdadeiras e que os itens ou serviços solicitados são necessários às atividades da EMPRESA. Comprometo-me a prestar esclarecimentos adicionais, quando solicitados, e a comunicar qualquer alteração na necessidade descrita antes da efetivação da compra.
10. APROVAÇÃO
Após análise da necessidade, da disponibilidade orçamentária e das condições internas aplicáveis, a presente requisição fica: [APROVADA / APROVADA PARCIALMENTE / NÃO APROVADA].
ITENS APROVADOS OU RESTRIÇÕES: [DESCREVER OS ITENS APROVADOS, LIMITES DE VALOR, NECESSIDADE DE COTAÇÃO OU OUTRAS CONDIÇÕES].
RESPONSÁVEL PELA APROVAÇÃO: [NOME COMPLETO], [CARGO], CPF nº [CPF].
11. REGISTRO DE COMPRA E RECEBIMENTO
FORNECEDOR ESCOLHIDO: [NOME OU RAZÃO SOCIAL].
VALOR FINAL DA COMPRA: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
DATA DA COMPRA: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
DOCUMENTO FISCAL OU COMPROVANTE: [NÚMERO E TIPO DO DOCUMENTO, SE APLICÁVEL].
CONFERÊNCIA DO RECEBIMENTO: [INFORMAR SE OS ITENS OU SERVIÇOS FORAM RECEBIDOS/EXECUTADOS CONFORME A REQUISIÇÃO OU DESCREVER DIVERGÊNCIAS].
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO SOLICITANTE]
CPF: [CPF]
Solicitante
________________________________________
[NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL PELA APROVAÇÃO]
CPF: [CPF]
Aprovador(a)
________________________________________
[NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO]
CPF: [CPF]
Responsável pelo recebimento
Tipos e variações da requisição de compra
O formato deve acompanhar a realidade da empresa. Um pequeno comércio pode utilizar um formulário simples, enquanto uma operação com estoque, filiais e diversos responsáveis pode exigir campos adicionais, níveis de aprovação e integração com sistema de gestão.
Requisição de materiais e insumos
É destinada a itens físicos de uso interno, produção, manutenção ou revenda. Além da descrição e quantidade, costuma exigir informação sobre estoque atual, consumo previsto e local de entrega.
Requisição de contratação de serviços
Deve detalhar escopo, local de execução, prazo, resultado esperado, materiais incluídos, necessidade de visitas técnicas e critérios de aceite. Não basta indicar “serviço de manutenção”: descreva o equipamento, o defeito relatado e a atividade esperada.
Requisição urgente
É usada quando a demora pode interromper atividades, gerar prejuízo ou comprometer a segurança. A urgência deve ser justificada e aprovada, sem servir como atalho para dispensar controles essenciais.
Requisição com fornecedor sugerido
O solicitante pode indicar um fornecedor conhecido, mas deve esclarecer se a indicação decorre de compatibilidade técnica, garantia, padrão de qualidade, contrato existente ou experiência anterior. A escolha final depende da política de compras e da aprovação competente.
Aprovação, controles internos e registros
A empresa pode definir alçadas conforme o valor, a categoria do gasto e o grau de urgência. Por exemplo, o gestor do setor pode aprovar despesas rotineiras até certo limite, enquanto valores superiores dependem da administração ou dos sócios. O critério deve ser comunicado às pessoas que solicitam e compram.
O controle não precisa ser complexo para ser útil. Uma numeração sequencial, uma pasta digital organizada e um responsável pelo acompanhamento já ajudam a evitar perda de documentos. Se a empresa tratar dados de empregados, fornecedores ou representantes no processo, deve observar a finalidade e a segurança dessas informações, em linha com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
“As partes devem proceder com probidade e boa-fé.”
Código Civil, art. 422
Embora a requisição seja normalmente um instrumento administrativo interno, a boa organização do processo contribui para relações mais transparentes com fornecedores, gestores e equipes. O texto legal acima reforça um padrão relevante para a condução dos negócios e das relações contratuais.
Cuidados e erros comuns ao emitir a requisição
O principal erro é tratar a requisição como mera formalidade. Um pedido incompleto pode resultar em aquisição errada, atraso na entrega, conflito sobre a responsabilidade pelo gasto ou dificuldade de conferência financeira.
- não informar a quantidade ou a unidade de medida;
- usar descrição vaga, sem especificação técnica suficiente;
- deixar de explicar a finalidade da compra;
- não indicar prazo, local ou responsável pelo recebimento;
- solicitar a compra após ela já ter sido realizada, sem registrar a exceção;
- confundir valor estimado com preço definitivo aprovado;
- assumir que a aprovação verbal dispensa registro;
- preencher campos de autorização em nome de outra pessoa;
- não conferir se o item entregue corresponde ao que foi requisitado;
- manter dados pessoais e documentos de fornecedores sem controles de acesso.
Também é importante não utilizar a requisição como substituta de contrato, proposta aceita, ordem de compra ou documento fiscal quando a operação exigir esses instrumentos. Cada registro tem finalidade própria e deve ser compatível com o procedimento adotado pela empresa.
Como adaptar o modelo para pequenas empresas
Para negócios menores, um modelo objetivo costuma ser suficiente: identificação do pedido, dados do solicitante, itens, quantidades, justificativa, valor aproximado, aprovação e recebimento. A simplicidade, porém, não deve eliminar informações necessárias para saber o que foi comprado e por quê.
O modelo editável desta página permite incluir a identificação da empresa, campos de centro de custo e linhas para mais itens. Se o documento for utilizado de forma recorrente, estabeleça uma rotina: o solicitante preenche, o responsável aprova, a pessoa encarregada cota e compra, e outra pessoa ou o próprio solicitante confere o recebimento.
Negócios enquadrados como microempreendedores individuais ou pequenas empresas podem buscar orientações institucionais gerais no Portal do Empreendedor, sem prejuízo de consultar contador ou profissional habilitado para assuntos fiscais e contábeis específicos.
Perguntas frequentes
A requisição de compra é obrigatória?
Em regra, não existe uma exigência geral de que toda empresa privada use esse formulário interno. Porém, ele é uma prática recomendável de organização, controle de despesas e definição de responsabilidades. A obrigatoriedade pode decorrer de política interna, contrato, regulamento ou procedimento específico da organização.
Quem deve assinar a requisição de compra?
Normalmente, o solicitante assina ou identifica o pedido e o gestor ou responsável com alçada aprova a aquisição. Em processos mais completos, podem existir campos adicionais para compras, financeiro e recebimento. A empresa deve definir quem tem autoridade para cada etapa.
É possível fazer uma requisição de compra digital?
Sim. O documento pode ser preenchido em editor de texto, planilha, sistema de gestão ou ferramenta interna, desde que preserve os dados necessários, o histórico de aprovação e o controle de acesso. A forma de assinatura ou aceite deve estar alinhada à política interna e à natureza da operação.
Posso usar o mesmo documento para vários produtos?
Sim. Liste cada item em linha ou campo separado, com descrição, quantidade, unidade e valor estimado próprios. Isso facilita a cotação, a aprovação parcial e a conferência da entrega.
A requisição substitui a nota fiscal?
Não. A requisição é um registro interno da necessidade e da autorização de compra. A nota fiscal é emitida pelo fornecedor nas hipóteses aplicáveis e possui finalidade fiscal própria. Guarde ambos no processo de compra, juntamente com os documentos de cotação e recebimento quando existirem.
O que fazer se a compra for urgente?
Registre a urgência, descreva seu motivo e obtenha a autorização possível antes da compra. Se a aquisição tiver de ocorrer imediatamente, formalize o ocorrido logo depois, incluindo a justificativa, o responsável que autorizou e os documentos da operação.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
