Modelo de Pedido de Compra para Empresas e Fornecedores
O modelo de pedido de compra ajuda pessoas e pequenas empresas a registrar aquisições de bens ou serviços com clareza. Veja quando usar, quais informações inserir, como preencher cada campo, cuidados antes do envio e um documento editável para adaptar à sua negociação.
Sumário
- 01 O que é pedido de compra e para que serve
- 02 Quando usar o modelo de pedido de compra
- Situações práticas de uso
- 03 Pedido de compra, orçamento e contrato: entenda as diferenças
- 04 Informações que não podem faltar no documento
- Identificação do comprador e do fornecedor
- Descrição objetiva do objeto
- Condições comerciais e logísticas
- 05 Como preencher o pedido de compra passo a passo
- 06 Modelo de Modelo de Pedido de Compra para Empresas e Fornecedores
- 07 Tipos e variações do pedido de compra
- Pedido de compra externo
- Requisição interna de compra
- Ordem de compra recorrente
- Pedido para consumidor final
- 08 Confirmação, assinatura e valor probatório
- 09 Cuidados e erros comuns antes de enviar
- 10 Como usar o modelo editável desta página
- 11 Perguntas frequentes sobre modelo de pedido de compra
- O pedido de compra obriga o fornecedor a entregar o produto?
- Pedido de compra substitui contrato?
- É obrigatório informar CPF ou CNPJ no pedido?
- Posso alterar o pedido depois de enviá-lo?
- Preciso anexar a cotação ao pedido de compra?
- O pedido de compra precisa ter testemunhas?
- 12 Referências
- 13 Vídeo explicativo
- 14 Aviso importante
O modelo de pedido de compra é um documento comercial utilizado para registrar a intenção de adquirir produtos ou contratar serviços de um fornecedor. Ele organiza informações essenciais da operação, como a identificação das partes, a descrição do objeto, as quantidades, os valores, as condições de pagamento e o prazo de entrega.
Para pessoas e pequenas empresas, formalizar a compra reduz ruídos de comunicação e cria uma referência objetiva para acompanhar o fornecimento. O documento não substitui automaticamente um contrato completo em operações mais complexas, mas pode funcionar como proposta, solicitação interna ou confirmação de compra, conforme sua redação e a aceitação do fornecedor.
O que é pedido de compra e para que serve
Pedido de compra, também chamado de ordem de compra, é o registro escrito pelo qual o comprador especifica o que deseja adquirir e apresenta as condições pretendidas ou previamente negociadas. Na rotina empresarial, costuma ser emitido pelo setor de compras para fornecedores. Também pode ser usado por microempreendedores, profissionais autônomos, associações e consumidores que precisem documentar uma solicitação relevante.
Seu propósito principal é transformar uma conversa, cotação ou negociação em instruções claras. Com isso, o fornecedor pode confirmar disponibilidade, preço, prazo e condições antes de iniciar a separação, produção ou prestação do serviço.
Em relações privadas, a validade do negócio depende da presença dos requisitos aplicáveis e da manifestação de vontade das partes. O Código Civil brasileiro estabelece que a validade do negócio jurídico requer agente capaz, objeto lícito, possível, determinado ou determinável e forma não proibida por lei.
“A validade do negócio jurídico requer: I - agente capaz; II - objeto lícito, possível, determinado ou determinável; III - forma prescrita ou não defesa em lei.”
Código Civil, art. 104
Quando usar o modelo de pedido de compra
O documento é recomendável sempre que a compra tiver importância operacional, financeira ou probatória. Mesmo em transações recorrentes com fornecedores conhecidos, um pedido escrito facilita a conferência do que foi combinado e a identificação de eventuais divergências.
Situações práticas de uso
- Compra de mercadorias para revenda, estoque ou consumo interno.
- Aquisição de materiais, equipamentos, insumos ou peças de reposição.
- Contratação de manutenção, serviços gráficos, tecnologia, transporte ou consultoria.
- Formalização de pedido após o recebimento de orçamento ou cotação.
- Solicitação interna de compra que precisa de aprovação do responsável.
- Registro de encomenda com entrega futura, parcelamento ou condições específicas.
Em compras simples e imediatas, a nota fiscal, o recibo e a mensagem de confirmação podem ser suficientes para documentar a operação. Porém, quanto maior o valor, o prazo de entrega, a personalização do item ou o risco de divergência, mais importante se torna detalhar o pedido por escrito.
Pedido de compra, orçamento e contrato: entenda as diferenças
Esses documentos podem aparecer na mesma negociação, mas possuem funções distintas. O orçamento parte, em geral, do fornecedor e apresenta condições comerciais. O pedido de compra parte do comprador e informa a aquisição desejada. Já o contrato disciplina uma relação mais ampla, com cláusulas de responsabilidade, rescisão, sigilo, garantias e solução de conflitos.
| Documento | Quem normalmente emite | Finalidade principal | Momento de uso |
|---|---|---|---|
| Orçamento ou cotação | Fornecedor | Apresentar preço e condições | Antes da decisão de compra |
| Pedido de compra | Comprador | Especificar e formalizar a aquisição | Após a escolha do fornecedor |
| Confirmação de pedido | Fornecedor | Aceitar ou ajustar as condições solicitadas | Após receber o pedido |
| Contrato de compra e venda | Partes envolvidas | Regular obrigações mais detalhadas | Antes ou junto da execução |
O pedido de compra pode mencionar uma cotação anterior por número, data ou proposta comercial, desde que essas informações estejam corretas. Se houver divergência entre os documentos, é prudente definir por escrito qual condição prevalecerá.
Informações que não podem faltar no documento
Um pedido bem preenchido reduz interpretações diferentes sobre o objeto adquirido. O modelo editável desta página reúne os campos mais usuais, mas deve ser adaptado à natureza da operação e ao grau de formalidade necessário.
Identificação do comprador e do fornecedor
Informe nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, telefone e e-mail. Quando a parte for pessoa jurídica, acrescente o nome e a qualificação de quem assina ou responde pela solicitação, se isso for relevante para a operação.
Descrição objetiva do objeto
Descreva produtos ou serviços de forma verificável. Para mercadorias, indique marca, modelo, código, cor, tamanho, especificação técnica, unidade de medida e quantidade. Para serviços, esclareça escopo, entregáveis, local de execução e, quando aplicável, período de realização.
Condições comerciais e logísticas
Registre preço unitário, preço total, impostos ou frete quando conhecidos, forma de pagamento, vencimento, desconto negociado e dados para faturamento. Defina também o endereço de entrega, o responsável pelo recebimento e o prazo esperado.
- Número ou código interno do pedido, se existir.
- Referência ao orçamento aprovado ou à negociação anterior.
- Data de emissão e prazo para confirmação do fornecedor.
- Condições de troca, garantia ou assistência, quando acordadas.
- Necessidade de nota fiscal e dados corretos para faturamento.
- Canal de confirmação, como e-mail, assinatura ou plataforma eletrônica.
Como preencher o pedido de compra passo a passo
Preencha o documento somente depois de conferir a proposta comercial e as necessidades reais da compra. Evite campos vagos, especialmente quando o pedido envolver itens sob encomenda, especificações técnicas ou entrega em local diferente do endereço do comprador.
- Identifique o pedido. Crie um número interno ou código de controle e informe a data de emissão.
- Cadastre o comprador. Preencha nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço e contatos para faturamento e comunicação.
- Identifique o fornecedor. Inclua os dados de quem fornecerá o produto ou serviço, conferindo CNPJ, endereço e canal de atendimento.
- Descreva os itens. Liste cada produto ou serviço com especificações suficientes para impedir substituições indevidas.
- Defina quantidades e valores. Indique unidade, quantidade, preço unitário, subtotal, frete, descontos e valor total, quando aplicáveis.
- Estabeleça pagamento e entrega. Informe forma de pagamento, vencimentos, endereço, prazo, transportadora e responsável pelo recebimento, se houver.
- Inclua condições adicionais. Mencione a cotação de referência, exigência de nota fiscal, garantia, necessidade de confirmação e outras condições negociadas.
- Revise e encaminhe. Verifique todos os dados, assine quando necessário e envie ao fornecedor por canal que permita comprovar o envio e a resposta.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
Clique em “Editar documento” para preencher os campos entre colchetes. As alterações ficam salvas apenas neste navegador.
PEDIDO DE COMPRA
NÚMERO DO PEDIDO: [NÚMERO DO PEDIDO]
DATA DE EMISSÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO]
REFERÊNCIA: [NÚMERO DA COTAÇÃO, PROPOSTA OU ORÇAMENTO, SE HOUVER]
1. IDENTIFICAÇÃO DO COMPRADOR
[NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL DO COMPRADOR], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL, SE PESSOA FÍSICA], [PROFISSÃO, SE PESSOA FÍSICA], inscrito(a) no [CPF OU CNPJ] sob o nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO, LOGRADOURO, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL], neste ato representado(a), quando aplicável, por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE], [CARGO OU FUNÇÃO], doravante denominado(a) simplesmente COMPRADOR(A).
2. IDENTIFICAÇÃO DO FORNECEDOR
[NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL DO FORNECEDOR], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL, SE PESSOA FÍSICA], [PROFISSÃO OU RAMO DE ATIVIDADE], inscrito(a) no [CPF OU CNPJ] sob o nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO, LOGRADOURO, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL], neste ato representado(a), quando aplicável, por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE], [CARGO OU FUNÇÃO], doravante denominado(a) simplesmente FORNECEDOR(A).
3. OBJETO DO PEDIDO
O(A) COMPRADOR(A) emite o presente Pedido de Compra para aquisição dos produtos e/ou contratação dos serviços descritos neste documento, observadas as especificações, quantidades, valores, condições de entrega e demais instruções indicadas a seguir. O(A) FORNECEDOR(A) deverá confirmar expressamente o recebimento deste pedido e sua concordância com as condições aplicáveis antes do início do fornecimento, da produção, da separação dos itens ou da execução dos serviços.
4. ITENS SOLICITADOS
4.1. ITEM 1: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO, INCLUINDO MARCA, MODELO, CÓDIGO, COR, TAMANHO, ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA OU ESCOPO].
4.2. UNIDADE DE MEDIDA: [UNIDADE, CAIXA, METRO, HORA, SERVIÇO OU OUTRA].
4.3. QUANTIDADE: [QUANTIDADE POR EXTENSO E EM ALGARISMOS].
4.4. VALOR UNITÁRIO: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
4.5. VALOR TOTAL DO ITEM: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
4.6. ITEM 2: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO, SE APLICÁVEL].
4.7. UNIDADE DE MEDIDA: [UNIDADE, CAIXA, METRO, HORA, SERVIÇO OU OUTRA].
4.8. QUANTIDADE: [QUANTIDADE POR EXTENSO E EM ALGARISMOS].
4.9. VALOR UNITÁRIO: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
4.10. VALOR TOTAL DO ITEM: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
4.11. OUTROS ITENS E ESPECIFICAÇÕES: [INCLUIR OS DEMAIS ITENS, QUANTIDADES, VALORES E ESPECIFICAÇÕES NECESSÁRIAS. CASO NÃO HAJA OUTROS ITENS, ESCREVER NÃO SE APLICA].
5. VALOR TOTAL DA COMPRA
O valor total deste Pedido de Compra é de R$ [VALOR TOTAL NUMÉRICO] ([VALOR TOTAL POR EXTENSO]), composto pelos valores dos itens descritos, acrescido ou não de frete, seguro, tributos, descontos e demais encargos, conforme a seguinte condição: [INFORMAR SE O VALOR JÁ INCLUI FRETE, IMPOSTOS, DESCONTOS E OUTROS CUSTOS OU ESPECIFICAR OS VALORES SEPARADAMENTE].
6. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
O pagamento será realizado da seguinte forma: [FORMA DE PAGAMENTO, COMO PIX, TRANSFERÊNCIA BANCÁRIA, BOLETO, CARTÃO, DINHEIRO OU OUTRA], em [NÚMERO] parcela(s), com vencimento em [DATA OU CONDIÇÃO DE VENCIMENTO]. Os dados para pagamento, quando fornecidos pelo(a) FORNECEDOR(A), deverão corresponder à titularidade informada neste Pedido de Compra ou em documento formalmente enviado pelo(a) FORNECEDOR(A).
[INFORMAR SE HÁ PAGAMENTO ANTECIPADO, SINAL, DESCONTO POR PAGAMENTO À VISTA, CONDIÇÃO PARA LIBERAÇÃO DO PEDIDO OU OUTRA REGRA FINANCEIRA].
7. ENTREGA OU EXECUÇÃO
Os produtos deverão ser entregues e/ou os serviços deverão ser executados no endereço [ENDEREÇO COMPLETO DO LOCAL DE ENTREGA OU EXECUÇÃO], no prazo de [PRAZO DE ENTREGA OU EXECUÇÃO], contado a partir de [MARCO INICIAL, COMO CONFIRMAÇÃO DO PEDIDO, PAGAMENTO, EMISSÃO DA NOTA FISCAL OU OUTRO].
O recebimento será acompanhado por [NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL], CPF [CPF], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL]. Quando aplicável, a entrega deverá ocorrer em horário compreendido entre [HORÁRIO INICIAL] e [HORÁRIO FINAL], observadas as regras de acesso ao local.
8. FATURAMENTO E DOCUMENTOS FISCAIS
O(A) FORNECEDOR(A) deverá emitir a documentação fiscal cabível em nome de [NOME OU RAZÃO SOCIAL], inscrito(a) no [CPF OU CNPJ] sob o nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO]. A nota fiscal, quando aplicável, deverá indicar corretamente os produtos e/ou serviços fornecidos, os valores, os tributos e os dados de faturamento informados.
9. CONDIÇÕES ADICIONAIS
Integram as condições deste Pedido de Compra, quando existentes, a cotação ou proposta identificada por [NÚMERO OU REFERÊNCIA], enviada em [DATA], bem como as especificações técnicas, amostras, memorial descritivo, mensagens e demais documentos expressamente aceitos pelas partes.
Qualquer alteração relativa a preço, quantidade, especificação, prazo, endereço de entrega, forma de pagamento ou outro elemento relevante deverá ser informada por escrito e somente produzirá efeitos após ciência e concordância do(a) COMPRADOR(A) e do(a) FORNECEDOR(A).
10. CONFERÊNCIA, RECUSA E GARANTIA
O(A) COMPRADOR(A) realizará a conferência dos produtos e/ou serviços no recebimento ou no prazo razoável compatível com sua natureza. Na hipótese de divergência em relação ao que foi confirmado, incluindo quantidade, especificação, avaria aparente ou ausência de documentos, o(a) COMPRADOR(A) poderá registrar a ocorrência e solicitar providências ao(à) FORNECEDOR(A), sem prejuízo dos direitos previstos na legislação aplicável e das condições expressamente acordadas.
A garantia dos produtos e/ou serviços será aquela prevista em lei, na proposta comercial ou no termo de garantia emitido pelo(a) FORNECEDOR(A), prevalecendo a condição mais específica que tenha sido validamente acordada entre as partes.
11. CONFIRMAÇÃO DO FORNECEDOR
Para fins de organização e comprovação da negociação, solicita-se que o(a) FORNECEDOR(A) confirme por escrito o recebimento deste Pedido de Compra e informe eventual impossibilidade, ressalva ou necessidade de ajuste antes de iniciar o atendimento. A ausência de confirmação não autoriza alteração unilateral das especificações ou condições descritas neste documento.
12. DISPOSIÇÕES FINAIS
Este Pedido de Compra deverá ser interpretado em conjunto com os documentos comerciais expressamente referidos neste instrumento. Caso haja conflito entre informações, as partes deverão registrar por escrito qual condição prevalecerá antes da execução do fornecimento. As partes declaram que os dados inseridos são verdadeiros e comprometem-se a manter canais de contato atualizados para comunicações relacionadas a esta compra.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL DO COMPRADOR]
CPF/CNPJ: [NÚMERO DO CPF OU CNPJ]
[NOME DO REPRESENTANTE E CARGO, SE APLICÁVEL]
________________________________________
[NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL DO FORNECEDOR]
CPF/CNPJ: [NÚMERO DO CPF OU CNPJ]
[NOME DO REPRESENTANTE E CARGO, SE APLICÁVEL]
13. CIÊNCIA E CONFIRMAÇÃO DO PEDIDO
Declaro que recebi este Pedido de Compra e que: [ ] ACEITO INTEGRALMENTE AS CONDIÇÕES DESCRITAS; [ ] ACEITO COM AS RESSALVAS INDICADAS A SEGUIR; [ ] NÃO POSSO ATENDER AO PEDIDO. RESSALVAS OU OBSERVAÇÕES: [DESCREVER AS RESSALVAS, SE HOUVER].
________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA CONFIRMAÇÃO]
CPF: [NÚMERO DO CPF] | CARGO: [CARGO]
DATA DA CONFIRMAÇÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO]
Tipos e variações do pedido de compra
Não existe um único formato obrigatório para todo pedido. A estrutura deve acompanhar o objetivo da compra e a rotina de quem emite o documento. Empresas com processos internos costumam usar sistemas de gestão; pequenos negócios podem utilizar um documento editável, planilha ou formulário próprio, desde que contenha os elementos essenciais.
Pedido de compra externo
É encaminhado ao fornecedor e serve para indicar a aquisição desejada. Deve ser claro quanto aos itens, valores, pagamento e entrega. É a forma mais comum quando se quer obter confirmação do fornecimento.
Requisição interna de compra
É dirigida a um responsável, setor financeiro ou setor de compras dentro da própria organização. Normalmente apresenta a justificativa da necessidade, o centro de custo, a urgência e a aprovação solicitada. Ela não equivale, por si só, a um pedido enviado ao fornecedor.
Ordem de compra recorrente
É utilizada para aquisições frequentes de materiais ou serviços. Pode prever períodos, limites de quantidade ou preços previamente negociados. Quando houver recorrência relevante, vale avaliar a celebração de contrato complementar.
Pedido para consumidor final
Consumidores também podem formalizar pedidos, especialmente para produtos personalizados, compras de valor elevado ou serviços com entrega futura. Nesses casos, as informações devem dialogar com a oferta apresentada pelo fornecedor e com os direitos previstos no Código de Defesa do Consumidor.
Confirmação, assinatura e valor probatório
Enviar o pedido não significa, necessariamente, que o fornecedor aceitou todas as condições. Por isso, peça uma confirmação expressa, preferencialmente por escrito, especialmente se houver prazo de produção, pagamento antecipado, condições especiais ou alteração da cotação original.
A assinatura física pode ser útil, mas não é o único meio de demonstrar a manifestação de vontade. E-mails, plataformas de compra e mensagens corporativas podem contribuir para comprovar a negociação, conforme o contexto e os elementos disponíveis. Preserve o pedido emitido, a resposta do fornecedor, a cotação, os comprovantes de pagamento, a nota fiscal e o comprovante de entrega.
Se a operação exigir assinatura eletrônica, é importante combinar previamente o método utilizado e preservar os registros. A Lei das Assinaturas Eletrônicas trata do uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, oferecendo referência relevante para compreender modalidades de assinatura e identificação digital.
Cuidados e erros comuns antes de enviar
O maior risco do pedido de compra mal elaborado é deixar pontos decisivos em aberto. Uma descrição incompleta pode levar ao recebimento de item diferente do esperado; uma condição de pagamento vaga pode gerar cobrança antecipada; e a ausência de prazo pode dificultar a cobrança por atraso.
- Não usar descrição genérica: termos como “material padrão” ou “serviço completo” podem ser insuficientes sem especificação.
- Não conferir valores: revise quantidades, preços unitários, descontos, frete e total final antes do envio.
- Não definir o prazo de entrega: indique data, período ou critério objetivo de entrega.
- Não registrar alterações: qualquer mudança em preço, item, prazo ou pagamento deve ser confirmada por escrito.
- Não separar pedido interno do externo: uma requisição aprovada internamente pode não significar que o fornecedor recebeu a ordem.
- Não guardar documentos: arquive as comunicações e os comprovantes relacionados à compra.
- Não observar exigências fiscais: confirme os dados de faturamento e a necessidade de emissão de nota fiscal compatível com a operação.
Como usar o modelo editável desta página
O modelo editável desta página foi preparado para servir como pedido de compra dirigido ao fornecedor. Substitua todos os campos entre colchetes pelas informações verdadeiras, elimine trechos que não se aplicam e acrescente especificações técnicas quando necessárias.
Antes de enviar, peça que o fornecedor confirme o recebimento e declare se aceita os itens, os preços, o prazo e as demais condições. Se houver cláusulas extensas, riscos elevados, compra internacional, produto sob medida, pagamento antecipado relevante ou relação continuada, considere usar um contrato específico e buscar orientação profissional.
Perguntas frequentes sobre modelo de pedido de compra
O pedido de compra obriga o fornecedor a entregar o produto?
Depende do conteúdo do documento, da negociação anterior e da aceitação do fornecedor. O pedido emitido pelo comprador deve ser acompanhado de confirmação expressa quando se pretende demonstrar concordância com as condições propostas.
Pedido de compra substitui contrato?
Em operações simples, pode registrar suficientemente os elementos principais da compra. Contudo, não substitui um contrato detalhado quando as partes precisam prever garantias, multas, confidencialidade, propriedade intelectual, rescisão ou outras obrigações complexas.
É obrigatório informar CPF ou CNPJ no pedido?
Embora o formato varie conforme a operação, a identificação completa das partes é altamente recomendável. CPF ou CNPJ ajudam a individualizar comprador e fornecedor, facilitam o faturamento e reduzem dúvidas sobre quem participou da negociação.
Posso alterar o pedido depois de enviá-lo?
Sim, desde que a alteração seja comunicada e aceita pela outra parte. Emita uma versão revisada, identifique a substituição ou registre claramente quais itens foram modificados, evitando que coexistam instruções contraditórias.
Preciso anexar a cotação ao pedido de compra?
Não é obrigatório em toda situação, mas é recomendável quando o pedido se baseia em uma proposta específica. Anexar ou mencionar o número da cotação ajuda a vincular preços, prazos e condições comerciais ao documento emitido.
O pedido de compra precisa ter testemunhas?
Em regra, não. Testemunhas não são requisito usual para um pedido de compra. A necessidade de maior formalização depende do tipo de negócio, do valor envolvido e dos meios de prova que as partes desejam manter.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
