Modelo de ordem de serviço de informática completo
Entenda como preparar uma ordem de serviço de informática segura e organizada. Veja quando utilizá-la, quais dados registrar, cuidados com equipamentos, regras de orçamento e garantia, além de um modelo editável para adaptar ao atendimento.
Sumário
- 01 O que é uma ordem de serviço de informática e para que serve
- 02 Quando usar a ordem de serviço
- Situações frequentes
- 03 Informações indispensáveis no documento
- Estado de conservação e acessórios
- 04 Diagnóstico, orçamento e autorização do cliente
- Taxa de diagnóstico e serviços não aprovados
- 05 Como preencher a ordem de serviço de informática
- 06 Modelo de Modelo de ordem de serviço de informática completo
- 07 Dados pessoais, senhas e arquivos do cliente
- Backup e risco de perda de dados
- 08 Tipos de ordem de serviço para atendimentos de informática
- OS de bancada
- OS de visita técnica
- OS para suporte remoto
- OS de manutenção preventiva
- 09 Cuidados e erros comuns ao emitir a OS
- 10 Perguntas frequentes sobre ordem de serviço de informática
- A ordem de serviço substitui um contrato?
- O cliente precisa assinar a ordem de serviço?
- Posso cobrar pela avaliação do equipamento?
- É obrigatório informar o número de série?
- Como registrar que o equipamento chegou com avarias?
- A assistência pode acessar arquivos do cliente?
- 11 Referências
- 12 Vídeo explicativo
- 13 Aviso importante
O modelo de ordem de serviço de informática é um documento prático para registrar a entrada de equipamentos, a solicitação do cliente, os testes realizados, os serviços autorizados e a entrega. Ele organiza a rotina de assistências técnicas, profissionais autônomos, lojas e pequenos negócios que prestam manutenção em computadores, notebooks, impressoras, redes e outros dispositivos.
Mais do que uma ficha interna, a ordem de serviço cria um histórico objetivo do atendimento. Quando é preenchida com atenção e assinada ou aceita pelo cliente, ela reduz dúvidas sobre o estado do equipamento recebido, o defeito relatado, o orçamento, os prazos e as condições de retirada. O modelo editável desta página pode ser ajustado à forma como sua empresa atende e aos serviços que realmente oferece.
O que é uma ordem de serviço de informática e para que serve
A ordem de serviço, também chamada de OS, é o registro formal de uma solicitação de atendimento técnico. No segmento de informática, ela acompanha o equipamento desde o recebimento até a devolução ao cliente, reunindo informações que precisam permanecer acessíveis para consulta.
O documento serve para delimitar o serviço contratado. Assim, o cliente informa o problema percebido, enquanto o técnico descreve os procedimentos necessários, as peças eventualmente utilizadas, os valores cobrados e o resultado do atendimento. Essa separação é importante porque o defeito relatado nem sempre corresponde, de início, à causa técnica identificada durante a análise.
Uma OS bem elaborada também facilita a administração do negócio. Ela permite controlar equipamentos em bancada, ordens pendentes de aprovação, peças aguardadas, serviços concluídos, pagamentos e prazos de garantia oferecidos pelo prestador. Para o cliente, o documento funciona como comprovante de entrega e acompanhamento do atendimento.
Quando usar a ordem de serviço
Utilize a ordem de serviço sempre que houver recebimento de equipamento, deslocamento técnico, diagnóstico, manutenção, instalação, configuração ou suporte com escopo identificável. Mesmo atendimentos simples merecem registro, pois isso evita divergências posteriores e padroniza a comunicação.
Situações frequentes
- Entrada de computador, notebook, impressora, monitor, roteador ou periférico para diagnóstico ou reparo.
- Manutenção preventiva ou corretiva em equipamentos de uma empresa ou de um cliente residencial.
- Instalação de programas, sistemas operacionais, drivers, rede local ou dispositivos.
- Visita técnica para configuração de internet, Wi-Fi, e-mail, backup ou compartilhamento de arquivos.
- Troca de peças, como memória, armazenamento, fonte, teclado, tela, bateria ou cartucho, quando aplicável.
- Atendimento remoto, desde que a OS indique a data, o canal utilizado, as atividades realizadas e o aceite do contratante.
Em serviços recorrentes, como suporte mensal para empresas, a OS pode complementar um contrato principal. O contrato define as condições gerais da relação; cada ordem registra a demanda concreta, o período de atendimento e as ações executadas.
Informações indispensáveis no documento
Uma ordem de serviço útil precisa ser detalhada sem se tornar confusa. O foco é permitir que qualquer pessoa autorizada compreenda o que foi recebido, o que foi solicitado, o que foi identificado e o que foi efetivamente executado.
| Campo | O que registrar | Finalidade |
|---|---|---|
| Identificação da OS | Número interno, data e responsável pelo atendimento | Organizar o histórico e facilitar a localização do documento |
| Dados do cliente | Nome ou razão social, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail e endereço quando necessário | Identificar o contratante e viabilizar o contato |
| Equipamento | Tipo, marca, modelo, número de série e acessórios entregues | Evitar trocas, extravios e dúvidas sobre os bens recebidos |
| Defeito e estado de entrada | Relato do cliente, avarias visíveis, testes iniciais e condição física | Registrar a situação antes da intervenção técnica |
| Serviço e orçamento | Diagnóstico, mão de obra, peças, valores, prazo e necessidade de autorização | Definir o escopo e a remuneração do atendimento |
| Entrega e aceite | Resultado, data de devolução, garantia, pagamento e assinatura ou aceite | Formalizar o encerramento da OS |
O número de série é especialmente relevante quando o equipamento o possui. Quando inexistente ou inacessível, use outros elementos que contribuam para a identificação, como etiqueta patrimonial, cor, características físicas e fotografias anexadas ao controle interno, quando houver necessidade.
Estado de conservação e acessórios
Descreva marcas, trincas, riscos, peças soltas, ausência de parafusos, oxidação, sinais de queda e outros aspectos aparentes. Registre também carregadores, fontes, cabos, bolsas, adaptadores, cartões de memória, cartuchos e mídias que acompanham o equipamento.
Esse cuidado não é burocracia excessiva. Ele torna a entrega mais transparente e evita que danos anteriores sejam atribuídos ao atendimento técnico. Caso o equipamento não possa ser ligado no recebimento, anote essa circunstância de modo claro.
Diagnóstico, orçamento e autorização do cliente
O diagnóstico pode revelar falhas diferentes daquelas mencionadas pelo cliente. Por isso, a ordem deve distinguir o defeito relatado da avaliação técnica. Após identificar a solução possível, informe o valor da mão de obra, das peças, das taxas eventualmente cobradas e o prazo estimado.
Quando o serviço depender de custo adicional, obtenha autorização expressa antes de executá-lo, salvo se houver previsão contratual válida para atendimentos recorrentes. A autorização pode ser colhida na própria OS, por assinatura eletrônica, mensagem que permita identificação do cliente ou outro procedimento definido pela empresa. Guarde o registro vinculado ao número da ordem.
“O fornecedor de produtos ou serviços será obrigado a entregar ao consumidor orçamento prévio discriminando o valor da mão-de-obra, dos materiais e equipamentos a serem empregados, as condições de pagamento, bem como as datas de início e término dos serviços.”
Código de Defesa do Consumidor, art. 40
As regras sobre orçamento e prestação de serviços ao consumidor devem orientar a prática de assistências técnicas. Consulte o texto atualizado do Código de Defesa do Consumidor para verificar os deveres aplicáveis à relação de consumo.
Taxa de diagnóstico e serviços não aprovados
Se houver cobrança pelo diagnóstico, informe-a com antecedência e de forma destacada. A OS deve esclarecer se a taxa será abatida do valor do reparo quando o orçamento for aprovado e o que acontece se o cliente optar por não prosseguir com o serviço.
Também é prudente registrar a forma de devolução do equipamento não reparado, incluindo eventual custo de transporte ou retirada. Evite cláusulas genéricas ou redação que imponha obrigações desproporcionais ao cliente.
Como preencher a ordem de serviço de informática
O preenchimento deve ocorrer no momento do recebimento do equipamento ou da abertura do chamado. Oriente a equipe a registrar somente fatos verificáveis, usar linguagem simples e não prometer resultado técnico antes da análise.
- Numere a ordem de serviço. Use uma sequência interna que permita localizar rapidamente o atendimento e seus documentos relacionados.
- Identifique o cliente. Preencha nome ou razão social, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail e demais dados necessários para comunicação e cobrança.
- Descreva o equipamento. Informe tipo, marca, modelo, número de série e identificação patrimonial, se existir.
- Registre acessórios e condição de entrada. Liste tudo o que foi entregue e descreva avarias aparentes, bloqueios de senha ou impossibilidade de teste.
- Anote a reclamação do cliente. Reproduza de forma objetiva o defeito percebido, a frequência e as circunstâncias em que ele ocorre.
- Faça o diagnóstico e apresente o orçamento. Discrimine serviço, mão de obra, peças, valores, prazo de execução e período de garantia, quando oferecido.
- Colha a autorização. Registre a aprovação antes de realizar atividades ou compras que ultrapassem o que foi inicialmente autorizado.
- Conclua com a entrega. Descreva o serviço executado, teste final, valor pago ou pendente e o aceite de retirada.
O modelo editável desta página já organiza esses campos em uma sequência lógica. Antes de adotá-lo como padrão, revise as condições comerciais da empresa, as formas de pagamento aceitas e o procedimento de guarda dos registros.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
Clique em “Editar documento” para preencher os campos entre colchetes. As alterações ficam salvas apenas neste navegador.
ORDEM DE SERVIÇO DE INFORMÁTICA
ORDEM DE SERVIÇO Nº [NÚMERO DA OS]
DATA DE ABERTURA: [DIA] de [MÊS] de [ANO]
PREVISÃO DE CONCLUSÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO], sujeita à disponibilidade de peças, à complexidade do diagnóstico e à autorização do CLIENTE.
1. IDENTIFICAÇÃO DO PRESTADOR DE SERVIÇOS
[NOME EMPRESARIAL OU NOME COMPLETO], [PESSOA JURÍDICA/PESSOA FÍSICA], inscrito(a) no [CNPJ/CPF] sob o nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], telefone [TELEFONE], e-mail [E-MAIL], doravante denominado(a) PRESTADOR.
2. IDENTIFICAÇÃO DO CLIENTE
[NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL], [PESSOA FÍSICA/PESSOA JURÍDICA], inscrito(a) no [CPF/CNPJ] sob o nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], telefone [TELEFONE], e-mail [E-MAIL], neste ato representado(a), quando aplicável, por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE], inscrito(a) no CPF sob o nº [NÚMERO], doravante denominado(a) CLIENTE.
3. IDENTIFICAÇÃO DO EQUIPAMENTO
TIPO DE EQUIPAMENTO: [COMPUTADOR/NOTEBOOK/IMPRESSORA/MONITOR/ROTEADOR/OUTRO]
MARCA: [MARCA]
MODELO: [MODELO]
NÚMERO DE SÉRIE: [NÚMERO DE SÉRIE OU NÃO INFORMADO]
PATRIMÔNIO OU IDENTIFICAÇÃO INTERNA: [NÚMERO OU NÃO APLICÁVEL]
CONFIGURAÇÃO OU CARACTERÍSTICAS RELEVANTES: [DESCREVER PROCESSADOR, MEMÓRIA, ARMAZENAMENTO, SISTEMA OPERACIONAL OU OUTRAS INFORMAÇÕES PERTINENTES]
4. ACESSÓRIOS ENTREGUES E ESTADO DE CONSERVAÇÃO
ACESSÓRIOS RECEBIDOS: [DESCREVER CARREGADOR, FONTE, CABOS, BATERIA, BOLSA, MOUSE, TECLADO, ADAPTADORES, CARTUCHOS, MÍDIAS OU OUTROS ITENS. SE NÃO HOUVER, INFORMAR “NENHUM”.]
ESTADO APARENTE NA ENTRADA: [DESCREVER RISCOS, TRINCAS, AMASSADOS, PARAFUSOS AUSENTES, TELA DANIFICADA, SINAIS DE OXIDAÇÃO, PEÇAS SOLTAS, MARCAS DE QUEDA, EQUIPAMENTO SEM ENERGIA OU OUTRAS CONDIÇÕES OBSERVADAS.]
POSSIBILIDADE DE TESTE NO RECEBIMENTO: [SIM/NÃO]. OBSERVAÇÕES: [DESCREVER TESTES INICIAIS, MENSAGENS DE ERRO, CONDIÇÃO DE LIGAÇÃO OU IMPOSSIBILIDADE DE AVALIAÇÃO.]
5. SOLICITAÇÃO E RELATO DO CLIENTE
O CLIENTE informa que o equipamento apresenta o seguinte problema ou necessidade: [DESCREVER DETALHADAMENTE O DEFEITO RELATADO, A FREQUÊNCIA, O MOMENTO EM QUE OCORRE E O SERVIÇO SOLICITADO].
O CLIENTE declara ter informado, quando pertinente, a existência de dados relevantes, bloqueios de acesso, programas específicos ou circunstâncias que possam interferir no diagnóstico e na execução do serviço: [DESCREVER OU INFORMAR “NÃO HÁ”.]
6. DIAGNÓSTICO TÉCNICO
Após avaliação inicial ou diagnóstico completo, o PRESTADOR registrará a seguinte análise técnica: [DESCREVER O DEFEITO IDENTIFICADO, OS TESTES EXECUTADOS, AS CAUSAS PROVÁVEIS, AS LIMITAÇÕES ENCONTRADAS E AS RECOMENDAÇÕES TÉCNICAS.]
Caso o diagnóstico revele necessidade de serviço, peça ou procedimento não previsto inicialmente, o PRESTADOR deverá informar o CLIENTE e obter a autorização correspondente antes da execução, salvo autorização prévia expressamente registrada nesta ordem de serviço.
7. SERVIÇOS AUTORIZADOS
Ficam autorizados os seguintes serviços: [DESCREVER LIMPEZA, FORMATAÇÃO, INSTALAÇÃO DE SISTEMA, CONFIGURAÇÃO, TROCA DE COMPONENTE, REPARO, TESTES, VISITA TÉCNICA, SUPORTE REMOTO OU OUTROS PROCEDIMENTOS.]
MÃO DE OBRA: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
PEÇAS, MATERIAIS OU LICENÇAS: [DESCREVER] — R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
TAXA DE DIAGNÓSTICO, SE APLICÁVEL: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]). [INFORMAR SE SERÁ OU NÃO ABATIDA DO VALOR DO SERVIÇO APROVADO.]
VALOR TOTAL ESTIMADO: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
FORMA DE PAGAMENTO: [DINHEIRO/PIX/CARTÃO/TRANSFERÊNCIA/OUTRA]. CONDIÇÃO DE PAGAMENTO: [À VISTA/PARCELADO/OUTRA].
VALIDADE DO ORÇAMENTO: [NÚMERO] DIAS, contados da data de sua apresentação, salvo variação justificada no preço ou indisponibilidade de peças.
8. AUTORIZAÇÃO PARA SERVIÇOS ADICIONAIS
O CLIENTE [AUTORIZA/NÃO AUTORIZA] o PRESTADOR a executar serviços adicionais indispensáveis ao reparo, até o limite de R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]), desde que o PRESTADOR comunique previamente a necessidade pelo telefone [TELEFONE] ou e-mail [E-MAIL]. Qualquer serviço que ultrapasse esse limite dependerá de nova autorização do CLIENTE.
9. DADOS, SENHAS, BACKUP E RISCOS TÉCNICOS
O CLIENTE declara estar ciente de que equipamentos eletrônicos podem conter dados pessoais, arquivos profissionais, fotografias, documentos, credenciais e outros conteúdos sensíveis. O PRESTADOR utilizará eventual acesso ao equipamento somente na medida necessária à execução do serviço solicitado.
O CLIENTE declara que realizou ou teve oportunidade de realizar cópia de segurança de seus dados antes da entrega do equipamento. Quando o serviço envolver formatação, reinstalação de sistema, reparo de unidade de armazenamento, remoção de programas maliciosos, recuperação de arquivos ou procedimento semelhante, o CLIENTE reconhece a possibilidade de perda, alteração ou indisponibilidade de dados em razão do estado técnico do equipamento.
O serviço de backup, migração ou recuperação de dados somente será executado se estiver expressamente descrito nesta ordem de serviço. O PRESTADOR não garante a recuperação de arquivos quando houver dano físico, corrupção lógica, criptografia, sobrescrita ou outra limitação técnica.
SENHA OU FORMA DE ACESSO, SE ESTRITAMENTE NECESSÁRIA: [INFORMAR PROCEDIMENTO SEGURO OU “NÃO FORNECIDA”.]
10. PRAZO, GARANTIA E LIMITAÇÕES
O prazo estimado para conclusão é de [NÚMERO] [DIAS ÚTEIS/DIAS CORRIDOS], contado da autorização do orçamento e da disponibilidade dos materiais necessários. O prazo poderá ser ajustado em caso de necessidade de peças, serviços de terceiros, testes prolongados ou circunstâncias técnicas devidamente comunicadas ao CLIENTE.
O PRESTADOR concede garantia de [NÚMERO] dias sobre a mão de obra executada, contados da entrega do equipamento, limitada ao serviço efetivamente realizado. Peças novas terão a garantia legal e, quando houver, a garantia contratual oferecida pelo fabricante ou fornecedor, observadas as respectivas condições. A garantia não abrange danos causados por mau uso, quedas, líquidos, oscilação elétrica, intervenção de terceiros, vírus, programas instalados posteriormente ou defeitos distintos daquele objeto desta ordem de serviço.
11. RETIRADA E ENTREGA DO EQUIPAMENTO
Concluído o serviço ou recusado o orçamento, o CLIENTE será comunicado pelos dados de contato informados nesta ordem. A retirada do equipamento deverá ser realizada por pessoa identificada e autorizada pelo CLIENTE.
Na entrega, o CLIENTE ou seu representante deverá conferir o equipamento, os acessórios e os serviços descritos. Eventuais observações deverão ser registradas no campo de encerramento desta ordem de serviço.
12. DECLARAÇÃO DE CIÊNCIA E AUTORIZAÇÃO
O CLIENTE declara que leu, compreendeu e concorda com as informações registradas nesta ordem de serviço, especialmente quanto ao estado de entrada do equipamento, ao escopo autorizado, aos valores, aos riscos técnicos e às condições de entrega. O CLIENTE autoriza o PRESTADOR a executar somente os serviços expressamente aprovados nesta ordem de serviço ou em autorização posterior que possa ser identificada e vinculada ao seu número.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO CLIENTE OU REPRESENTANTE]
CPF/CNPJ: [NÚMERO]
CLIENTE
________________________________________
[NOME COMPLETO DO PRESTADOR OU RESPONSÁVEL TÉCNICO]
CPF/CNPJ: [NÚMERO]
PRESTADOR
13. ENCERRAMENTO DA ORDEM DE SERVIÇO
DATA DE CONCLUSÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
SERVIÇOS EFETIVAMENTE EXECUTADOS: [DESCREVER DETALHADAMENTE.]
PEÇAS OU MATERIAIS UTILIZADOS: [DESCREVER OU INFORMAR “NÃO HOUVE”.]
VALOR FINAL: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
SITUAÇÃO DO PAGAMENTO: [PAGO/PENDENTE/PARCELADO].
DATA DE RETIRADA OU ENTREGA: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
OBSERVAÇÕES FINAIS: [DESCREVER TESTES REALIZADOS, ORIENTAÇÕES AO CLIENTE, GARANTIA APLICÁVEL E OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES.]
________________________________________
[NOME COMPLETO DE QUEM RECEBEU O EQUIPAMENTO]
CPF: [NÚMERO]
CIENTE DO RECEBIMENTO E DO SERVIÇO EXECUTADO
Dados pessoais, senhas e arquivos do cliente
Equipamentos de informática podem conter documentos, fotos, e-mails, dados financeiros, credenciais e informações de terceiros. A assistência técnica deve tratar esses dados apenas na medida necessária para executar o serviço, mantendo controles adequados de acesso.
Não é recomendável inserir senhas em texto aberto na via do cliente ou em locais de livre circulação. Se a senha for indispensável, defina um procedimento restrito, registre a necessidade de acesso e oriente o cliente a alterá-la após o atendimento. Da mesma forma, não assuma compromisso de recuperação de arquivos sem avaliar a viabilidade técnica.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais estabelece princípios e regras para o tratamento de dados pessoais. Na prática, informe a finalidade do uso dos dados de contato, limite o acesso a pessoas autorizadas e conserve os registros somente pelo tempo necessário às finalidades legítimas e às obrigações aplicáveis.
Backup e risco de perda de dados
A OS deve conter aviso claro de que procedimentos técnicos podem envolver risco de perda de dados, sobretudo em casos de falha em disco, formatação, reinstalação de sistema ou infecção por programas maliciosos. Se o cliente solicitar backup ou recuperação, descreva esse serviço separadamente, sem garantir resultado quando ele depender do estado do dispositivo.
Uma redação equilibrada não exclui responsabilidades que a lei imponha ao prestador, mas ajuda o cliente a compreender riscos técnicos inerentes e a decidir sobre cópias de segurança antes da intervenção.
Tipos de ordem de serviço para atendimentos de informática
O formato da OS pode mudar conforme o local e o tipo de atendimento. A estrutura básica permanece: identificação, escopo, condições financeiras, execução e aceite. O que varia é o nível de detalhe necessário em cada situação.
OS de bancada
É usada quando o cliente deixa o equipamento na assistência. Deve ter atenção reforçada ao estado de entrada, acessórios, número de série, autorização de orçamento, regras de armazenamento e retirada.
OS de visita técnica
É indicada para atendimentos no endereço do cliente ou da empresa. Registre o local, o horário, os profissionais envolvidos, os dispositivos atendidos e as atividades realizadas. Se houver deslocamento, informe a forma de cobrança antes do atendimento.
OS para suporte remoto
Aplica-se a intervenções realizadas pela internet. Identifique o canal de atendimento, o período de conexão, o sistema ou equipamento acessado e as providências tomadas. O cliente deve saber quando o acesso remoto será iniciado e encerrado.
OS de manutenção preventiva
Serve para atividades planejadas, como limpeza, atualização, verificação de desempenho, checagem de backups e inspeção de rede. O documento deve especificar os itens revisados e apontar recomendações técnicas que ficaram pendentes.
Cuidados e erros comuns ao emitir a OS
Uma ordem de serviço perde valor operacional quando é genérica, incompleta ou preenchida somente ao final do atendimento. Padronize os registros e faça uma conferência antes de entregar a via ao cliente.
- Não registrar acessórios: fonte, carregador, cabo e adaptador devem constar na entrada e, se possível, na entrega.
- Usar descrição vaga do defeito: substitua “não funciona” por informações observáveis, como “não liga”, “desliga após alguns minutos” ou “não reconhece a rede sem fio”.
- Executar serviço adicional sem autorização: diagnóstico e reparo são etapas diferentes quando há custo extra ou alteração de escopo.
- Omitir prazo e validade do orçamento: informe estimativas realistas e atualize o cliente em caso de mudança relevante.
- Prometer recuperação de dados: apresente o serviço como tentativa técnica quando o resultado não puder ser assegurado.
- Deixar de registrar o aceite: a conclusão deve conter identificação de quem recebeu, data e forma de confirmação.
- Guardar senhas sem segurança: limite o acesso e evite exposição desnecessária de credenciais.
- Aplicar prazo de retirada sem comunicação clara: explique previamente eventuais condições de guarda e procure adotar procedimento razoável de contato com o cliente.
Perguntas frequentes sobre ordem de serviço de informática
A ordem de serviço substitui um contrato?
Depende da relação. Para um serviço pontual, uma OS completa pode registrar as condições essenciais do atendimento. Para suporte contínuo, manutenção mensal, locação de equipamentos ou obrigações mais amplas, é recomendável ter contrato principal e usar a OS como registro de cada chamado.
O cliente precisa assinar a ordem de serviço?
O aceite é altamente recomendável, pois demonstra que o cliente tomou conhecimento das condições registradas. Ele pode ocorrer por assinatura manuscrita, assinatura eletrônica ou outro meio que permita identificar a manifestação de vontade e conservar o respectivo registro.
Posso cobrar pela avaliação do equipamento?
Sim, desde que a cobrança seja informada previamente de modo claro. Especifique o valor, a forma de pagamento e se haverá abatimento caso o orçamento seja aprovado. Não apresente a taxa apenas depois de concluído o diagnóstico.
É obrigatório informar o número de série?
Não em todos os casos, mas o dado é muito útil para identificar o bem e evitar divergências. Quando o equipamento não tiver número de série disponível, utilize marca, modelo, características físicas e outros elementos de identificação.
Como registrar que o equipamento chegou com avarias?
Descreva as avarias aparentes de maneira objetiva antes de iniciar o serviço. Se a operação da empresa permitir, faça registro fotográfico interno vinculado ao número da OS. O ideal é que o cliente possa conferir essa descrição no recebimento.
A assistência pode acessar arquivos do cliente?
O acesso deve ficar limitado ao necessário para o atendimento técnico. Informe a finalidade, evite abrir conteúdo sem necessidade e adote medidas para proteger dados e credenciais. Se for preciso realizar backup, recuperação ou migração, descreva o serviço e os riscos envolvidos.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
