Modelo de Ordem de Compra para Empresas e Fornecedores
O modelo de ordem de compra ajuda empresas e profissionais a registrar a aquisição de produtos ou serviços com clareza. Veja quando utilizar, quais dados inserir, como preencher o documento, cuidados na contratação e um modelo editável para adaptar à sua operação.
Sumário
- 01 O que é ordem de compra e para que serve
- Finalidades práticas do documento
- 02 Quando usar um modelo de ordem de compra
- Situações em que a ordem é útil
- 03 Elementos que não podem faltar na ordem de compra
- 04 Base jurídica e valor probatório do pedido
- 05 Como preencher o modelo de ordem de compra
- 06 Modelo de Modelo de Ordem de Compra para Empresas e Fornecedores
- 07 Tipos e variações de ordem de compra
- Ordem de compra de produtos
- Ordem de compra de serviços
- Ordem de compra aberta ou recorrente
- Ordem vinculada a contrato ou proposta
- 08 Cuidados e erros comuns ao emitir o documento
- 09 Fluxo interno de aprovação e recebimento
- 10 Perguntas frequentes sobre ordem de compra
- A ordem de compra substitui um contrato?
- É obrigatório assinar a ordem de compra?
- Posso cancelar uma ordem de compra já enviada?
- Qual a diferença entre orçamento e ordem de compra?
- A ordem de compra pode ser usada para serviços?
- 11 Referências
- 12 Vídeo explicativo
- 13 Aviso importante
O modelo de ordem de compra é um instrumento comercial usado para formalizar a solicitação de bens ou serviços a um fornecedor. Ele organiza informações essenciais da negociação, como itens, quantidades, preços, condições de pagamento, local de entrega e prazos, reduzindo dúvidas antes do fornecimento.
Para pequenas empresas, profissionais autônomos e equipes administrativas, esse documento cria um histórico objetivo da contratação. O modelo editável desta página pode ser adaptado a compras pontuais ou recorrentes, desde que seja preenchido de modo consistente e esteja alinhado à proposta aceita e às condições efetivamente negociadas.
O que é ordem de compra e para que serve
A ordem de compra, também chamada de pedido de compra, é um documento emitido pelo comprador para comunicar ao fornecedor sua intenção de adquirir determinados produtos ou contratar serviços. Em geral, ela é emitida depois da cotação, da aprovação interna e da definição das condições comerciais.
Embora a emissão de uma ordem de compra não dispense a análise do contrato, da proposta, da nota fiscal e dos demais documentos aplicáveis, ela funciona como um registro operacional importante. Quando aceita pelo fornecedor, tende a demonstrar de forma organizada o que foi solicitado e em quais condições.
Seu uso é especialmente útil para controlar compras empresariais e evitar que pedidos sejam feitos apenas por mensagens informais, ligações ou e-mails sem detalhamento suficiente. A ordem deve refletir a negociação real, sem inserir obrigações que não tenham sido previamente discutidas entre as partes.
Finalidades práticas do documento
- Registrar a identificação do comprador e do fornecedor.
- Descrever com precisão os produtos ou serviços solicitados.
- Definir quantidades, valores unitários, descontos e valor total.
- Indicar prazo, endereço, responsável e condições de entrega.
- Fixar a forma de pagamento e os documentos esperados para faturamento.
- Permitir a conferência entre pedido, recebimento e nota fiscal.
Quando usar um modelo de ordem de compra
A ordem de compra é recomendada sempre que a aquisição envolver itens, valores, prazos ou condições que precisem de controle. Seu uso não se limita a grandes organizações. Um pequeno comércio, uma empresa prestadora de serviços, um condomínio ou um profissional que compra materiais para executar projetos pode se beneficiar do procedimento.
Ela costuma ser emitida antes da entrega da mercadoria ou do início do serviço. Caso a compra decorra de orçamento, proposta comercial, contrato ou ata interna, esses documentos podem ser identificados na ordem para manter a rastreabilidade da operação.
Situações em que a ordem é útil
- Compra de materiais, insumos, equipamentos ou peças de reposição.
- Aquisição de mercadorias para revenda.
- Contratação de manutenção, instalação, transporte ou serviço técnico.
- Pedidos recorrentes a fornecedores já cadastrados.
- Compras que dependem de aprovação do gestor ou setor financeiro.
- Solicitações com entrega em unidade, obra, cliente ou endereço específico.
Quando houver uma relação de consumo, as informações ofertadas ao consumidor têm relevância jurídica. O Código de Defesa do Consumidor trata da vinculação da oferta, razão pela qual preços, características e condições devem ser conferidos com atenção antes da emissão e do aceite.
Elementos que não podem faltar na ordem de compra
Uma ordem de compra eficiente permite que qualquer pessoa autorizada compreenda o pedido sem depender de explicações verbais. O documento deve ser claro, datado e identificado por um número ou código interno, especialmente se a empresa realiza diversas compras no mesmo período.
Na identificação das partes, informe nome ou razão social, CPF ou CNPJ quando aplicável, endereço, telefone e e-mail. A identificação correta facilita o contato, a entrega, o faturamento e a posterior conferência documental.
| Campo | Informação a registrar | Finalidade |
|---|---|---|
| Número da ordem | Código sequencial ou interno do pedido | Permitir controle e rastreamento |
| Partes | Dados do comprador e do fornecedor | Identificar os responsáveis pela operação |
| Itens solicitados | Descrição, unidade, quantidade e especificações | Evitar entrega de item diverso ou incompleto |
| Valores | Preço unitário, descontos, frete, tributos e total | Definir o custo efetivamente aprovado |
| Entrega e pagamento | Prazo, local, recebimento e vencimento | Organizar execução e liquidação da compra |
Além dos campos da tabela, inclua uma referência ao orçamento ou à proposta que originou a contratação, quando houver. Se o fornecedor precisar observar requisitos técnicos, normas internas, embalagens, garantia ou procedimentos de acesso ao local de entrega, descreva-os de forma objetiva.
Base jurídica e valor probatório do pedido
No direito privado, a validade dos negócios jurídicos depende, entre outros fatores, de agente capaz, objeto lícito, possível, determinado ou determinável e forma não proibida por lei. Esses pontos estão previstos no Código Civil brasileiro e devem orientar a elaboração de qualquer documento comercial.
A validade do negócio jurídico requer: agente capaz; objeto lícito, possível, determinado ou determinável; forma prescrita ou não defesa em lei.
Código Civil, art. 104
Uma ordem de compra não tem efeito idêntico em todas as situações. Seu alcance depende do conteúdo do documento, da negociação prévia, do aceite do fornecedor, das provas disponíveis e de eventuais contratos celebrados entre as partes. Em operações relevantes, com execução continuada, exclusividade, riscos técnicos ou valores expressivos, é prudente adotar também contrato específico.
A emissão por e-mail, sistema de gestão ou plataforma eletrônica pode facilitar a demonstração de autoria e integridade do fluxo de aprovação. Ainda assim, é recomendável definir quem tem autorização para aprovar pedidos e guardar o histórico da cotação, da ordem emitida, do aceite, da nota fiscal e do comprovante de recebimento.
Como preencher o modelo de ordem de compra
O preenchimento deve ser feito somente após a conferência das condições negociadas. Não deixe espaços vagos que permitam alterações posteriores sem controle. Se algum dado ainda depender de confirmação, registre expressamente essa condição ou aguarde a definição antes de enviar o pedido.
- Numere a ordem: utilize uma sequência interna ou código que permita localizar o documento depois.
- Informe a data de emissão: registre o dia em que o pedido foi formalizado.
- Identifique comprador e fornecedor: preencha dados cadastrais e os contatos dos responsáveis.
- Descreva cada item: indique nome, código, marca, modelo, especificação, unidade de medida e quantidade.
- Apure os valores: informe preço unitário, descontos, frete, eventuais despesas e total da compra.
- Defina entrega: indique prazo, endereço, pessoa que receberá e regras de conferência.
- Indique o pagamento: descreva vencimento, meio de pagamento e condição vinculada à nota fiscal, quando aplicável.
- Revise e aprove: confira a compatibilidade com o orçamento e colha assinatura, aceite eletrônico ou aprovação interna.
O modelo editável desta página traz campos para esses dados. Antes de utilizá-lo, retire instruções entre colchetes, ajuste cláusulas que não se aplicam ao caso e mantenha uma cópia final com todos os valores e condições preenchidos.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
Clique em “Editar documento” para preencher os campos entre colchetes. As alterações ficam salvas apenas neste navegador.
ORDEM DE COMPRA
ORDEM DE COMPRA Nº [NÚMERO DA ORDEM]
DATA DE EMISSÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO]
REFERÊNCIA: [NÚMERO DO ORÇAMENTO, PROPOSTA, CONTRATO OU OUTRA REFERÊNCIA, SE HOUVER]
1. IDENTIFICAÇÃO DO COMPRADOR
[RAZÃO SOCIAL OU NOME COMPLETO DO COMPRADOR], [PESSOA JURÍDICA INSCRITA NO CNPJ SOB O Nº [CNPJ] OU PESSOA FÍSICA INSCRITA NO CPF SOB O Nº [CPF]], com sede ou endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], [BAIRRO], [CIDADE] – [UF], CEP [CEP], neste ato representado por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE], [CARGO, SE APLICÁVEL], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL], doravante denominado COMPRADOR.
2. IDENTIFICAÇÃO DO FORNECEDOR
[RAZÃO SOCIAL OU NOME COMPLETO DO FORNECEDOR], [PESSOA JURÍDICA INSCRITA NO CNPJ SOB O Nº [CNPJ] OU PESSOA FÍSICA INSCRITA NO CPF SOB O Nº [CPF]], com sede ou endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], [BAIRRO], [CIDADE] – [UF], CEP [CEP], neste ato representado por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE], [CARGO, SE APLICÁVEL], telefone [TELEFONE] e e-mail [E-MAIL], doravante denominado FORNECEDOR.
3. OBJETO DA ORDEM DE COMPRA
O COMPRADOR emite a presente Ordem de Compra para solicitar ao FORNECEDOR o fornecimento dos produtos e/ou a execução dos serviços descritos neste documento, de acordo com as especificações, quantidades, valores, prazos e demais condições aqui estabelecidas. Esta Ordem de Compra está vinculada à proposta, orçamento, contrato ou negociação identificada no campo de referência, quando houver.
4. ITENS SOLICITADOS
O FORNECEDOR deverá fornecer os seguintes itens ou serviços:
ITEM 1: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO, INCLUINDO MARCA, MODELO, CÓDIGO, ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA, UNIDADE DE MEDIDA E OUTRAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Valor unitário: R$ [VALOR UNITÁRIO]. Valor total: R$ [VALOR TOTAL DO ITEM].
ITEM 2: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO, INCLUINDO MARCA, MODELO, CÓDIGO, ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA, UNIDADE DE MEDIDA E OUTRAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Valor unitário: R$ [VALOR UNITÁRIO]. Valor total: R$ [VALOR TOTAL DO ITEM].
ITEM 3: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO, INCLUINDO MARCA, MODELO, CÓDIGO, ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA, UNIDADE DE MEDIDA E OUTRAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES]. Quantidade: [QUANTIDADE]. Valor unitário: R$ [VALOR UNITÁRIO]. Valor total: R$ [VALOR TOTAL DO ITEM].
Caso sejam necessários mais itens, deverão ser incluídos com a mesma identificação detalhada, integrando esta Ordem de Compra.
5. VALOR TOTAL E COMPOSIÇÃO DO PREÇO
O valor total desta Ordem de Compra é de R$ [VALOR TOTAL EM NÚMEROS] ([VALOR TOTAL POR EXTENSO]). O valor indicado [INCLUI OU NÃO INCLUI] frete, seguro, tributos, embalagens, deslocamento, instalação, materiais complementares e quaisquer outras despesas necessárias ao fornecimento, conforme a seguinte condição: [DESCREVER A COMPOSIÇÃO DO PREÇO E AS DESPESAS EVENTUALMENTE COBRADAS À PARTE].
Nenhum valor adicional será devido pelo COMPRADOR sem prévia autorização expressa e escrita do seu representante autorizado.
6. PRAZO, LOCAL E CONDIÇÕES DE ENTREGA OU EXECUÇÃO
Os produtos deverão ser entregues e/ou os serviços deverão ser executados até [DATA, PRAZO OU CRONOGRAMA], no endereço [ENDEREÇO COMPLETO DO LOCAL DE ENTREGA OU EXECUÇÃO], [BAIRRO], [CIDADE] – [UF], CEP [CEP]. O recebimento deverá ocorrer com [NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO], telefone [TELEFONE], no horário de [HORÁRIO DE RECEBIMENTO].
O FORNECEDOR deverá comunicar previamente qualquer fato que possa comprometer o prazo, a quantidade, a qualidade ou as especificações acordadas. Entregas parciais [SÃO OU NÃO SÃO] autorizadas. Caso sejam autorizadas, deverão observar as seguintes condições: [DESCREVER AS CONDIÇÕES DAS ENTREGAS PARCIAIS].
7. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO E FATURAMENTO
O pagamento será realizado por [FORMA DE PAGAMENTO] em [NÚMERO] parcela(s), com vencimento em [DATA OU PRAZO], mediante [NOTA FISCAL, FATURA, BOLETO, RECIBO OU OUTRO DOCUMENTO]. O documento fiscal deverá ser emitido em nome de [RAZÃO SOCIAL OU NOME COMPLETO], CPF/CNPJ nº [CPF OU CNPJ], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO].
O pagamento ficará condicionado à conferência e ao aceite dos itens entregues ou serviços executados, bem como à apresentação correta dos documentos exigidos. Havendo divergência, avaria, falta, erro de faturamento ou descumprimento das especificações, o COMPRADOR poderá solicitar correção, substituição ou regularização antes da liberação do pagamento, sem prejuízo das demais medidas cabíveis.
8. CONFERÊNCIA E ACEITE
O recebimento dos produtos ou serviços será realizado mediante conferência de quantidade, qualidade, integridade, especificações técnicas e conformidade com esta Ordem de Compra. O recebimento físico ou a assinatura de comprovante de entrega não impede a posterior identificação de vícios, defeitos, divergências ou itens em desacordo que não sejam imediatamente aparentes.
Na hipótese de inconformidade, o COMPRADOR comunicará o FORNECEDOR para que promova, no prazo de [PRAZO], a substituição, complementação, correção ou outra providência adequada, sem custo adicional, conforme a natureza do problema e as condições aplicáveis à contratação.
9. ALTERAÇÕES E CANCELAMENTO
Qualquer alteração de preço, quantidade, prazo, especificação, local de entrega ou condição desta Ordem de Compra somente terá validade se for formalizada por escrito e aprovada por representante autorizado do COMPRADOR. Solicitações verbais, mensagens informais ou alterações não confirmadas expressamente não modificam as condições deste documento.
Eventual cancelamento deverá ser comunicado por escrito. As consequências do cancelamento observarão a proposta, o contrato relacionado, o estágio de execução do pedido e as condições expressamente aceitas pelas partes.
10. DOCUMENTOS E COMUNICAÇÕES
Integram esta Ordem de Compra, quando existentes, a proposta comercial, o orçamento aprovado, especificações técnicas, desenhos, lista de materiais, cronograma, contrato e demais documentos expressamente mencionados. As comunicações relativas a esta compra deverão ser encaminhadas aos contatos indicados na qualificação das partes ou aos seguintes e-mails: COMPRADOR: [E-MAIL]; FORNECEDOR: [E-MAIL].
11. ACEITE DO FORNECEDOR
Ao aceitar esta Ordem de Compra, o FORNECEDOR declara que analisou as informações nela contidas, possui condições de cumprir as obrigações assumidas e concorda com as especificações, quantidades, valores, prazos e condições aqui previstos. O aceite poderá ocorrer por assinatura, confirmação por meio eletrônico ou outro procedimento formal adotado pelas partes.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE DO COMPRADOR]
[CARGO]
CPF: [CPF]
Pelo COMPRADOR
________________________________________
[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE DO FORNECEDOR]
[CARGO]
CPF: [CPF]
Pelo FORNECEDOR
TESTEMUNHAS
________________________________________
[NOME COMPLETO DA TESTEMUNHA 1]
CPF: [CPF]
________________________________________
[NOME COMPLETO DA TESTEMUNHA 2]
CPF: [CPF]
Tipos e variações de ordem de compra
Não existe um único formato obrigatório para todas as aquisições. A estrutura deve acompanhar a complexidade do pedido e o processo de compras da empresa. Um pedido simples de material de escritório, por exemplo, requer menos especificações do que uma ordem para equipamentos, peças industriais ou serviços técnicos.
Ordem de compra de produtos
É destinada à aquisição de mercadorias, materiais, insumos ou equipamentos. Deve detalhar item, quantidade, unidade de medida, características técnicas, marca ou modelo quando relevantes, preço, frete, local e prazo de entrega.
Ordem de compra de serviços
É usada para solicitar instalação, manutenção, consultoria, transporte, reparo ou outro serviço. Além do valor, é importante informar escopo, local de execução, responsável técnico quando necessário, prazo, materiais incluídos e critérios de aceite.
Ordem de compra aberta ou recorrente
Atende contratações repetidas durante um período ou até determinado limite financeiro. Para evitar conflitos, deve indicar vigência, teto de quantidade ou valor, preços acordados, forma de solicitação de cada entrega e condições para alteração ou encerramento.
Ordem vinculada a contrato ou proposta
Nesse caso, o documento deve mencionar o número e a data do contrato ou proposta de referência. A ordem serve para autorizar uma demanda específica dentro das regras já negociadas, sem substituir o instrumento principal.
Cuidados e erros comuns ao emitir o documento
Uma ordem de compra mal preenchida pode provocar atraso, cobrança indevida, entrega incorreta ou dificuldade para responsabilizar quem autorizou a operação. A revisão deve ocorrer antes do envio ao fornecedor e antes da aprovação financeira.
- Descrição genérica: expressões como “material diverso” ou “serviço conforme combinado” dificultam a conferência. Especifique o objeto.
- Valor total sem composição: indique preço unitário, quantidade, descontos e frete para facilitar auditoria e recebimento.
- Prazo impreciso: substitua termos vagos, como “o quanto antes”, por data, período ou condição verificável.
- Falta de endereço de entrega: informe local completo, contato e horário de recebimento quando necessário.
- Ausência de aprovação: estabeleça responsáveis e limites de alçada para evitar pedidos não autorizados.
- Alterações informais: se quantidade, preço ou prazo mudar, emita revisão identificada ou registro formal da alteração.
- Desconsiderar tributos e frete: confirme se estão incluídos no preço ou serão cobrados separadamente.
- Não guardar evidências: arquive a ordem, orçamento, aceite, nota fiscal e comprovantes de recebimento.
Também é importante verificar se a pessoa que emite o pedido possui autorização para representar o comprador. Da mesma forma, o fornecedor deve confirmar que recebeu e aceitou as condições, principalmente se houver prazo de fabricação, entrega fracionada ou item sob encomenda.
Fluxo interno de aprovação e recebimento
Mesmo empresas pequenas ganham eficiência ao separar, quando possível, as etapas de solicitação, aprovação, compra, recebimento e pagamento. Essa organização diminui compras duplicadas e permite comparar o que foi pedido com o que foi efetivamente entregue e faturado.
Um fluxo simples pode começar com a demanda do setor interessado, seguida de cotação, aprovação da compra, emissão da ordem, aceite do fornecedor, recebimento físico ou técnico, conferência da nota fiscal e liberação do pagamento. A ordem de compra é o documento que conecta essas etapas.
No recebimento, confira quantidades, integridade, especificações e documentação fiscal. Se houver divergência, registre a ocorrência imediatamente e comunique o fornecedor por canal que permita comprovação. O pagamento deve observar o que foi entregue e aceito, além das condições previstas no pedido e nos documentos fiscais.
Perguntas frequentes sobre ordem de compra
A ordem de compra substitui um contrato?
Nem sempre. Ela pode registrar uma compra específica, mas não substitui necessariamente um contrato quando a relação exige regras mais amplas, como confidencialidade, garantias complexas, responsabilidade, exclusividade, propriedade intelectual ou prestação continuada. Avalie a complexidade da operação.
É obrigatório assinar a ordem de compra?
Não há uma exigência única aplicável a todas as compras privadas. Porém, assinatura, aceite por e-mail ou confirmação em sistema ajudam a demonstrar ciência das condições. O meio adotado deve permitir identificar o documento, o emissor e a manifestação de aceite.
Posso cancelar uma ordem de compra já enviada?
O cancelamento depende das condições negociadas, do aceite do fornecedor e do estágio de execução. Se o pedido já foi aceito, produzido, separado ou entregue, podem existir custos ou consequências previstas na relação comercial. Formalize o pedido de cancelamento e busque uma resposta expressa.
Qual a diferença entre orçamento e ordem de compra?
O orçamento apresenta uma proposta ou estimativa comercial. A ordem de compra é emitida pelo comprador para solicitar a aquisição conforme condições aprovadas. Ambos devem ser comparados para assegurar que preço, item, quantidade, prazo e demais condições sejam compatíveis.
A ordem de compra pode ser usada para serviços?
Sim. Na contratação de serviços, descreva o escopo com precisão, informe local, prazo, preço, materiais incluídos, critérios de aceitação e, quando necessário, a qualificação do profissional responsável. Quanto mais técnico o serviço, maior deve ser o nível de detalhamento.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
