Modelo de estudo técnico preliminar para contratação
Entenda como elaborar um estudo técnico preliminar para organizar uma contratação, identificar a necessidade, comparar alternativas, estimar custos e justificar a solução escolhida. Veja requisitos, etapas de preenchimento, cuidados e use o modelo editável desta página.
Sumário
- 01 O que é estudo técnico preliminar e para que serve
- 02 Quando usar um modelo de estudo técnico preliminar
- Situações comuns de uso
- 03 Diferença entre estudo técnico, orçamento e termo de referência
- 04 Informações que não podem faltar no documento
- Elementos essenciais
- 05 Como preencher o estudo técnico preliminar passo a passo
- 06 Modelo de Modelo de estudo técnico preliminar para contratação
- 07 Tipos e variações de estudo técnico preliminar
- ETP para aquisição de bens
- ETP para contratação de serviços
- ETP para tecnologia da informação
- ETP simplificado
- 08 Cuidados e erros comuns ao elaborar o ETP
- 09 Validade, assinaturas e guarda do documento
- 10 Perguntas frequentes sobre estudo técnico preliminar
- O estudo técnico preliminar é obrigatório para toda compra?
- O ETP substitui o orçamento?
- Quem deve elaborar o estudo técnico preliminar?
- Posso usar o mesmo ETP para renovar um contrato?
- Como fazer a estimativa de custos?
- O modelo editável desta página serve para empresa privada?
- 11 Referências
- 12 Vídeo explicativo
- 13 Aviso importante
O modelo de estudo técnico preliminar ajuda a registrar, de forma organizada, a necessidade que motivou uma contratação e o raciocínio utilizado para escolher uma solução. Embora seja muito associado às contratações públicas, sua lógica também é útil para pequenas empresas, associações e profissionais que desejam documentar decisões de compra, prestação de serviços ou investimentos com mais segurança.
Um bom estudo não é apenas uma formalidade. Ele descreve o problema, apresenta alternativas possíveis, aponta requisitos, estima custos e demonstra por que determinada opção atende melhor ao objetivo. O modelo editável desta página oferece uma estrutura prática para adaptar essas informações ao contexto da sua organização.
O que é estudo técnico preliminar e para que serve
O estudo técnico preliminar, frequentemente identificado pela sigla ETP, é um documento de planejamento. Sua função é examinar uma demanda antes de se definir exatamente o objeto a ser contratado, comprado ou desenvolvido.
Na prática, o documento parte de uma necessidade concreta: falta de um sistema de gestão, necessidade de manutenção de equipamentos, contratação de serviço especializado, aquisição de materiais ou outra situação que exija solução organizada. Em seguida, analisa as possibilidades disponíveis e fundamenta a escolha mais adequada.
Em contratações públicas, o ETP integra a etapa de planejamento e deve ser elaborado em sintonia com as regras aplicáveis ao órgão ou entidade. Para consulta ao regime geral das licitações e contratos administrativos, é importante verificar a legislação processual brasileira apenas quando houver questão judicial relacionada; para a contratação administrativa em si, a organização deve observar a legislação específica, regulamentos internos e orientações do respectivo ente.
No contexto privado, o estudo não substitui uma proposta comercial ou um orçamento. Ele serve como documento interno de decisão, permitindo que a empresa compare cenários, controle premissas e prepare uma solicitação de orçamento mais clara.
Quando usar um modelo de estudo técnico preliminar
O ETP é recomendado quando a decisão envolve valores relevantes, impacto operacional, riscos técnicos ou mais de uma solução possível. Também é indicado quando a contratação exige justificativa perante sócios, gestores, conselho, clientes, auditoria ou setor financeiro.
Situações comuns de uso
- Compra de equipamentos, mobiliário, veículos ou materiais em volume significativo.
- Contratação de serviços de tecnologia, manutenção, segurança, limpeza, contabilidade ou consultoria.
- Implantação de sistema, aplicativo, plataforma de vendas ou ferramenta de gestão.
- Escolha entre executar uma atividade internamente ou terceirizá-la.
- Renovação, ampliação ou substituição de contrato já existente.
- Pesquisa de soluções para atender exigência regulatória, operacional ou de segurança.
Para demandas rotineiras e de baixo impacto, um orçamento simples pode ser suficiente. Ainda assim, registrar a necessidade, o responsável e o critério de escolha melhora a organização e reduz dúvidas futuras.
Diferença entre estudo técnico, orçamento e termo de referência
Esses documentos se complementam, mas têm finalidades distintas. Confundi-los pode levar a documentos genéricos, pedidos mal especificados e propostas comerciais difíceis de comparar.
| Documento | Finalidade principal | Momento de uso | Conteúdo central |
|---|---|---|---|
| Estudo técnico preliminar | Analisar a necessidade e escolher a solução | Antes de definir a contratação | Problema, alternativas, requisitos, custos e justificativa |
| Orçamento ou cotação | Informar preços e condições comerciais | Durante a pesquisa de mercado | Itens, quantidades, valores, prazo e validade |
| Termo de referência | Especificar o objeto a contratar | Após a definição da solução | Escopo, obrigações, critérios de aceite e execução |
| Proposta comercial | Apresentar oferta ao cliente | Na etapa de negociação | Solução ofertada, preço, condições e prazo |
Em resumo, o ETP responde por que contratar e qual solução faz sentido. O orçamento revela quanto as opções custam e em quais condições podem ser fornecidas. Já o termo de referência detalha o que deverá ser entregue.
Informações que não podem faltar no documento
O nível de detalhe deve ser proporcional à complexidade da contratação, mas um estudo consistente precisa permitir que outra pessoa compreenda a decisão sem depender de explicações verbais. Evite textos vagos como “contratar serviço de qualidade” ou “adquirir o melhor equipamento”.
Elementos essenciais
- Identificação da demanda: setor solicitante, responsável, data de elaboração e processo interno, quando houver.
- Descrição do problema: situação atual, impacto e consequência de não agir.
- Objetivo pretendido: resultado prático que se espera alcançar.
- Requisitos da solução: condições mínimas técnicas, operacionais, financeiras e de atendimento.
- Pesquisa de alternativas: soluções existentes, fornecedores potenciais ou formas de execução.
- Estimativa de custo: valores pesquisados, premissas e itens considerados.
- Análise de riscos: riscos de prazo, qualidade, dependência, segurança, dados e continuidade.
- Justificativa da escolha: motivo objetivo pelo qual a solução selecionada é a mais vantajosa.
- Conclusão e aprovação: encaminhamento para a próxima etapa e assinaturas internas, se aplicáveis.
Quando houver tratamento de dados pessoais em sistemas, cadastros ou serviços contratados, inclua exigências de privacidade e segurança compatíveis com a operação. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais prevê regras para o tratamento de dados pessoais e merece atenção desde o planejamento.
Como preencher o estudo técnico preliminar passo a passo
Preencha o modelo com informações verificáveis. Reúna pedidos internos, histórico de consumo, contratos atuais, cotações, relatórios de manutenção e outros documentos que sustentem as conclusões apresentadas.
- Identifique a necessidade. Explique o problema atual, quem é afetado e quais são os efeitos para a operação, o cliente ou o resultado esperado.
- Defina o objetivo. Transforme a necessidade em resultado mensurável ou verificável, como reduzir falhas, ampliar capacidade, manter atendimento ou atender requisito técnico.
- Delimite o escopo inicial. Indique o que está incluído, o que não está incluído e quais premissas precisam ser consideradas.
- Levante alternativas. Compare opções como aquisição, locação, manutenção, contratação de serviço, desenvolvimento próprio ou substituição de fornecedor.
- Estabeleça requisitos mínimos. Liste características indispensáveis, níveis de serviço, prazo, compatibilidade, garantias e exigências de qualificação.
- Pesquise preços e custos. Registre fontes de consulta, composição dos valores, tributos, fretes, instalação, treinamento, manutenção e custos recorrentes.
- Avalie riscos e medidas de controle. Identifique eventos que podem comprometer a contratação e indique ações preventivas ou planos alternativos.
- Justifique a solução recomendada. Demonstre a relação entre necessidade, requisitos, comparação das alternativas e custo total.
- Revise e aprove. Confira coerência, documentos de apoio, dados de fornecedores e responsáveis pela validação interna.
Não trate a menor cotação como escolha automática. O menor preço pode não representar o menor custo total se houver baixa durabilidade, assistência insuficiente, prazos incompatíveis ou custos adicionais não considerados.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
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ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR
IDENTIFICAÇÃO E JUSTIFICATIVA DE CONTRATAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
Número ou código interno: [NÚMERO/CÓDIGO].
Unidade, setor ou área solicitante: [NOME DO SETOR].
Responsável pela elaboração: [NOME COMPLETO], [CARGO/FUNÇÃO], CPF nº [CPF].
Responsável pela aprovação: [NOME COMPLETO], [CARGO/FUNÇÃO], CPF nº [CPF].
Objeto em análise: [DESCREVER DE FORMA OBJETIVA A AQUISIÇÃO, CONTRATAÇÃO OU SOLUÇÃO PRETENDIDA].
1. DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO
A presente demanda decorre da necessidade de [DESCREVER O PROBLEMA, A OPORTUNIDADE OU A NECESSIDADE OPERACIONAL]. Atualmente, verifica-se que [EXPLICAR A SITUAÇÃO EXISTENTE, AS LIMITAÇÕES, AS FALHAS, A INSUFICIÊNCIA DE RECURSOS OU A EXIGÊNCIA QUE DEVE SER ATENDIDA].
A ausência de providência poderá causar [INFORMAR IMPACTOS OPERACIONAIS, FINANCEIROS, COMERCIAIS, TÉCNICOS, DE SEGURANÇA OU DE ATENDIMENTO], afetando [INDICAR ÁREAS, CLIENTES, USUÁRIOS, PROCESSOS OU RESULTADOS ENVOLVIDOS].
A contratação ou aquisição pretendida busca atender à necessidade identificada de maneira planejada, com utilização racional dos recursos disponíveis e compatibilidade com os objetivos da [NOME DA EMPRESA, ENTIDADE OU ÓRGÃO].
2. DOS OBJETIVOS E RESULTADOS PRETENDIDOS
O objetivo principal é [DESCREVER O RESULTADO ESPERADO]. Como resultados específicos, espera-se: [DESCREVER RESULTADO 1]; [DESCREVER RESULTADO 2]; [DESCREVER RESULTADO 3]; e [DESCREVER OUTROS RESULTADOS RELEVANTES].
A solução deverá contribuir para [INFORMAR GANHOS DE EFICIÊNCIA, CONTINUIDADE, QUALIDADE, ECONOMIA, SEGURANÇA, CONFORMIDADE OU SATISFAÇÃO DO CLIENTE], com resultado verificável por meio de [INDICADORES, RELATÓRIOS, ENTREGAS, PRAZOS OU CRITÉRIOS DE ACEITE].
3. DO ESCOPO PRELIMINAR
O escopo preliminar compreende [DESCREVER BENS, SERVIÇOS, ETAPAS, QUANTIDADES, LOCAIS, USUÁRIOS E ATIVIDADES ABRANGIDAS]. Estão incluídos, quando aplicáveis, [INSTALAÇÃO, ENTREGA, TREINAMENTO, SUPORTE, MANUTENÇÃO, GARANTIA, LICENÇAS, CONFIGURAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E DEMAIS ITENS].
Não fazem parte deste escopo [DESCREVER EXPRESSAMENTE AS EXCLUSÕES], salvo se houver aprovação formal de alteração ou complemento posterior pela área competente.
4. DOS REQUISITOS DA SOLUÇÃO
A solução a ser adotada deverá atender, no mínimo, aos seguintes requisitos: [REQUISITO TÉCNICO ESSENCIAL]; [REQUISITO DE QUALIDADE OU DESEMPENHO]; [REQUISITO DE PRAZO]; [REQUISITO DE GARANTIA OU ASSISTÊNCIA]; [REQUISITO DE COMPATIBILIDADE]; e [OUTROS REQUISITOS NECESSÁRIOS].
Quando houver acesso, armazenamento, compartilhamento ou qualquer tratamento de dados pessoais, a solução deverá adotar medidas adequadas de segurança, confidencialidade e controle de acesso, observadas as obrigações legais e internas aplicáveis.
O fornecedor ou prestador, quando aplicável, deverá apresentar comprovação de capacidade para executar o objeto, incluindo [EXPERIÊNCIA, EQUIPE, CERTIFICAÇÕES, DOCUMENTOS, AUTORIZAÇÕES OU OUTRAS EVIDÊNCIAS RELEVANTES].
5. DO LEVANTAMENTO E DA ANÁLISE DE ALTERNATIVAS
Foram consideradas as seguintes alternativas para atendimento da necessidade: (i) [ALTERNATIVA 1]; (ii) [ALTERNATIVA 2]; (iii) [ALTERNATIVA 3]; e (iv) [OUTRAS ALTERNATIVAS, SE HOUVER].
A alternativa [IDENTIFICAR A ALTERNATIVA ESCOLHIDA] mostrou-se mais adequada porque [APRESENTAR JUSTIFICATIVA OBJETIVA]. A análise considerou fatores como custo total, qualidade, prazo de implantação, risco operacional, capacidade de atendimento, continuidade, manutenção, compatibilidade e resultado esperado.
As alternativas não selecionadas foram afastadas pelos seguintes motivos: [EXPLICAR AS RAZÕES TÉCNICAS, ECONÔMICAS OU OPERACIONAIS PARA A NÃO ESCOLHA DE CADA ALTERNATIVA].
6. DA PESQUISA E DA ESTIMATIVA DE CUSTOS
A estimativa preliminar de custos foi formada a partir de [COTAÇÕES, PROPOSTAS COMERCIAIS, HISTÓRICO DE CONTRATAÇÕES, CONSULTAS A FORNECEDORES, PESQUISAS DE MERCADO OU OUTRAS FONTES]. Foram consideradas as condições de fornecimento, os tributos incidentes, o frete, a instalação, o treinamento, as licenças, a manutenção e demais despesas previsíveis.
O valor estimado para a solução é de R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]), podendo sofrer atualização antes da formalização da contratação em razão de alteração de escopo, negociação comercial ou variação das condições de mercado.
Os documentos que sustentam a estimativa ficam vinculados a este estudo, incluindo [IDENTIFICAR COTAÇÕES, PROPOSTAS, E-MAILS, PLANILHAS OU OUTROS ANEXOS].
7. DOS RISCOS E DAS MEDIDAS DE MITIGAÇÃO
Foram identificados os seguintes riscos: [RISCO 1], com impacto potencial de [IMPACTO] e medida de mitigação [MEDIDA]; [RISCO 2], com impacto potencial de [IMPACTO] e medida de mitigação [MEDIDA]; e [RISCO 3], com impacto potencial de [IMPACTO] e medida de mitigação [MEDIDA].
Também deverão ser acompanhados os riscos relacionados a atraso de entrega, indisponibilidade de materiais ou profissionais, alteração de preços, falha de execução, baixa qualidade, dependência de fornecedor e segurança das informações, quando aplicáveis ao objeto.
8. DA JUSTIFICATIVA DA SOLUÇÃO ESCOLHIDA
Após a análise da necessidade, do escopo, dos requisitos, das alternativas e da estimativa de custos, conclui-se que a solução mais adequada é [DESCREVER A SOLUÇÃO ESCOLHIDA].
A escolha se justifica porque atende aos requisitos essenciais identificados, apresenta relação adequada entre custo e benefício e possibilita [INDICAR BENEFÍCIOS CONCRETOS]. A contratação deverá observar as condições técnicas, comerciais, financeiras e de execução que serão detalhadas no documento próprio de solicitação, orçamento, proposta, pedido de compra, termo de referência ou contrato, conforme aplicável.
9. DA CONCLUSÃO E DO ENCAMINHAMENTO
Diante do exposto, este Estudo Técnico Preliminar conclui pela viabilidade da contratação ou aquisição de [DESCREVER O OBJETO], no valor estimado de R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]), condicionada à confirmação das condições comerciais, à aprovação interna competente e à formalização dos documentos necessários.
Encaminhe-se o presente documento para análise e aprovação de [ÁREA, GESTOR, SÓCIO, COMISSÃO OU AUTORIDADE RESPONSÁVEL], bem como para adoção das providências necessárias à continuidade do processo.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO ELABORADOR]
[CARGO/FUNÇÃO] – CPF nº [CPF]
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[NOME COMPLETO DO APROVADOR]
[CARGO/FUNÇÃO] – CPF nº [CPF]
ANEXOS, QUANDO APLICÁVEL
Integram este estudo, para fins de comprovação e consulta: [LISTAR COTAÇÕES], [LISTAR PROPOSTAS], [LISTAR RELATÓRIOS], [LISTAR ESPECIFICAÇÕES], [LISTAR DOCUMENTOS DE PESQUISA DE MERCADO] e [OUTROS DOCUMENTOS PERTINENTES].
Tipos e variações de estudo técnico preliminar
O formato do ETP pode mudar conforme o objeto e o grau de complexidade. Um documento para compra de materiais de uso recorrente será mais objetivo do que um estudo voltado à implantação de software ou à terceirização de atividade essencial.
ETP para aquisição de bens
É apropriado para equipamentos, materiais, mobiliário e outros itens físicos. Deve detalhar quantidade, especificações mínimas, compatibilidade, garantia, logística, instalação e manutenção. Quando houver produtos equivalentes, descreva o desempenho esperado em vez de restringir a análise a uma marca sem justificativa técnica.
ETP para contratação de serviços
É usado em serviços contínuos ou pontuais, como manutenção, limpeza, consultoria, transporte, marketing, tecnologia e suporte. O foco deve estar no resultado, na frequência, no prazo de resposta, nos critérios de qualidade e nas responsabilidades de cada parte.
ETP para tecnologia da informação
Além dos requisitos funcionais, considere integração com sistemas existentes, acesso de usuários, hospedagem, backup, segurança, suporte, migração de dados, continuidade e custos de renovação. Se dados pessoais forem tratados, descreva controles e responsabilidades compatíveis com a LGPD.
ETP simplificado
Para decisões de menor risco, é possível usar estrutura reduzida, desde que contenha a necessidade, a alternativa escolhida, a estimativa de custo, a justificativa e a aprovação. Simplificar não significa omitir dados essenciais ou deixar de registrar o motivo da decisão.
Cuidados e erros comuns ao elaborar o ETP
Um estudo técnico preliminar perde utilidade quando é preenchido apenas para cumprir uma rotina. O conteúdo precisa refletir uma análise real e ser coerente com os orçamentos, documentos internos e decisões posteriores.
- Começar pela solução: primeiro descreva o problema; só depois compare caminhos para resolvê-lo.
- Copiar textos genéricos: adapte requisitos e justificativas à necessidade efetiva da organização.
- Usar valores sem fonte: informe de onde veio a estimativa e quais itens compõem o custo.
- Ignorar custos indiretos: considere implantação, treinamento, frete, manutenção, licenças e operação.
- Especificar excessivamente sem motivo: requisitos desnecessários podem reduzir a concorrência e encarecer a contratação.
- Não prever riscos: atraso, indisponibilidade, falha de fornecedor e dependência tecnológica devem ser avaliados.
- Deixar responsabilidades indefinidas: identifique quem solicita, analisa, aprova e acompanha a contratação.
- Desatualizar o estudo: revise o documento se o escopo, o mercado ou o orçamento mudar de forma relevante.
Validade, assinaturas e guarda do documento
O estudo técnico preliminar deve ser datado e identificado, pois representa uma análise feita em determinado contexto. Sua validade prática depende da manutenção das premissas utilizadas. Se os preços, a necessidade, o escopo ou as soluções disponíveis mudarem significativamente, faça uma atualização ou elabore novo estudo.
Em empresas privadas, a assinatura pode ser física ou eletrônica, conforme a política interna e o tipo de operação. A Lei nº 14.063/2020 disciplina o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e pode ser uma referência importante para compreender modalidades de assinatura eletrônica. Para documentos internos, defina procedimentos que permitam identificar os responsáveis e preservar a integridade do arquivo.
“A declaração constante do documento particular, escrita e assinada, ou somente assinada, presume-se verdadeira em relação ao signatário.”
Código Civil, art. 219
Guarde o ETP junto com cotações, e-mails relevantes, relatórios, propostas, aprovações e versão final do contrato ou pedido de compra. Esse conjunto forma o histórico da decisão e facilita controles financeiros, auditorias e renegociações futuras.
Perguntas frequentes sobre estudo técnico preliminar
O estudo técnico preliminar é obrigatório para toda compra?
Não necessariamente. A obrigatoriedade depende do regime jurídico, das regras internas e da natureza da contratação. Mesmo quando não for exigido formalmente, ele é recomendável para decisões com impacto financeiro, operacional ou técnico relevante.
O ETP substitui o orçamento?
Não. O ETP analisa a necessidade e compara soluções. O orçamento apresenta preços e condições comerciais. As cotações podem ser usadas como evidência para formar a estimativa de custo inserida no estudo.
Quem deve elaborar o estudo técnico preliminar?
Em geral, o setor que conhece a necessidade inicia o documento, com apoio de áreas técnicas, financeira, compras ou jurídica quando necessário. A aprovação deve seguir a alçada definida pela organização.
Posso usar o mesmo ETP para renovar um contrato?
É possível aproveitar informações anteriores, mas a renovação deve ser analisada com dados atualizados. Verifique se a necessidade continua, se o desempenho foi satisfatório, se os preços permanecem adequados e se há alternativas mais vantajosas.
Como fazer a estimativa de custos?
Reúna referências de mercado compatíveis com o objeto e registre a metodologia adotada. Compare itens equivalentes, considere quantidades e condições semelhantes e inclua despesas acessórias previsíveis. Se houver grande variação entre preços, explique o critério utilizado.
O modelo editável desta página serve para empresa privada?
Sim. O modelo pode ser adaptado como instrumento de planejamento e aprovação interna. Para contratações públicas, ajuste-o às normas, regulamentos e fluxos do órgão ou entidade responsável.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
