Modelo de requisição de pessoal para contratar com clareza
Entenda como usar um modelo de requisição de pessoal para registrar a abertura de uma vaga, justificar a necessidade, indicar perfil, salário, setor e aprovações. Veja itens indispensáveis, cuidados práticos, variações e um documento editável para adaptar à realidade da empresa.
Sumário
- 01 O que é requisição de pessoal e para que serve
- 02 Quando usar o modelo de requisição de pessoal
- 03 Informações que não podem faltar no documento
- 04 Requisição de pessoal, descrição de cargo e anúncio: diferenças
- 05 Como preencher a requisição de pessoal passo a passo
- 06 Modelo de Modelo de requisição de pessoal para contratar com clareza
- 07 Tipos e variações de requisição de pessoal
- Requisição para nova vaga
- Requisição de substituição
- Requisição temporária ou por projeto
- Requisição simplificada para microempresa
- 08 Relação com a contratação e as obrigações trabalhistas
- 09 Cuidados e erros comuns ao solicitar uma contratação
- 10 Perguntas frequentes sobre modelo de requisição de pessoal
- A requisição de pessoal é obrigatória por lei?
- Quem deve preencher a requisição?
- É possível usar o mesmo modelo para substituir um empregado?
- A requisição pode ser assinada eletronicamente?
- Posso divulgar a vaga antes de todas as aprovações?
- Preciso informar salário na requisição de pessoal?
- 11 Referências
- 12 Vídeo explicativo
- 13 Aviso importante
O modelo de requisição de pessoal é um documento interno usado para registrar a necessidade de contratar uma pessoa, substituir um empregado ou ampliar uma equipe. Ele organiza as informações que o setor solicitante precisa transmitir ao responsável por recursos humanos, à administração ou à direção antes do início do recrutamento.
Para pequenas empresas, o documento reduz pedidos verbais, evita contratações sem definição de custo e cria um histórico mínimo da decisão. Para o trabalhador que atua na gestão de pessoas, a requisição oferece uma base objetiva para divulgar a vaga, entrevistar candidatos e alinhar a contratação às necessidades reais do setor.
O que é requisição de pessoal e para que serve
A requisição de pessoal, também chamada de solicitação de contratação ou abertura de vaga, é uma comunicação interna pela qual um gestor pede autorização para iniciar o processo seletivo. Não é contrato de trabalho, anúncio de vaga nem promessa de admissão a qualquer candidato.
Sua função é documentar por que a vaga é necessária, qual atividade será desempenhada, onde o profissional trabalhará, qual será o tipo de vínculo pretendido, a remuneração estimada e quem precisa autorizar o recrutamento. Com esse registro, a empresa pode analisar orçamento, estrutura, urgência e aderência ao planejamento.
O uso do documento também ajuda a separar duas etapas que muitas vezes são confundidas: a aprovação interna para buscar profissionais e a formalização da admissão. A contratação propriamente dita exige procedimentos próprios, inclusive o registro adequado do empregado e o cumprimento das obrigações trabalhistas aplicáveis.
Quando usar o modelo de requisição de pessoal
O ideal é preencher a requisição antes de publicar a vaga, procurar candidatos ou prometer uma oportunidade a alguém. Mesmo empresas sem um departamento formal de recursos humanos podem adotar uma versão simples, desde que o responsável pela decisão tenha acesso às informações relevantes.
O documento é útil em situações recorrentes e também em demandas pontuais, como as seguintes:
- Substituição: quando um empregado foi desligado, pediu demissão, mudou de setor ou entrou em afastamento que exige reposição.
- Criação de vaga: quando a empresa precisa aumentar o quadro para atender crescimento, nova unidade, projeto ou mudança operacional.
- Contratação temporária: quando há aumento sazonal de demanda ou necessidade transitória, observadas as regras específicas aplicáveis.
- Regularização de função: quando uma demanda existente passou a exigir profissional próprio, com atribuições e jornada definidas.
- Reposição urgente: quando a ausência de trabalhador compromete atendimento, segurança, produção ou continuidade do serviço.
Em qualquer hipótese, a urgência não deve eliminar a análise de custo, da descrição de atividades e da aprovação competente. A rapidez do processo melhora quando essas informações já constam do pedido inicial.
Informações que não podem faltar no documento
Uma requisição eficiente precisa permitir que outra pessoa entenda a necessidade sem depender de explicações paralelas. Evite campos genéricos como “precisa-se de ajudante” ou “contratar urgente”, pois eles dificultam a seleção e a aprovação.
O modelo editável desta página reúne os campos essenciais para uma solicitação interna clara. Ajuste-os à estrutura e às políticas da empresa, mas procure manter os elementos abaixo:
- identificação da empresa, do setor solicitante e do gestor responsável;
- cargo ou função pretendida e quantidade de vagas;
- motivo objetivo da solicitação;
- descrição das principais atividades e responsabilidades;
- requisitos mínimos, desejáveis e competências comportamentais;
- local de trabalho, jornada, escala e previsão de início;
- tipo de contratação pretendido e prazo, quando houver;
- faixa de remuneração, benefícios e centro de custo, se utilizados;
- justificativa financeira ou operacional;
- campos para análise e aprovação dos responsáveis.
O tratamento desses dados deve observar a finalidade do processo seletivo e o acesso restrito a quem precisa atuar na contratação. Ao organizar currículos e informações de candidatos, é recomendável conhecer a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, especialmente quanto ao uso adequado de informações pessoais.
Requisição de pessoal, descrição de cargo e anúncio: diferenças
Esses documentos podem ter conteúdos parecidos, mas atendem a finalidades distintas. Distingui-los evita que dados internos, como orçamento e justificativa de reposição, sejam divulgados indevidamente em anúncios externos.
| Documento | Finalidade principal | Destinatário | Conteúdo característico |
|---|---|---|---|
| Requisição de pessoal | Pedir e aprovar abertura de vaga | Gestão, RH e administração | Justificativa, custo, urgência e aprovações |
| Descrição de cargo | Definir a função de forma permanente | Empresa e RH | Missão, atribuições, requisitos e responsabilidades |
| Anúncio de vaga | Atrair candidatos | Público interessado | Atividades, requisitos, benefícios e forma de candidatura |
| Contrato de trabalho | Formalizar a relação de emprego | Empregador e empregado | Condições pactuadas, função, jornada e remuneração |
Na prática, a requisição pode dar origem a uma descrição de vaga e, depois, a um anúncio. Ainda assim, cada texto deve ser revisado conforme sua finalidade e público. Uma informação interna útil para aprovação não necessariamente deve ser compartilhada com candidatos.
Como preencher a requisição de pessoal passo a passo
O preenchimento deve ser feito pelo gestor que conhece a demanda do setor, com apoio do RH ou da pessoa responsável pelas rotinas administrativas. A clareza nessa fase reduz retrabalho durante entrevistas e aprovação.
- Identifique a solicitação. Informe empresa, setor, data interna de emissão, nome do solicitante e contato para eventuais esclarecimentos.
- Defina o cargo e o número de vagas. Use uma nomenclatura que reflita as atividades reais. Se houver mais de uma vaga, indique a quantidade.
- Explique o motivo. Registre se há substituição, aumento de demanda, projeto, expansão ou outro fundamento verificável.
- Descreva as atividades. Liste tarefas essenciais, limites de responsabilidade e interface com outros setores. Não inclua exigências sem relação com o trabalho.
- Indique o perfil necessário. Informe escolaridade, experiência, conhecimentos técnicos, disponibilidade de horário e habilidades pertinentes.
- Estabeleça as condições da vaga. Preencha local, jornada, escala, salário ou faixa aprovada, benefícios e tipo de vínculo pretendido.
- Apresente o impacto financeiro. Quando aplicável, identifique centro de custo, previsão orçamentária e responsável pela autorização da despesa.
- Encaminhe para aprovação. Colha as validações exigidas pela empresa antes de divulgar ou iniciar o recrutamento.
- Arquive a versão final. Guarde o documento com controle de acesso e registre alterações relevantes, como mudança de salário, prazo ou perfil.
O documento não precisa ser excessivamente complexo. A prioridade é permitir uma decisão consciente e fornecer ao recrutador informações suficientes para conduzir uma seleção coerente.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
Clique em “Editar documento” para preencher os campos entre colchetes. As alterações ficam salvas apenas neste navegador.
REQUISIÇÃO DE PESSOAL
A presente requisição de pessoal é emitida por [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO], neste ato representada por [NOME DO REPRESENTANTE OU RESPONSÁVEL], [CARGO], para solicitar a análise e a autorização de abertura da vaga descrita neste documento.
1. IDENTIFICAÇÃO DA SOLICITAÇÃO
1.1. Número ou código interno da requisição: [NÚMERO DA REQUISIÇÃO].
1.2. Setor solicitante: [NOME DO SETOR].
1.3. Gestor ou responsável solicitante: [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], cargo [CARGO].
1.4. E-mail e telefone para contato: [E-MAIL] e [TELEFONE].
1.5. Data de emissão desta requisição: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
2. DADOS DA VAGA SOLICITADA
2.1. Cargo ou função: [NOME DO CARGO OU FUNÇÃO].
2.2. Quantidade de vagas: [QUANTIDADE].
2.3. Área, equipe ou unidade de lotação: [ÁREA, EQUIPE OU UNIDADE].
2.4. Local de trabalho: [ENDEREÇO, CIDADE E UF OU MODALIDADE PRESENCIAL, HÍBRIDA OU REMOTA].
2.5. Previsão de início das atividades: [DATA OU PERÍODO PREVISTO].
3. MOTIVO DA REQUISIÇÃO
3.1. A presente solicitação decorre de: [CRIAÇÃO DE NOVA VAGA / SUBSTITUIÇÃO DE EMPREGADO / AUMENTO DE DEMANDA / PROJETO ESPECÍFICO / EXPANSÃO DE UNIDADE / OUTRO MOTIVO].
3.2. Justificativa detalhada da necessidade: [DESCREVER DE FORMA OBJETIVA A SITUAÇÃO QUE EXIGE A CONTRATAÇÃO, O IMPACTO DA AUSÊNCIA DO PROFISSIONAL E A RAZÃO DA URGÊNCIA, SE HOUVER].
3.3. Em caso de substituição, informar o cargo anteriormente ocupado, sem inserir dados pessoais desnecessários: [CARGO ANTERIOR, SETOR E MOTIVO ADMINISTRATIVO DA REPOSIÇÃO].
4. ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES
4.1. O profissional selecionado deverá executar, principalmente, as seguintes atividades: [LISTAR AS ATIVIDADES ESSENCIAIS DO CARGO].
4.2. Outras responsabilidades relacionadas à função: [DESCREVER RESPONSABILIDADES, ROTINAS, RELATÓRIOS, ATENDIMENTO, OPERAÇÃO DE EQUIPAMENTOS OU OUTRAS TAREFAS PERTINENTES].
4.3. O cargo reportará diretamente a: [NOME DO CARGO DO SUPERIOR IMEDIATO].
4.4. O profissional manterá interface com os seguintes setores ou públicos: [SETORES, CLIENTES, FORNECEDORES OU EQUIPE INTERNA].
5. PERFIL E REQUISITOS DA VAGA
5.1. Escolaridade mínima exigida: [ESCOLARIDADE].
5.2. Experiência profissional necessária ou desejável: [DESCREVER EXPERIÊNCIA PERTINENTE].
5.3. Conhecimentos técnicos, certificados, cursos ou habilitações necessários: [DESCREVER].
5.4. Competências comportamentais relevantes para a função: [EXEMPLOS: ORGANIZAÇÃO, COMUNICAÇÃO, ATENÇÃO, TRABALHO EM EQUIPE, LIDERANÇA].
5.5. Requisitos adicionais diretamente relacionados às atividades: [DESCREVER OU INFORMAR NÃO SE APLICA].
5.6. Os requisitos indicados nesta requisição deverão guardar relação objetiva com as atividades do cargo, vedada a inclusão de critérios discriminatórios ou estranhos à função.
6. CONDIÇÕES PREVISTAS PARA A CONTRATAÇÃO
6.1. Modalidade de contratação pretendida: [CONTRATO POR PRAZO INDETERMINADO / CONTRATO POR PRAZO DETERMINADO / TRABALHO TEMPORÁRIO / OUTRA MODALIDADE A SER ANALISADA].
6.2. Jornada de trabalho: [DIAS DA SEMANA, HORÁRIO DE INÍCIO, HORÁRIO DE TÉRMINO E INTERVALO].
6.3. Escala, quando aplicável: [ESCALA].
6.4. Remuneração mensal ou faixa salarial aprovada: R$ [VALOR NUMÉRICO] ([VALOR POR EXTENSO]).
6.5. Benefícios previstos: [LISTAR BENEFÍCIOS OU INFORMAR CONFORME POLÍTICA INTERNA].
6.6. Centro de custo ou rubrica orçamentária: [CENTRO DE CUSTO / RUBRICA].
7. INFORMAÇÕES PARA RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
7.1. Forma de divulgação pretendida: [DIVULGAÇÃO INTERNA / BANCO DE CURRÍCULOS / INDICAÇÃO / PLATAFORMA DE VAGAS / OUTRA].
7.2. Prazo desejado para apresentação de candidatos: [PRAZO].
7.3. Etapas previstas para seleção: [TRIAGEM / ENTREVISTA / TESTE TÉCNICO / ENTREVISTA COM GESTOR / OUTRAS].
7.4. Os dados pessoais de candidatos recebidos durante o processo seletivo deverão ser acessados apenas por pessoas autorizadas e utilizados para a finalidade de recrutamento e seleção.
8. ANÁLISE E APROVAÇÃO
8.1. O gestor solicitante declara que as informações desta requisição correspondem à necessidade atual do setor e que a descrição das atividades foi elaborada de acordo com a realidade da função.
8.2. O responsável pela análise de recursos humanos deverá verificar a adequação do perfil, das condições de trabalho e do fluxo de recrutamento às práticas internas da empresa.
8.3. O responsável financeiro ou administrativo deverá confirmar, quando aplicável, a disponibilidade orçamentária para a contratação.
8.4. A abertura da vaga e o início do recrutamento ficam condicionados à aprovação dos responsáveis indicados nesta requisição, conforme as regras internas da empresa.
9. OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES
9.1. Observações adicionais sobre a vaga, prazo, orçamento, treinamento inicial ou outras condições relevantes: [DESCREVER OBSERVAÇÕES OU INFORMAR NÃO HÁ].
9.2. Qualquer alteração relevante relativa ao cargo, à quantidade de vagas, à jornada, à remuneração ou à justificativa deverá ser registrada e submetida à nova validação interna, quando necessária.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO GESTOR SOLICITANTE]
CPF: [CPF]
Cargo: [CARGO]
________________________________________
[NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL PELO RH]
CPF: [CPF]
Cargo: [CARGO]
________________________________________
[NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL PELA APROVAÇÃO]
CPF: [CPF]
Cargo: [CARGO]
Tipos e variações de requisição de pessoal
Não existe um formato único obrigatório para todas as empresas. A melhor versão depende do porte do negócio, da frequência de contratações e do nível de aprovação exigido. Ainda assim, algumas variações são comuns.
Requisição para nova vaga
É indicada quando a empresa cria uma posição que não existia no quadro ou aumenta o número de pessoas em determinada função. A justificativa deve mostrar a origem da necessidade e o impacto esperado na operação.
Requisição de substituição
É utilizada para repor trabalhador desligado, transferido ou afastado. Convém informar o cargo anterior, se a vaga permanece com as mesmas atribuições e se houve mudança na faixa de remuneração ou na jornada.
Requisição temporária ou por projeto
É útil para demandas com prazo definido. Nesse caso, o pedido deve explicar a duração estimada, o motivo da transitoriedade e a previsão de encerramento. A modalidade de contratação deve ser analisada conforme a situação concreta e a legislação aplicável.
Requisição simplificada para microempresa
Em estruturas pequenas, um formulário com identificação, justificativa, cargo, custo, jornada e aprovações pode ser suficiente. Simplificar não significa dispensar o registro: uma autorização escrita reduz desencontros entre gestor e responsável financeiro.
Relação com a contratação e as obrigações trabalhistas
A aprovação de uma requisição não substitui os atos necessários à admissão. Após a seleção, a empresa deve observar as exigências aplicáveis ao vínculo, às anotações e aos registros trabalhistas. A Consolidação das Leis do Trabalho traz regras relevantes para a relação de emprego e para o registro do trabalhador.
“O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41...”
Consolidação das Leis do Trabalho, art. 47
A requisição serve como antecedente administrativo: ela demonstra que a vaga foi solicitada e aprovada. Já o cumprimento das obrigações de admissão depende das providências posteriores, que podem envolver documentação do empregado, informações em sistemas oficiais, definição das condições contratuais e procedimentos internos de integração.
Também é importante não usar a requisição para registrar características pessoais irrelevantes ao trabalho ou impor critérios discriminatórios. Os requisitos devem ter conexão objetiva com as atribuições da função e ser redigidos com respeito e impessoalidade.
Cuidados e erros comuns ao solicitar uma contratação
Uma solicitação mal elaborada pode gerar atraso, contratações inadequadas e conflitos internos. Antes de encaminhar o documento, revise os dados com atenção e confirme se o pedido pode ser compreendido por quem não acompanha a rotina do setor.
- Não justificar a vaga: informar apenas “necessidade do setor” dificulta a avaliação da prioridade e do orçamento.
- Descrever atividades de modo vago: uma lista objetiva de tarefas permite selecionar profissionais mais adequados.
- Indicar remuneração sem validação: alinhe a faixa e os benefícios com a pessoa responsável antes de publicar a oportunidade.
- Confundir requisito com preferência pessoal: exija apenas o que for necessário ou pertinente para o exercício da função.
- Divulgar dados internos: informações de custo, substituição ou desempenho de empregados não devem constar em anúncios públicos.
- Iniciar a seleção sem aprovação: isso pode criar expectativa no gestor e nos candidatos sem garantia de contratação.
- Guardar currículos sem controle: limite o acesso e defina práticas internas para armazenamento e descarte de dados.
- Esquecer alterações: se cargo, jornada, salário ou quantidade de vagas mudar, atualize a requisição e registre a nova aprovação.
Perguntas frequentes sobre modelo de requisição de pessoal
A requisição de pessoal é obrigatória por lei?
Em regra, a requisição é um instrumento de organização interna da empresa, e não um documento trabalhista padronizado por lei para toda contratação. Ainda assim, ela é útil para demonstrar a autorização, justificar despesas e alinhar recrutamento, gestão e financeiro.
Quem deve preencher a requisição?
Normalmente, o gestor do setor que precisa do profissional preenche a solicitação, pois conhece as atividades e a urgência da vaga. O RH pode orientar a redação do perfil e conferir as condições de contratação; a aprovação pode caber à direção, ao financeiro ou a outro responsável definido internamente.
É possível usar o mesmo modelo para substituir um empregado?
Sim. Basta selecionar ou informar que se trata de substituição, identificar a função e explicar se as atribuições, a jornada e a remuneração permanecem as mesmas. Evite incluir no documento dados desnecessários sobre a vida funcional ou pessoal do empregado substituído.
A requisição pode ser assinada eletronicamente?
Sim, desde que a empresa adote um fluxo que permita identificar os aprovadores e preservar a integridade do documento. O método escolhido deve ser compatível com as práticas internas e com o grau de controle necessário para a decisão.
Posso divulgar a vaga antes de todas as aprovações?
O mais seguro é divulgar somente após a autorização prevista pela empresa. Se houver necessidade de sondagem de mercado, deixe claro internamente que a consulta não representa vaga aprovada nem compromisso de contratação.
Preciso informar salário na requisição de pessoal?
É recomendável informar o salário ou a faixa orçamentária, quando essa informação for necessária para aprovação. Isso permite avaliar o custo da contratação e orientar o recrutamento. A divulgação ao candidato pode seguir a política da empresa, desde que a comunicação seja clara e coerente.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
