Modelo de Ata de Associação para Reuniões e Deliberações
O modelo de ata de associação ajuda a registrar presença, pauta, debates, deliberações, votações e encaminhamentos de assembleias e reuniões. Veja quando utilizar, quais dados inserir, cuidados de redação e um documento editável para adaptar à realidade da entidade.
Sumário
- 01 O que é ata de associação e para que serve
- 02 Quando usar o modelo de ata de associação
- Situações mais frequentes
- 03 Elementos que não podem faltar na ata
- 04 Como preencher a ata passo a passo
- 05 Redação objetiva e fidelidade aos fatos
- Como descrever uma votação
- Como tratar manifestações e divergências
- 06 Modelo de Modelo de Ata de Associação para Reuniões e Deliberações
- 07 Tipos e variações de ata para associação
- Ata de assembleia geral ordinária
- Ata de assembleia geral extraordinária
- Ata de reunião de diretoria
- Ata de eleição e posse
- 08 Assinaturas, livro de atas e registro em cartório
- 09 Cuidados e erros comuns ao elaborar a ata
- 10 Perguntas frequentes sobre modelo de ata de associação
- A ata de associação precisa ser manuscrita?
- Todos os associados precisam assinar a ata?
- É possível fazer ata de reunião virtual?
- Uma ata pode ser corrigida depois de assinada?
- Quando a ata precisa ser registrada em cartório?
- O modelo serve para associação sem CNPJ?
- 11 Como usar o modelo editável desta página
- 12 Referências
- 13 Vídeo explicativo
- 14 Aviso importante
O modelo de ata de associação é um instrumento de registro das reuniões e assembleias realizadas por associações civis. Ele permite documentar, de maneira organizada, quem participou do encontro, quais assuntos foram tratados, quais decisões foram tomadas e quem ficou responsável pelos próximos encaminhamentos.
Uma ata bem redigida fortalece a transparência da gestão e preserva a memória institucional. Embora seja comum usar textos simples, o documento precisa refletir fielmente o que ocorreu e observar o estatuto da entidade, especialmente nas situações que envolvem eleição, alteração estatutária, aprovação de contas, admissão ou exclusão de associados.
O que é ata de associação e para que serve
A ata é um registro escrito dos fatos relevantes ocorridos em uma reunião, assembleia geral, reunião de diretoria, conselho fiscal ou outro órgão previsto no estatuto. Em vez de reproduzir cada fala, ela deve apresentar os acontecimentos de forma objetiva, cronológica e suficiente para demonstrar como se chegou a cada deliberação.
Na associação, o documento funciona como prova interna das decisões coletivas. Também pode ser exigido em procedimentos externos, como atualização cadastral bancária, prestação de contas, inscrição em editais, celebração de parcerias, alteração de diretoria e registros perante o cartório competente.
As associações são disciplinadas pelo Código Civil. O estatuto deve estabelecer regras essenciais de funcionamento, incluindo os critérios de admissão, demissão e exclusão de associados, as fontes de recursos e o modo de constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos.
“A convocação dos órgãos deliberativos far-se-á na forma do estatuto, garantido a 1/5 (um quinto) dos associados o direito de promovê-la.”
Código Civil, art. 60
Por isso, antes de preencher o documento, consulte o Código Civil aplicável às associações e, principalmente, as disposições do estatuto social da própria entidade.
Quando usar o modelo de ata de associação
O uso da ata é recomendável em toda reunião que produza discussão, decisão ou encaminhamento relevante. A exigência concreta, a forma de convocação, os quóruns e as assinaturas necessárias dependerão do estatuto social, da natureza do órgão reunido e do assunto deliberado.
Situações mais frequentes
- assembleia geral ordinária para apreciação de relatórios, contas e planejamento;
- assembleia geral extraordinária para assuntos urgentes ou específicos;
- eleição, posse, substituição ou destituição de membros da diretoria;
- reunião de diretoria para decisões administrativas e operacionais;
- reunião do conselho fiscal para análise de documentos financeiros;
- aprovação de projetos, orçamento, regulamentos internos ou parcerias;
- alteração do estatuto, quando observados os requisitos legais e estatutários;
- deliberação sobre admissão, penalidade ou exclusão de associado, conforme as regras internas.
O modelo editável desta página pode servir tanto para assembleias quanto para reuniões de diretoria. Ainda assim, adapte a identificação do órgão, a pauta, o quórum e as regras de assinatura ao que estiver previsto no estatuto.
Elementos que não podem faltar na ata
Uma ata útil precisa permitir que uma pessoa ausente compreenda o contexto da reunião e identifique com segurança as deliberações tomadas. Dados vagos, omissões sobre votação ou falta de identificação dos responsáveis podem comprometer a utilidade do registro.
| Elemento | O que registrar | Por que é importante |
|---|---|---|
| Identificação | Nome da associação, órgão reunido e tipo de reunião | Define qual instância realizou o ato |
| Tempo e local | Data, horário de início e encerramento, endereço ou plataforma | Contextualiza o encontro e a regularidade da reunião |
| Participantes | Presenças, cargos e lista anexa quando cabível | Ajuda a verificar quórum e legitimidade |
| Pauta | Assuntos submetidos à discussão | Delimita o objeto da reunião |
| Deliberações | Decisões, resultado de votação, abstenções e condições | Registra o conteúdo efetivamente aprovado |
| Encaminhamentos | Responsáveis, prazos e providências posteriores | Facilita a execução e o acompanhamento |
Também é importante indicar quem presidiu e secretariou os trabalhos, quando essa divisão for adotada. O presidente organiza a condução da reunião; o secretário redige ou supervisiona a elaboração do texto. Em algumas entidades, tais funções já são exercidas pelos ocupantes de cargos estatutários.
Como preencher a ata passo a passo
Antes de redigir, reúna a convocação, a pauta, a lista de presença, os documentos apresentados e os resultados das votações. O ideal é que uma pessoa anote os fatos durante o encontro e prepare a versão final logo após seu encerramento, enquanto as informações ainda estão claras.
- Identifique a associação. Informe a denominação completa e, se necessário, o CNPJ e o endereço da sede.
- Indique o órgão e a natureza da reunião. Especifique se é assembleia geral ordinária, extraordinária, reunião de diretoria ou outro órgão estatutário.
- Registre data, horário e local. Inclua o horário de abertura e o meio de realização, inclusive em caso de reunião virtual ou híbrida.
- Apure e descreva a presença. Informe o número de associados aptos, presentes e, quando necessário, o quórum estatutário. Anexe ou mencione a lista de presença.
- Informe a mesa dos trabalhos. Identifique presidente e secretário da reunião, conforme a prática ou a regra interna.
- Transcreva a pauta. Organize os temas na mesma sequência em que foram convocados e discutidos.
- Resuma debates relevantes. Registre os principais esclarecimentos apenas quando ajudarem a compreender a decisão, sem atribuir opiniões desnecessárias.
- Descreva cada deliberação. Informe o texto aprovado, o resultado da votação, a quantidade de votos quando aplicável, abstenções e eventuais votos contrários.
- Defina os encaminhamentos. Identifique responsáveis, medidas e prazos aprovados.
- Finalize e colha assinaturas. Registre o horário de encerramento, faça a leitura ou aprovação do texto conforme o estatuto e obtenha as assinaturas exigidas.
Evite preencher lacunas com suposições. Se uma decisão depender de confirmação posterior, a ata deve deixar isso expresso, sem apresentar como aprovado algo que ainda está em análise.
Redação objetiva e fidelidade aos fatos
A ata deve ter linguagem clara, impessoal e direta. Não é necessário transformar o documento em uma transcrição literal da reunião. O objetivo é preservar os fatos e as deliberações, e não reproduzir intervenções completas de todos os participantes.
Como descrever uma votação
Ao registrar uma votação, indique a matéria votada e o resultado. Quando o estatuto exigir maioria específica ou quando houver controvérsia, detalhe o número de votos favoráveis, contrários e abstenções. Se a decisão for unânime, essa informação pode ser registrada de forma expressa.
Exemplo de redação: “Após discussão, foi aprovada a contratação do serviço descrito na proposta apresentada, pelo valor e nas condições nela indicados, com oito votos favoráveis, um voto contrário e uma abstenção.”
Como tratar manifestações e divergências
Uma manifestação individual deve constar quando houver pedido para registro, quando for necessária à compreensão da decisão ou quando o estatuto assim determinar. Use síntese fiel e evite adjetivos, julgamentos ou termos que atribuam intenção às pessoas.
Se um participante solicitar a juntada de declaração escrita, registre a entrega e indique que o documento passa a integrar a ata como anexo, desde que isso tenha ocorrido de fato.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
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ATA DE REUNIÃO DA ASSOCIAÇÃO [NOME DA ASSOCIAÇÃO]
1. IDENTIFICAÇÃO DA REUNIÃO
Aos [DIA] dias do mês de [MÊS] de [ANO], às [HORÁRIO DE INÍCIO], em [LOCAL COMPLETO DA REUNIÃO, COM ENDEREÇO] / por meio da plataforma [NOME DA PLATAFORMA, SE APLICÁVEL], realizou-se a [TIPO DE REUNIÃO: ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA, ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA, REUNIÃO DE DIRETORIA OU OUTRA] da associação civil denominada [NOME COMPLETO DA ASSOCIAÇÃO], inscrita no CNPJ sob nº [CNPJ, SE HOUVER], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO DA SEDE], doravante denominada simplesmente ASSOCIAÇÃO.
2. CONVOCAÇÃO E INSTALAÇÃO
A reunião foi convocada em conformidade com o Estatuto Social da ASSOCIAÇÃO, mediante [DESCREVER A FORMA DE CONVOCAÇÃO: EDITAL, E-MAIL, MENSAGEM, COMUNICAÇÃO INTERNA OU OUTRA], encaminhada/publicada em [DATA DA CONVOCAÇÃO]. Verificada a presença de [NÚMERO] associados/membros, de um total de [NÚMERO] associados/membros aptos a participar, constatou-se a existência de quórum para instalação e deliberação, nos termos do Estatuto Social.
3. PRESIDÊNCIA E SECRETARIA DOS TRABALHOS
Assumiu a presidência dos trabalhos [NOME COMPLETO DO(A) PRESIDENTE DA REUNIÃO], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], inscrito(a) no CPF sob nº [CPF] e portador(a) do RG nº [RG], residente e domiciliado(a) em [ENDEREÇO COMPLETO], na qualidade de [CARGO OU CONDIÇÃO]. Para secretariar os trabalhos, foi indicado(a) [NOME COMPLETO DO(A) SECRETÁRIO(A) DA REUNIÃO], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], inscrito(a) no CPF sob nº [CPF] e portador(a) do RG nº [RG], residente e domiciliado(a) em [ENDEREÇO COMPLETO], na qualidade de [CARGO OU CONDIÇÃO].
4. LISTA DE PRESENÇA
Compareceram à reunião os associados, membros, dirigentes e convidados identificados na lista de presença que integra esta ata como ANEXO I. Para os fins de registro, participaram diretamente dos trabalhos: [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], na condição de [CARGO/QUALIDADE]; [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], na condição de [CARGO/QUALIDADE]; [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], na condição de [CARGO/QUALIDADE]; e [INCLUIR OS DEMAIS PARTICIPANTES OU INFORMAR QUE CONSTAM DA LISTA DE PRESENÇA].
5. ORDEM DO DIA
O(A) Presidente declarou abertos os trabalhos e apresentou a seguinte ordem do dia: I) [PRIMEIRO ASSUNTO DA PAUTA]; II) [SEGUNDO ASSUNTO DA PAUTA]; III) [TERCEIRO ASSUNTO DA PAUTA]; e IV) [OUTROS ASSUNTOS, SE HOUVER]. Os presentes concordaram com a pauta apresentada, passando-se à análise dos itens.
6. DISCUSSÃO E DELIBERAÇÃO SOBRE O ITEM I
Em relação ao item I da ordem do dia, referente a [DESCREVER O ASSUNTO], foi apresentado aos participantes [DESCREVER DOCUMENTOS, PROPOSTAS, RELATÓRIOS OU INFORMAÇÕES APRESENTADAS]. Após os esclarecimentos e debates pertinentes, os presentes deliberaram que [DESCREVER COM EXATIDÃO A DECISÃO TOMADA]. A deliberação foi aprovada por [NÚMERO] votos favoráveis, [NÚMERO] votos contrários e [NÚMERO] abstenções / por unanimidade. Ficou definido que [NOME COMPLETO OU CARGO DO RESPONSÁVEL] adotará as providências necessárias até [PRAZO OU DATA].
7. DISCUSSÃO E DELIBERAÇÃO SOBRE O ITEM II
Na sequência, passou-se ao item II da ordem do dia, relativo a [DESCREVER O ASSUNTO]. Foram analisados [DESCREVER DOCUMENTOS, ARGUMENTOS OU DADOS RELEVANTES]. Após discussão, foi decidido que [DESCREVER A DELIBERAÇÃO, CONDIÇÕES, LIMITES, VALORES, PRAZOS OU OUTRAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS]. O resultado da votação foi de [NÚMERO] votos favoráveis, [NÚMERO] votos contrários e [NÚMERO] abstenções / aprovação unânime. Designou-se [NOME COMPLETO OU CARGO] para [DESCREVER O ENCAMINHAMENTO], no prazo de [PRAZO].
8. DISCUSSÃO E DELIBERAÇÃO SOBRE O ITEM III
Quanto ao item III, que tratou de [DESCREVER O ASSUNTO], os participantes manifestaram-se nos termos resumidos a seguir: [REGISTRAR APENAS AS MANIFESTAÇÕES ESSENCIAIS À COMPREENSÃO DA DECISÃO OU INFORMAR QUE HOUVE DISCUSSÃO]. Encerrados os debates, deliberou-se por [DESCREVER A DECISÃO]. A matéria foi [APROVADA/REJEITADA/ADIADA] por [RESULTADO DA VOTAÇÃO OU FORMA DE CONSENSO]. Caso aplicável, ficou estabelecido que [RESPONSÁVEL] deverá [PROVIDÊNCIA] até [PRAZO].
9. OUTROS ASSUNTOS E ENCAMINHAMENTOS
No espaço destinado a outros assuntos, foram tratados os seguintes temas: [DESCREVER OS TEMAS EFETIVAMENTE TRATADOS]. Em razão das discussões, foram definidos os seguintes encaminhamentos: I) [NOME OU CARGO] ficará responsável por [PROVIDÊNCIA], até [PRAZO]; II) [NOME OU CARGO] deverá [PROVIDÊNCIA], até [PRAZO]; e III) [OUTRO ENCAMINHAMENTO, SE HOUVER]. Caso não tenham sido tratados outros assuntos, registrar: “Não havendo outros assuntos a serem tratados, passou-se ao encerramento da reunião.”
10. DOCUMENTOS E ANEXOS
Integram esta ata, para todos os fins de direito e de registro interno, quando existentes: ANEXO I – Lista de presença; ANEXO II – [NOME DO DOCUMENTO, RELATÓRIO, PROPOSTA OU ORÇAMENTO]; ANEXO III – [NOME DE OUTRO DOCUMENTO]. Os anexos deverão ser identificados, datados e arquivados juntamente com esta ata.
11. ENCERRAMENTO
Nada mais havendo a tratar, o(a) Presidente agradeceu a presença de todos e declarou encerrada a reunião às [HORÁRIO DE ENCERRAMENTO]. Eu, [NOME COMPLETO DO(A) SECRETÁRIO(A)], secretário(a) dos trabalhos, lavrei a presente ata, que, após lida e achada conforme, é aprovada e assinada por mim, pelo(a) Presidente da reunião e pelos demais signatários que devam subscrevê-la, conforme o Estatuto Social da ASSOCIAÇÃO.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) PRESIDENTE DA REUNIÃO]
CPF nº [CPF]
[CARGO OU QUALIDADE]
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[NOME COMPLETO DO(A) SECRETÁRIO(A) DA REUNIÃO]
CPF nº [CPF]
[CARGO OU QUALIDADE]
________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) REPRESENTANTE LEGAL, SE APLICÁVEL]
CPF nº [CPF]
[CARGO]
TESTEMUNHAS, SE EXIGIDAS OU DESEJADAS:
________________________________________
[NOME COMPLETO DA TESTEMUNHA 1]
CPF nº [CPF]
________________________________________
[NOME COMPLETO DA TESTEMUNHA 2]
CPF nº [CPF]
Tipos e variações de ata para associação
O formato básico pode variar conforme o órgão e a finalidade da reunião. O conteúdo essencial continua sendo a identificação do encontro, a presença, a pauta, as deliberações e as assinaturas ou formalidades de validação previstas.
Ata de assembleia geral ordinária
É usada para assuntos periódicos definidos pelo estatuto, como apreciação de atividades, contas, relatórios, planejamento e eleição, quando prevista para essa ocasião. Deve evidenciar a regularidade da convocação e o atendimento do quórum aplicável.
Ata de assembleia geral extraordinária
Destina-se a matéria específica fora da rotina ordinária. É especialmente importante que a pauta seja precisa, pois deliberações sobre temas relevantes podem depender de convocação clara e de quórum próprio.
Ata de reunião de diretoria
Registra decisões administrativas tomadas pelos dirigentes dentro de suas competências. Costuma tratar de execução de projetos, movimentações autorizadas, contratação de serviços, representação da entidade e acompanhamento de metas.
Ata de eleição e posse
Além dos elementos comuns, deve identificar o processo eleitoral, os candidatos ou chapas, o resultado, os eleitos, seus cargos, o mandato e a data de posse. Consulte o estatuto para verificar regras de registro, prazo e demais providências.
Assinaturas, livro de atas e registro em cartório
As pessoas que devem assinar dependem do estatuto e do tipo de reunião. Em geral, assinam o presidente e o secretário dos trabalhos. Algumas entidades também exigem assinatura dos presentes, de membros da diretoria, de conselho fiscal ou de comissão eleitoral.
A lista de presença pode integrar o próprio documento ou ser mantida como anexo. Quando houver necessidade de registro, apresente ao cartório os documentos exigidos e verifique previamente as formalidades do serviço de registro civil de pessoas jurídicas. A legislação de registros públicos está disponível na Lei de Registros Públicos.
Nem toda ata precisa ser levada a registro. Contudo, atos que produzam efeitos perante terceiros, como alterações estatutárias e mudanças de administradores, podem exigir providências registrais e cadastrais. A análise depende do estatuto, do ato praticado e das exigências do órgão ou instituição que receberá o documento.
Cuidados e erros comuns ao elaborar a ata
O maior risco não está apenas em errar a redação, mas em registrar algo diferente do que foi decidido ou ignorar procedimentos previstos no estatuto. A ata não corrige, por si só, uma convocação irregular ou a ausência de quórum necessário.
- deixar de conferir regras de convocação, instalação e votação previstas no estatuto;
- omitir o tipo de reunião ou confundir assembleia com reunião de diretoria;
- não registrar presença, quórum ou identificação dos participantes relevantes;
- incluir deliberações que não foram submetidas à reunião;
- registrar aprovação sem indicar o resultado da votação quando ele for relevante;
- usar termos ambíguos, como “ficou resolvido”, sem explicar o que foi decidido;
- alterar o texto depois das assinaturas sem documentar a correção;
- deixar espaços em branco que possam ser preenchidos posteriormente;
- esquecer de anexar lista de presença, propostas, declarações ou documentos mencionados na própria ata;
- supor que o registro em cartório dispensa o cumprimento do estatuto.
Em situações envolvendo destituição de administradores, exclusão de associados, alteração estatutária, patrimônio relevante, questionamento de quórum ou disputa interna, é prudente buscar orientação jurídica antes de formalizar o ato.
Perguntas frequentes sobre modelo de ata de associação
A ata de associação precisa ser manuscrita?
Não necessariamente. A forma deve seguir o estatuto, as exigências internas e, quando houver, as orientações do cartório responsável pelo registro. Uma ata digitada pode ser adequada, desde que seu conteúdo seja fiel, seja aprovada quando necessário e observe as formalidades aplicáveis.
Todos os associados precisam assinar a ata?
Não. Normalmente assinam as pessoas indicadas pelo estatuto ou pela prática da entidade, como presidente e secretário da reunião. A presença dos demais participantes pode ser comprovada por lista própria, quando apropriado. Consulte a regra estatutária antes de definir as assinaturas.
É possível fazer ata de reunião virtual?
Sim, desde que o estatuto permita ou não proíba essa modalidade e que sejam observadas condições adequadas de convocação, identificação dos participantes, quórum, participação e votação. A ata deve mencionar a plataforma ou o meio eletrônico utilizado e a forma de verificação das presenças.
Uma ata pode ser corrigida depois de assinada?
Correções exigem cautela. Não é recomendável apagar ou substituir silenciosamente o conteúdo já assinado. Conforme a situação e as regras internas, a entidade pode registrar uma retificação ou uma nova deliberação que esclareça o ponto, preservando a integridade do histórico documental.
Quando a ata precisa ser registrada em cartório?
Isso depende da natureza do ato, do estatuto e dos efeitos pretendidos perante terceiros. Alterações estatutárias e atos relativos à administração costumam demandar atenção especial. Confirme os requisitos no cartório competente e, se houver dúvida relevante, procure orientação profissional.
O modelo serve para associação sem CNPJ?
Sim, o registro interno da reunião pode ser útil mesmo antes da regularização cadastral. Nesse caso, identifique corretamente a entidade em formação ou a organização que realizou o encontro, sem inventar dados. Para atuação formal e obrigações específicas, verifique as medidas necessárias de constituição e registro.
Como usar o modelo editável desta página
O modelo editável desta página foi elaborado como uma base para registrar reuniões e assembleias de associações. Substitua todos os campos entre colchetes, inclua a pauta real, descreva somente fatos que ocorreram e ajuste as cláusulas práticas à estrutura prevista no estatuto social.
Antes de colher assinaturas, confira nomes, cargos, datas, local, número de presentes, resultado das votações e anexos. Guarde a versão final com a lista de presença e os documentos citados. Essa organização facilita consultas futuras, prestação de contas e demonstração da regularidade das deliberações.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
