Modelo de recibo de doação para preencher e formalizar

O modelo de recibo de doação é um documento simples que registra que determinada pessoa, empresa ou instituição recebeu uma quantia, um bem ou outro item entregue gratuitamente por um doador. Ele organiza a relação entre as partes e cria uma prova escrita sobre a destinação da doação.

Embora possa ser elaborado de forma particular, o recibo precisa apresentar informações coerentes, completas e verificáveis. Um texto objetivo, acompanhado da identificação correta das partes, da descrição do que foi doado e da assinatura de quem recebeu, reduz dúvidas futuras e facilita a prestação de contas.

O que é recibo de doação e para que serve

O recibo de doação é uma declaração de recebimento. Por meio dele, o recebedor confirma que obteve, sem cobrança ou contraprestação, determinado valor, produto, bem, material ou serviço ofertado pelo doador.

Na prática, ele serve para documentar a entrega e o recebimento, demonstrar a finalidade informada pelas partes e apoiar controles financeiros ou administrativos. Pode ser utilizado por pessoas físicas, associações, organizações religiosas, projetos comunitários, empresas e outros destinatários aptos a receber doações.

O documento não deve ser confundido com um contrato de doação. O contrato é mais indicado quando as partes precisam definir condições, encargos, reserva de usufruto, transferência de bem relevante ou outras obrigações. Já o recibo normalmente comprova um fato já ocorrido: o recebimento da doação.

“A quitação regular dar-se-á por escrito...”

Código Civil, art. 320

O dispositivo trata da quitação de obrigações e reforça a utilidade de registros escritos claros. Para consultar o texto legal completo e outros requisitos de validade dos negócios jurídicos, veja o Código Civil brasileiro.

Quando usar um modelo de recibo de doação

O recibo é recomendável sempre que a doação tiver relevância para o doador, para o recebedor ou para a transparência da atividade realizada. Mesmo nas doações entre pessoas conhecidas, o registro evita divergências sobre o que foi entregue, em qual data e para qual finalidade.

Doações em dinheiro

Quando houver entrega em espécie, transferência bancária, PIX ou outro meio de pagamento, o recibo deve indicar o valor numérico e por extenso, a forma de entrega e, quando houver, dados que permitam localizar a operação, como instituição financeira, data e identificação da transação.

Doações de bens e materiais

Para bens móveis, produtos, alimentos, equipamentos, móveis ou materiais de uso cotidiano, descreva o item com precisão. Informe quantidade, marca, modelo, cor, estado de conservação e número de série, se existir. Em caso de veículos ou bens de maior valor, o recibo simples pode não ser suficiente para efetivar a transferência perante órgãos competentes.

Doações destinadas a projetos ou campanhas

Instituições e grupos que realizam campanhas podem emitir recibos individualizados aos doadores. Nesses casos, é útil informar o projeto, a campanha ou a finalidade declarada, sem prometer destinação que o recebedor não consiga comprovar depois.

Informações que não podem faltar no documento

Um bom recibo não exige linguagem complexa, mas precisa permitir a identificação segura do fato registrado. O modelo editável desta página traz campos para os elementos essenciais e pode ser adaptado ao contexto da doação.

• Identificação do recebedor: nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço, quando pertinente.
• Identificação do doador: nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço, conforme a necessidade de comprovação.
• Declaração de recebimento: informação expressa de que a doação foi recebida.
• Descrição da doação: valor, bem, material, serviço ou conjunto de itens doados.
• Valor e quantidade: valor em algarismos e por extenso, ou quantidade e características dos bens.
• Forma de entrega: dinheiro, PIX, transferência, cheque, entrega física ou outra forma aplicável.
• Finalidade: indicação objetiva, quando as partes desejarem registrar a destinação.
• Local, data e assinatura: dados que situam o ato e confirmam a declaração de quem recebeu.

Não é obrigatório inserir dados excessivos. Informações pessoais devem ser tratadas com cuidado e apenas na medida necessária à finalidade do documento. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais orienta o tratamento de dados pessoais e merece atenção especialmente quando entidades guardam cadastros de doadores.

Checklist dos dados conforme o tipo de doação

O comprovante complementar não substitui o recibo, mas fortalece a documentação. Guarde os arquivos em conjunto, preferencialmente em formato que permita consulta posterior.

Como preencher o modelo de recibo de doação

Antes de assinar, reúna os dados corretos e confira se o conteúdo corresponde ao que efetivamente foi entregue. Evite preencher o recibo antes da entrega, pois ele afirma um recebimento já realizado.

1. Informe o local e a data. Registre a cidade, a unidade federativa e o dia em que a doação foi recebida.
2. Identifique quem recebeu. Preencha nome ou razão social, CPF ou CNPJ e os demais dados solicitados no modelo.
3. Identifique o doador. Inclua nome ou razão social e documento de identificação, conforme o nível de formalidade necessário.
4. Descreva a doação. Para dinheiro, escreva o valor em números e por extenso. Para bens, detalhe os itens e suas quantidades.
5. Indique a forma de entrega. Especifique se houve pagamento por PIX, transferência, dinheiro, cheque ou entrega física dos bens.
6. Registre a finalidade, se aplicável. Use uma descrição específica, como apoio a projeto, aquisição de materiais ou ajuda a determinada atividade.
7. Confira a declaração de gratuidade. O texto deve deixar claro que não há obrigação de devolução, pagamento ou contraprestação, salvo se houver instrumento próprio estabelecendo condição legítima.
8. Colha a assinatura do recebedor. A assinatura é o principal ato de confirmação. Se houver representante, informe a função e os poderes de representação quando necessário.
9. Entregue uma via ao doador e guarde outra. Ambas devem ter o mesmo conteúdo e estar assinadas.