Modelo de pesquisa de preços para compras e contratações
Encontre orientações para usar um modelo de pesquisa de preços em compras de produtos e serviços. Veja quais dados registrar, como comparar propostas, evitar falhas e preencher um formulário editável para solicitar e documentar cotações de fornecedores.
Sumário
- 01 O que é modelo de pesquisa de preços e para que serve
- 02 Quando usar a pesquisa de preços
- Compras de produtos
- Contratação de serviços
- Renovação e negociação com fornecedor atual
- 03 Informações que não podem faltar no documento
- 04 Como preencher o modelo de pesquisa de preços
- 05 Checklist de comparação entre fornecedores
- 06 Modelo de Modelo de pesquisa de preços para compras e contratações
- 07 Tipos e variações da pesquisa de preços
- Pesquisa simples para compra pontual
- Mapa comparativo de cotações
- Solicitação de cotação para fornecedores
- Registro de decisão de compra
- 08 Cuidados e erros comuns ao realizar cotações
- 09 Como organizar e guardar as cotações
- 10 Perguntas frequentes sobre modelo de pesquisa de preços
- Quantas cotações devo obter?
- Posso escolher uma proposta que não seja a mais barata?
- Uma conversa por mensagem serve como cotação?
- O documento de pesquisa de preços vale como contrato?
- Preciso informar impostos e frete?
- Por quanto tempo devo guardar as cotações?
- 11 Referências
- 12 Vídeo explicativo
- 13 Aviso importante
O modelo de pesquisa de preços é uma ferramenta prática para registrar cotações, comparar propostas e justificar uma decisão de compra ou contratação. Pessoas, profissionais autônomos e pequenas empresas podem usá-lo para organizar consultas a fornecedores de produtos ou serviços, sem depender de anotações dispersas ou mensagens difíceis de conferir depois.
Um documento bem preenchido torna a comparação mais objetiva. Além do valor, ele ajuda a verificar especificações, impostos, prazo de entrega, frete, forma de pagamento, garantia e validade da oferta. O modelo editável desta página foi pensado para apoiar uma pesquisa clara, rastreável e adequada à rotina comercial.
O que é modelo de pesquisa de preços e para que serve
Um modelo de pesquisa de preços é um formulário usado para reunir informações de diferentes fornecedores sobre um mesmo item, serviço ou conjunto de itens. Cada consulta deve considerar condições comparáveis para que o resultado tenha utilidade: mesma quantidade, características técnicas, unidade de medida, prazo esperado e local de entrega, quando aplicável.
Seu principal objetivo é permitir uma decisão informada. Ao reunir as respostas em um só documento, o responsável pela compra consegue identificar se as propostas atendem à necessidade e se o preço apresentado é compatível com as condições oferecidas.
Na prática, a pesquisa pode servir para:
- planejar o orçamento antes de assumir uma despesa;
- comparar fornecedores novos e habituais;
- negociar valores, prazos e condições comerciais;
- documentar internamente os critérios de escolha;
- conferir se a proposta selecionada corresponde ao que foi solicitado;
- apoiar a elaboração de pedido de compra, contrato ou orçamento ao cliente.
O documento não substitui um contrato, nota fiscal, pedido de compra ou proposta comercial aceita. Ele é um registro preparatório da etapa de consulta e análise.
Quando usar a pesquisa de preços
A pesquisa de preços é recomendável sempre que houver mais de uma alternativa de fornecimento ou quando a despesa tiver impacto relevante na operação. Mesmo em compras de menor valor, o hábito de comparar propostas pode reduzir erros e revelar diferenças que não aparecem no preço anunciado.
Compras de produtos
Use o formulário ao adquirir mercadorias para revenda, materiais de escritório, equipamentos, insumos, embalagens, peças, móveis ou qualquer bem com especificações definidas. Informe marca desejada, modelo, cor, dimensão, unidade, quantidade e requisitos mínimos. Sem esses dados, fornecedores podem cotar produtos diferentes, o que torna a comparação inadequada.
Contratação de serviços
Para serviços, descreva o escopo com precisão: atividades esperadas, entregas, local de execução, prazo, materiais incluídos, necessidade de visita técnica e condições de suporte. Uma proposta aparentemente mais barata pode excluir etapas essenciais, como deslocamento, instalação, manutenção ou emissão de documento fiscal.
Renovação e negociação com fornecedor atual
Também é útil pesquisar o mercado antes de renovar um serviço ou repetir uma compra. Isso não obriga a empresa a trocar de fornecedor, mas oferece parâmetros para negociar e avaliar se fatores como qualidade, histórico de atendimento e prazo justificam uma diferença de preço.
Informações que não podem faltar no documento
Uma pesquisa útil começa com uma solicitação padronizada. O responsável deve apresentar a mesma demanda aos fornecedores consultados e registrar, com fidelidade, os dados recebidos. O ideal é manter anexadas as propostas, e-mails, mensagens ou catálogos que sustentam as informações registradas.
Inclua no modelo de pesquisa de preços os seguintes elementos:
- identificação de quem realiza a pesquisa, com nome, empresa e contato;
- número ou código interno da consulta, se a organização utilizar controle próprio;
- data da pesquisa e período de validade das informações;
- descrição completa do produto ou serviço solicitado;
- quantidade, unidade de medida e especificações técnicas;
- dados de cada fornecedor, como razão social ou nome, CPF ou CNPJ quando disponível, telefone e e-mail;
- valor unitário, valor total, tributos e descontos informados;
- frete, instalação, deslocamento ou outras cobranças adicionais;
- prazo de entrega ou execução, condições de pagamento e validade da proposta;
- observações sobre garantia, assistência, qualidade, restrições ou divergências;
- critério e justificativa para a escolha, especialmente quando não for selecionado o menor valor.
Ao coletar dados de pessoas físicas ou representantes de empresas, limite-se às informações necessárias para a finalidade da cotação e mantenha controles de acesso. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais orienta o tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais.
Como preencher o modelo de pesquisa de preços
O preenchimento deve retratar a realidade da consulta. Evite estimar valores, completar informações não confirmadas ou tratar orçamento antigo como se fosse atual. Caso um fornecedor não responda, registre a tentativa de contato e não crie uma cotação fictícia.
- Defina a necessidade. Escreva a descrição do item ou serviço, a quantidade, a finalidade e os requisitos indispensáveis.
- Estabeleça condições iguais de consulta. Informe a todos os fornecedores o mesmo escopo, local de entrega, prazo desejado e forma de apresentação dos valores.
- Selecione fornecedores pertinentes. Pesquise empresas ou profissionais capazes de entregar o objeto solicitado. Dê preferência a contatos verificáveis e ofertas compatíveis com a atividade exercida.
- Solicite as cotações. Envie a demanda por canal que permita registro, como e-mail, formulário, mensagem comercial ou proposta formal.
- Registre cada resposta. Transcreva no documento os preços e condições exatamente como foram apresentados, identificando a fonte e a data da consulta.
- Calcule o custo comparável. Some frete, instalação, taxas ou outros encargos para identificar o custo total efetivo, sem misturar valores de escopos diferentes.
- Analise os critérios. Compare preço, qualidade, prazo, pagamento, garantia, disponibilidade e reputação comercial conforme a necessidade concreta.
- Justifique a escolha. Registre o fornecedor selecionado e os motivos da decisão. Se houver negociação posterior, guarde também o novo documento ou a confirmação obtida.
- Arquive os comprovantes. Salve o formulário e os documentos de apoio em local organizado, com acesso limitado às pessoas envolvidas.
Checklist de comparação entre fornecedores
Não escolha uma proposta olhando apenas o valor unitário. A tabela ajuda a avaliar critérios que normalmente afetam o custo final e a execução da compra. Ajuste os campos à realidade do produto ou serviço pesquisado.
| Critério | Fornecedor A | Fornecedor B | Fornecedor C |
|---|---|---|---|
| Preço total com encargos | Registrar valor | Registrar valor | Registrar valor |
| Prazo de entrega ou execução | Registrar prazo | Registrar prazo | Registrar prazo |
| Condição de pagamento | Registrar condição | Registrar condição | Registrar condição |
| Garantia e suporte | Registrar condição | Registrar condição | Registrar condição |
| Observações e aderência ao pedido | Registrar análise | Registrar análise | Registrar análise |
Quando houver itens variados, use uma pesquisa para cada grupo com características semelhantes ou anexe planilha detalhada. A comparação de objetos muito diferentes pode levar a uma decisão equivocada, ainda que os valores totais pareçam próximos.
Modelo editável
Modelo Editável Aqui
Clique em “Editar documento” para preencher os campos entre colchetes. As alterações ficam salvas apenas neste navegador.
MODELO DE PESQUISA DE PREÇOS E MAPA COMPARATIVO DE COTAÇÕES
1. IDENTIFICAÇÃO DA SOLICITANTE
RAZÃO SOCIAL OU NOME COMPLETO: [NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL].
CPF OU CNPJ: [CPF OU CNPJ].
ENDEREÇO: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP].
RESPONSÁVEL PELA PESQUISA: [NOME COMPLETO].
CARGO OU FUNÇÃO: [CARGO OU FUNÇÃO].
TELEFONE: [TELEFONE]. E-MAIL: [E-MAIL].
2. IDENTIFICAÇÃO DA PESQUISA
NÚMERO OU CÓDIGO INTERNO: [NÚMERO OU CÓDIGO DA PESQUISA].
DATA DE INÍCIO DA PESQUISA: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
FINALIDADE DA COMPRA OU CONTRATAÇÃO: [DESCREVER A NECESSIDADE, O PROJETO OU A FINALIDADE].
PRAZO PRETENDIDO PARA ENTREGA OU EXECUÇÃO: [PRAZO].
LOCAL DE ENTREGA OU EXECUÇÃO: [ENDEREÇO COMPLETO OU LOCAL].
3. OBJETO DA PESQUISA
A presente pesquisa de preços tem por objeto a consulta de valores e condições comerciais para aquisição ou contratação de: [DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO, MATERIAL, EQUIPAMENTO OU SERVIÇO].
ESPECIFICAÇÕES MÍNIMAS: [INFORMAR MARCA, MODELO, MATERIAL, DIMENSÃO, COR, CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS, ESCOPO DO SERVIÇO, ENTREGÁVEIS E DEMAIS REQUISITOS NECESSÁRIOS].
QUANTIDADE: [QUANTIDADE]. UNIDADE DE MEDIDA: [UNIDADE DE MEDIDA].
A COTAÇÃO DEVERÁ CONSIDERAR TODOS OS CUSTOS NECESSÁRIOS À ENTREGA OU EXECUÇÃO DO OBJETO, INCLUINDO, QUANDO APLICÁVEL, TRIBUTOS, FRETE, DESLOCAMENTO, INSTALAÇÃO, MÃO DE OBRA, MATERIAIS, TAXAS E OUTROS ENCARGOS.
4. FORNECEDOR CONSULTADO Nº 1
RAZÃO SOCIAL OU NOME COMPLETO: [NOME DO FORNECEDOR 1].
CPF OU CNPJ: [CPF OU CNPJ DO FORNECEDOR 1].
CONTATO: [NOME DO REPRESENTANTE, TELEFONE E E-MAIL].
DATA DA COTAÇÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
VALOR UNITÁRIO: R$ [VALOR UNITÁRIO].
VALOR TOTAL: R$ [VALOR TOTAL] ([VALOR TOTAL POR EXTENSO]).
FRETE, TAXAS OU DESPESAS ADICIONAIS: [INFORMAR VALOR OU CONDIÇÃO].
PRAZO DE ENTREGA OU EXECUÇÃO: [PRAZO].
CONDIÇÃO DE PAGAMENTO: [CONDIÇÃO DE PAGAMENTO].
VALIDADE DA PROPOSTA: [PRAZO DE VALIDADE].
GARANTIA, SUPORTE OU OBSERVAÇÕES: [INFORMAR CONDIÇÕES E OBSERVAÇÕES].
5. FORNECEDOR CONSULTADO Nº 2
RAZÃO SOCIAL OU NOME COMPLETO: [NOME DO FORNECEDOR 2].
CPF OU CNPJ: [CPF OU CNPJ DO FORNECEDOR 2].
CONTATO: [NOME DO REPRESENTANTE, TELEFONE E E-MAIL].
DATA DA COTAÇÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
VALOR UNITÁRIO: R$ [VALOR UNITÁRIO].
VALOR TOTAL: R$ [VALOR TOTAL] ([VALOR TOTAL POR EXTENSO]).
FRETE, TAXAS OU DESPESAS ADICIONAIS: [INFORMAR VALOR OU CONDIÇÃO].
PRAZO DE ENTREGA OU EXECUÇÃO: [PRAZO].
CONDIÇÃO DE PAGAMENTO: [CONDIÇÃO DE PAGAMENTO].
VALIDADE DA PROPOSTA: [PRAZO DE VALIDADE].
GARANTIA, SUPORTE OU OBSERVAÇÕES: [INFORMAR CONDIÇÕES E OBSERVAÇÕES].
6. FORNECEDOR CONSULTADO Nº 3
RAZÃO SOCIAL OU NOME COMPLETO: [NOME DO FORNECEDOR 3].
CPF OU CNPJ: [CPF OU CNPJ DO FORNECEDOR 3].
CONTATO: [NOME DO REPRESENTANTE, TELEFONE E E-MAIL].
DATA DA COTAÇÃO: [DIA] de [MÊS] de [ANO].
VALOR UNITÁRIO: R$ [VALOR UNITÁRIO].
VALOR TOTAL: R$ [VALOR TOTAL] ([VALOR TOTAL POR EXTENSO]).
FRETE, TAXAS OU DESPESAS ADICIONAIS: [INFORMAR VALOR OU CONDIÇÃO].
PRAZO DE ENTREGA OU EXECUÇÃO: [PRAZO].
CONDIÇÃO DE PAGAMENTO: [CONDIÇÃO DE PAGAMENTO].
VALIDADE DA PROPOSTA: [PRAZO DE VALIDADE].
GARANTIA, SUPORTE OU OBSERVAÇÕES: [INFORMAR CONDIÇÕES E OBSERVAÇÕES].
7. ANÁLISE COMPARATIVA
APÓS A ANÁLISE DAS COTAÇÕES OBTIDAS, FORAM CONSIDERADOS OS SEGUINTES CRITÉRIOS: VALOR TOTAL DA AQUISIÇÃO OU CONTRATAÇÃO, CONFORMIDADE COM AS ESPECIFICAÇÕES SOLICITADAS, PRAZO DE ENTREGA OU EXECUÇÃO, CONDIÇÕES DE PAGAMENTO, GARANTIA, DISPONIBILIDADE E DEMAIS CONDIÇÕES COMERCIAIS.
FORNECEDOR COM MENOR VALOR TOTAL APURADO: [NOME DO FORNECEDOR OU INFORMAR NÃO APLICÁVEL].
FORNECEDOR INDICADO PARA A COMPRA OU CONTRATAÇÃO: [NOME DO FORNECEDOR SELECIONADO].
VALOR FINAL CONSIDERADO: R$ [VALOR FINAL] ([VALOR FINAL POR EXTENSO]).
JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA: [DESCREVER DE FORMA OBJETIVA OS MOTIVOS DA ESCOLHA, INCLUINDO PREÇO, QUALIDADE, PRAZO, GARANTIA, DISPONIBILIDADE OU OUTROS CRITÉRIOS RELEVANTES].
8. DECLARAÇÃO E DOCUMENTOS DE APOIO
DECLARO QUE AS INFORMAÇÕES DESTA PESQUISA DE PREÇOS FORAM REGISTRADAS COM BASE NAS COTAÇÕES EFETIVAMENTE RECEBIDAS OU NAS TENTATIVAS DE CONSULTA REALIZADAS. AS PROPOSTAS, E-MAILS, MENSAGENS, CATÁLOGOS, ORÇAMENTOS E OUTROS DOCUMENTOS QUE COMPROVAM OS DADOS INFORMADOS PODERÃO SER ARQUIVADOS JUNTAMENTE COM ESTE FORMULÁRIO.
A PRESENTE PESQUISA POSSUI FINALIDADE DE ANÁLISE COMERCIAL E ORGANIZAÇÃO INTERNA, NÃO REPRESENTANDO, POR SI SÓ, PEDIDO DEFINITIVO, ACEITE DE PROPOSTA OU CONTRATAÇÃO. A COMPRA OU CONTRATAÇÃO SOMENTE SERÁ EFETIVADA MEDIANTE CONFIRMAÇÃO EXPRESSA DAS CONDIÇÕES COMERCIAIS E EMISSÃO DO DOCUMENTO CABÍVEL.
[CIDADE] – [UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
________________________________________
[NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL PELA PESQUISA]
CPF: [CPF DO RESPONSÁVEL]
CARGO OU FUNÇÃO: [CARGO OU FUNÇÃO]
________________________________________
[NOME COMPLETO DO APROVADOR, SE APLICÁVEL]
CPF: [CPF DO APROVADOR]
CARGO OU FUNÇÃO: [CARGO OU FUNÇÃO]
Tipos e variações da pesquisa de preços
Não existe um único formato obrigatório para empresas privadas e consumidores. O conteúdo deve acompanhar a finalidade da compra e o nível de controle necessário. O modelo editável desta página pode ser adaptado às situações mais comuns.
Pesquisa simples para compra pontual
É adequada para uma aquisição específica, como materiais, equipamentos ou serviços isolados. Normalmente contém a descrição da demanda, os dados de dois ou mais fornecedores, os valores, as condições e a decisão final.
Mapa comparativo de cotações
É indicado quando existem muitos itens ou propostas extensas. Pode ser acompanhado de anexos e reunir, em uma estrutura única, preços unitários, totais, prazos e observações de cada fornecedor. É especialmente útil para empresas que precisam de aprovação interna antes da compra.
Solicitação de cotação para fornecedores
Nessa variação, o documento é enviado ao mercado para que o fornecedor preencha os campos ou responda às condições solicitadas. Deve deixar claro que a consulta não constitui contratação automática e que a eventual compra dependerá de confirmação posterior.
Registro de decisão de compra
Além das cotações, essa versão inclui campo para a justificativa da escolha, responsável pela análise e aprovação. Ela fortalece a organização interna e facilita a conferência futura de como a contratação foi definida.
Cuidados e erros comuns ao realizar cotações
A qualidade da pesquisa depende tanto das informações solicitadas quanto do registro das respostas. Pequenas falhas podem distorcer a análise, gerar despesas inesperadas ou criar conflito com o fornecedor escolhido.
- Comparar objetos diferentes: não trate produtos ou serviços com especificações distintas como equivalentes sem registrar a diferença.
- Ignorar o custo total: frete, instalação, tributos, deslocamento e taxas podem mudar a posição da proposta mais econômica.
- Usar preços sem validade: verifique se a oferta ainda está vigente antes de emitir o pedido ou confirmar a contratação.
- Omitir prazos: um valor menor perde vantagem se o fornecedor não consegue atender a data necessária.
- Não confirmar estoque ou capacidade: a cotação pode não significar disponibilidade imediata do produto ou agenda do prestador.
- Registrar informações imprecisas: preserve o documento recebido e anote corretamente a data, o contato e as condições apresentadas.
- Escolher sem justificativa: se a opção não for a de menor preço, registre os aspectos objetivos que motivaram a decisão.
- Compartilhar dados sem necessidade: mantenha propostas e contatos sob controle, principalmente quando houver dados pessoais ou condições comerciais sensíveis.
“A liberdade contratual será exercida nos limites da função social do contrato.”
Código Civil, art. 421
Uma pesquisa bem documentada contribui para negociações transparentes e para a formação consciente de relações comerciais. Para consultas sobre regras gerais de contratos e obrigações, veja o texto atualizado do Código Civil.
Como organizar e guardar as cotações
Defina um padrão de arquivamento para que a pesquisa possa ser localizada depois. Uma solução simples é criar uma pasta por compra, projeto ou período, com o formulário preenchido e os anexos que demonstram cada cotação. Nomeie os arquivos de forma consistente, sem inserir dados pessoais desnecessários no nome do arquivo.
Conserve a versão que foi efetivamente usada na decisão. Se houver alteração de preço, prazo ou escopo após a pesquisa, faça um novo registro ou complemente o documento com a data da atualização. Isso evita que a empresa trate uma condição superada como se ainda estivesse válida.
Antes de contratar, confira se a proposta selecionada contém os elementos essenciais para a próxima etapa: identificação do fornecedor, objeto, preço final, condições de pagamento, prazo e forma de aceite. Quando a operação exigir maior formalização, use também pedido de compra, contrato ou proposta comercial assinada.
Perguntas frequentes sobre modelo de pesquisa de preços
Quantas cotações devo obter?
Não há um número único que sirva para toda compra privada. Sempre que possível, consulte mais de uma fonte capaz de fornecer o mesmo objeto. O mais importante é que as propostas sejam reais, comparáveis e documentadas. Em mercados com fornecedor exclusivo ou pouca oferta, registre a circunstância e os motivos da limitação.
Posso escolher uma proposta que não seja a mais barata?
Sim. A decisão pode considerar prazo, qualidade, garantia, suporte, confiabilidade, condições de pagamento, disponibilidade e aderência técnica. Registre de modo objetivo por que a proposta selecionada oferece melhor resultado para a necessidade identificada.
Uma conversa por mensagem serve como cotação?
Pode servir como evidência da consulta se apresentar dados suficientes para identificar o fornecedor, o item ou serviço, o valor, as condições e a data. Ainda assim, é recomendável transcrever essas informações para o modelo de pesquisa de preços e guardar a conversa ou solicitar proposta formal.
O documento de pesquisa de preços vale como contrato?
Em regra, não. Ele registra a consulta e a comparação de propostas. A contratação depende da manifestação de vontade das partes e das condições efetivamente aceitas. Para reduzir dúvidas, formalize a compra com pedido, aceite de proposta, contrato ou outro documento adequado à operação.
Preciso informar impostos e frete?
Sim, quando esses valores incidirem ou puderem ser cobrados separadamente. O objetivo é comparar o custo final. Se o fornecedor não tiver confirmado determinado encargo, registre essa informação como pendente e busque esclarecimento antes da escolha.
Por quanto tempo devo guardar as cotações?
O prazo de guarda depende do contexto da operação, de obrigações fiscais, contábeis, contratuais e das políticas internas da empresa. Mantenha os documentos pelo tempo necessário para comprovar a decisão e consulte contador ou advogado quando a compra envolver exigências específicas.
Referências
Vídeo explicativo
Sobre o autor
Stefano Barcellos
Editor e curador de modelos de documentos
Stefano Barcellos é editor do MSG Center e responsável pela curadoria dos modelos de documentos publicados no portal, com foco em linguagem clara, estrutura organizada e atualização constante do conteúdo.
